Aan de slag

Deze gids laat zien hoe het gebruik van Financica er in de praktijk uitziet. Het gaat ervan uit dat je al je organisatie hebt opgezet. Zo niet, begin daar.

Je eerste week

1. Koppel je bank

Ga naar Gegevensbronnen > Bankrekeningen en koppel je primaire zakelijke bankrekening. Financica haalt je transactiegeschiedenis automatisch op. Dit is de basis: zodra je bank is gekoppeld, heb je een live overzicht van alles wat binnenkomt en uitgaat.

Als je bank niet wordt ondersteund voor automatische synchronisatie, kun je afschriften handmatig importeren als CSV, OFX of MT940-bestanden.

2. Upload je bestaande facturen

Als je openstaande leveranciersfacturen hebt (facturen die je hebt ontvangen maar nog niet betaald), upload ze dan naar Boekhouding > Uitgaven. De OCR-engine van Financica leest de PDF en extraheert de details: leveranciersnaam, bedragen, factuurregels, btw. Controleer het resultaat en sla het op.

Doe hetzelfde voor uitgaande facturen die je naar klanten hebt gestuurd: upload ze naar Boekhouding > Inkomsten.

Dit geeft je een startbeeld van wat je verschuldigd bent en wat je tegoed hebt.

3. Categoriseer je eerste transacties

Open Boekhouding > Transacties. Je ziet je geïmporteerde banktransacties. Elke transactie moet worden toegewezen aan een grootboekrekening: dit heet categoriseren en het is de kern van boekhouden.

Klik op elke transactie en wijs deze toe aan de juiste rekening (bijv. "Kantoorbenodigdheden", "Professionele diensten", "Omzet"). Als je niet zeker weet welke rekening je moet gebruiken, kan je accountant helpen, of je kunt de AI-assistent (Cmd+J / Ctrl+J) gebruiken om het te vragen.

Na een paar categorisaties leert Financica je patronen en stelt het rekeningen voor bij vergelijkbare transacties in de toekomst.

4. Nodig je accountant uit

Ga naar Instellingen > Organisatie > Leden en nodig je accountant uit. Ze krijgen toegang tot dezelfde gegevens als jij: geen spreadsheets meer heen en weer mailen. Ze kunnen je categorisaties controleren, fouten corrigeren en de boeken samen met jou afsluiten.

De terugkerende workflow

Eenmaal opgezet, ziet het gebruik van Financica er regelmatig als volgt uit.

Wanneer transacties binnenkomen

Je banktransacties synchroniseren automatisch. Nieuwe transacties verschijnen in Boekhouding > Transacties, ongecategoriseerd. Jouw taak is:

1. Categoriseren -- Wijs elke transactie toe aan de juiste grootboekrekening. Financica stelt rekeningen voor op basis van je geschiedenis; accepteer of wijzig de suggestie.
2. Documenten bijvoegen -- Als je een bon of contract hebt voor een transactie, voeg het bij. Sleep een bestand naar de transactie, of upload vanuit de detailpagina. Dit bouwt je audittrail op.
3. Koppelen aan facturen -- Als een transactie een betaling is voor een factuur die al in het systeem staat, koppel ze aan elkaar. Dit werkt de betalingsstatus van de factuur bij en houdt je boekhouding consistent.

Je hoeft dit niet elke dag te doen. Veel ondernemers bundelen dit wekelijks. Het belangrijkste is dat het niet te lang opstapelt: een paar weken ongecategoriseerde transacties is makkelijk weg te werken; een paar maanden wordt vervelend.

Wanneer je een leveranciersfactuur ontvangt

1. Upload de factuur naar Boekhouding > Uitgaven (of sleep hem op een banktransactie en klik op Omzetten naar uitgave).
2. Controleer de door OCR geëxtraheerde gegevens.
3. Keur de uitgave goed om deze in je boeken te boeken.
4. Wanneer de bijbehorende banktransactie binnenkomt, koppel deze als betaling.

Als je facturen elektronisch ontvangt via Peppol, worden ze automatisch geïmporteerd, zonder uploaden. Zie het gedeelte e-facturatie hieronder.

Wanneer je een klantfactuur verstuurt

1. Maak de factuur aan in Boekhouding > Inkomsten of upload er een die je elders hebt gemaakt.
2. Verstuur deze naar de klant via e-mail of Peppol.
3. Wanneer de klant betaalt, komt de banktransactie binnen en koppel je deze aan de factuur.

Maandafsluiting

Aan het einde van elke maand (of kwartaal) bekijken jij en je accountant de boeken:

• Controleer of alle transacties zijn gecategoriseerd (filter op "ongecategoriseerd" in de transactielijst).
• Verifieer dat alle facturen aan hun betalingen zijn gekoppeld.
• Bekijk je Resultatenrekening en Balans op onverwachte zaken.
• Als je btw-aangifte doet, genereer je Btw-aangifte.

Hoe consistenter je categoriseert gedurende de maand, hoe minder werk de maandafsluiting vereist.

E-facturatie (optioneel)

Als je bedrijf zich bevindt in een land waar elektronische facturatie gebruikelijk of verplicht is (België, Nederland en andere EU-landen), kun je je registreren op het Peppol-netwerk via Instellingen > Bedrijf. Eenmaal geregistreerd:

• Facturen die je via Peppol verstuurt worden rechtstreeks afgeleverd in het boekhoudsysteem van je klant.
• Facturen die je leveranciers via Peppol sturen komen automatisch binnen bij je Uitgaven, volledig gestructureerd en zonder OCR.

Dit is optioneel maar vermindert handmatig werk aanzienlijk. Zie Elektronische facturatie voor de volledige installatiegids.

Samenwerken met je accountant

Financica is ontworpen zodat jij en je accountant dezelfde werkruimte delen. Een gangbare taakverdeling:

Jij (de ondernemer)	Je accountant
Bankrekeningen en integraties koppelen	Categorisaties controleren en corrigeren
Facturen en bonnetjes uploaden	Het rekeningschema configureren
Dagelijkse transacties categoriseren	Complexe boekingen en aanpassingen afhandelen
Betalingen aan facturen koppelen	Btw-aangiften en belastingaangiften voorbereiden
Rapporten bekijken voor zakelijke beslissingen	De boeken afsluiten per maand/jaar

Je hoeft niet alles perfect te doen. Je accountant ziet wat je hebt gedaan, corrigeert wat nodig is, en besteedt zijn tijd aan de onderdelen die expertise vereisen in plaats van aan gegevensinvoer.

Op de hoogte blijven

• Wekelijks kasrapport -- Schakel dit in via Instellingen > Gebruiker > Notificaties om elke maandagochtend een e-mail te ontvangen met je kassaldo, grootste transacties en openstaande facturen. Zie Wekelijks kasrapport.
• AI-assistent -- Druk op Cmd+J / Ctrl+J om vragen te stellen over je boekhouding in gewone taal. "Wat staat er nog open?" of "Vat de uitgaven van deze maand samen" zijn goede startpunten. Zie De AI-assistent gebruiken.
• Commandopalet -- Druk op Cmd+K / Ctrl+K om snel te zoeken en te navigeren naar elke transactie, factuur of rekening.

Volgende stappen

• Transacties begrijpen -- Hoe transacties en categorisatie in detail werken.
• Uitgaven beheren -- De volledige gids voor leveranciersfactuurbeheer.
• Inkomsten beheren -- Uitgaande facturen aanmaken en opvolgen.
• Factuurlevenscyclus -- Factuurstatussen begrijpen en wanneer je kunt bewerken, annuleren of verwijderen.