Premiers pas

Ce guide vous explique concrètement à quoi ressemble l'utilisation de Financica. Il suppose que vous avez déjà créé votre organisation. Si ce n'est pas le cas, commencez par là.

Votre première semaine

1. Connectez votre banque

Rendez-vous dans Sources de données > Comptes bancaires et connectez votre compte bancaire professionnel principal. Financica récupère automatiquement votre historique de transactions. C'est le socle : une fois votre banque connectée, vous disposez d'un flux en direct de tout ce qui entre et sort.

Si votre banque n'est pas prise en charge pour la synchronisation automatique, vous pouvez importer des relevés manuellement au format CSV, OFX ou MT940.

2. Importez vos factures existantes

Si vous avez des factures fournisseurs en cours (des factures reçues mais pas encore payées), téléversez-les dans Comptabilité > Dépenses. Le moteur OCR de Financica lit le PDF et extrait les détails : nom du fournisseur, montants, lignes de facturation, TVA. Vérifiez le résultat et enregistrez.

Faites de même pour les factures émises à vos clients : téléversez-les dans Comptabilité > Revenus.

Cela vous donne une image de départ de ce que vous devez et de ce qu'on vous doit.

3. Catégorisez vos premières transactions

Ouvrez Comptabilité > Transactions. Vous verrez vos transactions bancaires importées. Chacune doit être affectée à un compte comptable : c'est la catégorisation, le coeur de la comptabilité.

Pour chaque transaction, cliquez dessus et assignez-la au bon compte (par ex. « Fournitures de bureau », « Services professionnels », « Chiffre d'affaires »). Si vous ne savez pas quel compte utiliser, votre comptable peut vous aider, ou vous pouvez utiliser l'assistant IA (Cmd+J / Ctrl+J) pour poser la question.

Après quelques catégorisations, Financica apprend vos habitudes et suggère des comptes pour les transactions similaires à l'avenir.

4. Invitez votre comptable

Rendez-vous dans Paramètres > Organisation > Membres et invitez votre comptable. Il accède aux mêmes données que vous : fini les échanges de tableurs par e-mail. Il peut vérifier vos catégorisations, corriger les erreurs et clôturer les comptes à vos côtés.

Le flux de travail récurrent

Une fois en place, voici à quoi ressemble l'utilisation de Financica au quotidien.

Quand des transactions arrivent

Vos transactions bancaires se synchronisent automatiquement. Les nouvelles transactions apparaissent dans Comptabilité > Transactions, non catégorisées. Votre tâche consiste à :

1. Catégoriser -- Affecter chaque transaction au bon compte comptable. Financica suggère des comptes basés sur votre historique ; acceptez ou modifiez la suggestion.
2. Joindre des documents -- Si vous avez un reçu ou un contrat pour une transaction, joignez-le. Glissez-déposez un fichier sur la transaction, ou téléversez depuis la page de détail. Cela construit votre piste d'audit.
3. Lier aux factures -- Si une transaction est un paiement pour une facture déjà dans le système, liez-les ensemble. Cela met à jour le statut de paiement de la facture et maintient la cohérence de vos livres.

Vous n'avez pas besoin de faire cela tous les jours. Beaucoup de dirigeants regroupent cette tâche chaque semaine. L'important est de ne pas laisser trop s'accumuler : quelques semaines de transactions non catégorisées se traitent facilement ; quelques mois deviennent pénibles.

Quand vous recevez une facture fournisseur

1. Téléversez la facture dans Comptabilité > Dépenses (ou glissez-la sur une transaction bancaire et cliquez sur Convertir en dépense).
2. Vérifiez les données extraites par l'OCR.
3. Approuvez la dépense pour la comptabiliser.
4. Lorsque la transaction bancaire correspondante arrive, liez-la comme paiement.

Si vous recevez des factures électroniquement via Peppol, elles sont importées automatiquement, sans téléversement. Voir la section e-facturation ci-dessous.

Quand vous envoyez une facture client

1. Créez la facture dans Comptabilité > Revenus ou importez-en une créée ailleurs.
2. Envoyez-la au client par e-mail ou via Peppol.
3. Quand le client paie, la transaction bancaire arrive et vous la liez à la facture.

Fin de mois

À la fin de chaque mois (ou trimestre), vous et votre comptable passez les comptes en revue :

• Vérifiez que toutes les transactions sont catégorisées (filtrez par « non catégorisées » dans la liste des transactions).
• Vérifiez que toutes les factures sont liées à leurs paiements.
• Consultez votre Compte de résultat et votre Bilan pour repérer toute anomalie.
• Si vous déclarez la TVA, générez votre Déclaration de TVA.

Plus vous catégorisez régulièrement pendant le mois, moins la clôture mensuelle demande de travail.

E-facturation (optionnel)

Si votre entreprise se trouve dans un pays où la facturation électronique est courante ou obligatoire (Belgique, Pays-Bas et autres pays de l'UE), vous pouvez vous inscrire sur le réseau Peppol depuis Paramètres > Entreprise. Une fois inscrit :

• Les factures que vous envoyez via Peppol sont livrées directement dans le système comptable de votre client.
• Les factures que vos fournisseurs envoient via Peppol arrivent automatiquement dans vos Dépenses, entièrement structurées et sans OCR.

C'est optionnel mais cela réduit significativement le travail manuel. Consultez Facturation électronique pour le guide complet de configuration.

Travailler avec votre comptable

Financica est conçu pour que vous et votre comptable partagiez le même espace de travail. Une répartition courante du travail :

Vous (le dirigeant)	Votre comptable
Connecter les comptes bancaires et intégrations	Vérifier et corriger les catégorisations
Téléverser factures et reçus	Configurer le plan comptable
Catégoriser les transactions courantes	Gérer les écritures complexes et ajustements
Lier les paiements aux factures	Préparer les déclarations de TVA et fiscales
Consulter les rapports pour les décisions	Clôturer les comptes en fin de mois/année

Vous n'avez pas besoin de tout faire parfaitement. Votre comptable voit ce que vous avez fait, corrige ce qui doit l'être, et concentre son temps sur les aspects qui nécessitent son expertise plutôt que sur la saisie de données.

Rester informé

• Rapport de trésorerie hebdomadaire -- Activez-le dans Paramètres > Utilisateur > Notifications pour recevoir chaque lundi matin un e-mail avec votre solde de trésorerie, vos plus grosses transactions et vos factures en attente. Voir Rapport de trésorerie hebdomadaire.
• Assistant IA -- Appuyez sur Cmd+J / Ctrl+J pour poser des questions sur vos comptes en langage courant. « Qu'est-ce qui reste impayé ? » ou « Résume les dépenses de ce mois » sont de bons points de départ. Voir Utiliser l'assistant IA.
• Palette de commandes -- Appuyez sur Cmd+K / Ctrl+K pour rechercher et naviguer rapidement vers n'importe quelle transaction, facture ou compte.

Prochaines étapes

• Comprendre les transactions -- Comment fonctionnent les transactions et la catégorisation en détail.
• Gérer les dépenses -- Le guide complet de la gestion des factures fournisseurs.
• Gérer les revenus -- Création et suivi des factures émises.
• Cycle de vie des factures -- Comprendre les statuts des factures et quand on peut les modifier, annuler ou supprimer.