Chaque facture dans Financica passe par une série d'états qui reflètent son avancement dans le processus comptable. Cette page explique le cycle de vie complet pour les factures de dépenses (entrantes) et de revenus (sortantes).
Badges d'état
Le badge affiché sur chaque facture dans le tableau est dérivé de quelques signaux indépendants — la facture est-elle dans vos livres, a-t-elle été envoyée à l'extérieur, a-t-elle été annulée et combien a été payé. Vous ne définissez jamais un état directement ; vous effectuez une action et le badge suit.
| Badge | Signification | Quand il s'affiche |
|---|---|---|
| Brouillon | Une facture sortante que vous êtes encore en train de composer. | Créée, pas encore envoyée ni comptabilisée. |
| Envoyée | Vous avez envoyé la facture à l'extérieur mais elle n'est pas encore dans les livres. | Sortante, sent_at est défini, non comptabilisée. |
| Émise | La facture est dans les livres et en attente de paiement par le client. | Sortante, comptabilisée, impayée. |
| À vérifier | Une facture entrante en attente d'approbation. | Entrante, non comptabilisée. |
| Payée | Entièrement payée (ou entièrement appliquée pour les notes de crédit). | payment_status est paid. |
| Partiellement payée | Un paiement partiel a été appliqué, un solde reste dû. | payment_status est partially_paid. |
| Trop-perçu | Plus appliqué que dû. | payment_status est overpaid. |
| Sans frais | Une facture à total zéro qui ne nécessite pas de paiement. | total ≈ 0 et payée. |
| Annulée | La facture a été invalidée. | voided_at est défini. |
Pour les notes de crédit, les libellés deviennent Appliquée / Partiellement appliquée / Non appliquée / Sur-appliquée, mais les signaux sous-jacents sont les mêmes.
Cycle de vie typique
Factures de dépenses (entrantes)
- Téléversez ou recevez une facture. Elle s'affiche comme À vérifier.
- Vérifiez les données extraites et corrigez les éventuelles erreurs.
- Comptabilisez la facture — cela crée les écritures comptables qui inscrivent la dépense dans vos rapports.
- Liez une transaction bancaire comme paiement. Le badge passe à Payée.
Factures de revenus (sortantes)
- Créez ou importez une facture. Elle s'affiche comme Brouillon.
- Modifiez les lignes, définissez les dates et les informations client.
- Envoyez-la par e-mail ou via Peppol, ou marquez comme envoyée si vous l'avez envoyée vous-même. L'envoi l'enregistre d'abord dans vos livres : le badge devient Émise et le PDF reçu par votre client est définitif. Si la facture ne peut pas encore être comptabilisée (une ligne ou un compte manquant, un contrôle en échec), rien n'est envoyé et Financica vous indique quoi corriger.
- Lorsque le client paie, liez la transaction bancaire. Le badge passe à Payée.
Vous pouvez aussi lier un paiement à une facture de revenus en brouillon — le flux de liaison la comptabilise automatiquement lors de l'application du paiement.
Pour les factures synchronisées depuis Stripe, le badge suit l'état Stripe lui-même.
Ce que vous pouvez faire à chaque étape
Les actions disponibles à un instant donné dépendent uniquement des signaux actuels de la facture ; elles ne suivent pas un flux strictement ordonné.
- Modifier les champs — Autorisé jusqu'à ce que la facture soit annulée. Pour les factures de revenus, également verrouillé une fois la facture marquée comme envoyée ou comptabilisée. (Les imports UBL et les factures synchronisées depuis Stripe sont aussi verrouillés en modification car leur contenu appartient au document source.)
- Marquer comme envoyée — Disponible pour les brouillons sortants non Stripe qui n'ont pas encore été envoyés ni comptabilisés.
- Envoyer — Par e-mail, via Peppol, ou les deux. Lors d'un envoi par e-mail, Ajouter en copie met d'autres adresses en copie du même e-mail ; voir Facturation électronique. Pour les factures Stripe, l'envoi passe par Stripe ; voir Envoyer une facture Stripe.
- Comptabiliser — Disponible pour toute facture non annulée qui n'est pas déjà comptabilisée.
- Lier un paiement — Disponible pour toute facture non annulée ayant encore un solde dû. Lier un paiement à un brouillon comptabilise automatiquement la facture.
- Annuler — Disponible pour toute facture non annulée sans paiement lié. L'annulation supprime l'écriture comptable ; déliez d'abord les paiements s'il y en a. Disponible sur les factures de dépenses comme de revenus.
- Réactiver — Disponible pour toute facture annulée. Restaure son état avant annulation pour retraitement.
- Supprimer — Disponible pour toute facture. Pour les factures synchronisées depuis Stripe, voir Supprimer une facture ci-dessous.
Pour les développeurs : l'implémentation canonique de chaque vérification « que peut faire l'utilisateur » se trouve dans src/lib/invoices/state.ts.
Annuler une facture
L'annulation marque une facture comme invalide sans la supprimer. C'est l'approche recommandée lorsque vous devez conserver une trace de la facture à des fins d'audit.
Lorsque vous annulez une facture :
- Un badge Annulée apparaît.
- Si la facture était comptabilisée, les écritures comptables sont contre-passées.
- Une facture avec des paiements liés ne peut pas être annulée. Déliez-les d'abord, puis annulez.
- Pour une facture de revenus envoyée ou comptabilisée, Financica demande confirmation et rappelle qu'une note de crédit est la correction habituelle une fois que le client a reçu la facture.
- La facture devient en lecture seule.
Vous pouvez réactiver une facture à tout moment pour la remettre en circulation.
Supprimer une facture
La suppression retire définitivement la facture et toutes ses données associées (documents, écritures comptables, liens de paiement). Utilisez cette option lorsque la facture a été créée par erreur et que vous n'avez pas besoin d'en conserver une trace.
Lors de la suppression d'une facture :
- La facture et ses documents sont supprimés.
- Les éventuelles écritures comptables sont d'abord contre-passées.
- Tout lien de paiement est annulé, restaurant les lignes d'origine des transactions bancaires.
Envoyer une facture Stripe
Un brouillon synchronisé depuis Stripe est envoyé via Stripe, jamais depuis Financica. Envoyer la facture propose les options de Stripe : Finaliser et envoyer (Stripe envoie l'e-mail au client, avec le lien de paiement) et Finaliser seulement (finalisée sur Stripe et enregistrée comme envoyée ici, sans e-mail). Dans les deux cas la facture reçoit son numéro Stripe, est verrouillée des deux côtés et passe à Envoyée. Renvoyer la facture demande ensuite à Stripe de l'envoyer à nouveau. Le flux complet est décrit dans Facturer via Stripe.
Ouvrir une facture brouillon Stripe
Lorsque vous ouvrez une facture de revenus à l'état de brouillon Stripe, Financica la rafraîchit depuis Stripe pour que les montants et les lignes correspondent à l'état actuel de la facture dans le tableau de bord Stripe. Le contenu d'un brouillon appartenant à Stripe, ce rafraîchissement remplace les modifications que vous auriez apportées au brouillon dans Financica.
Si le brouillon a été supprimé dans Stripe entre-temps, Financica vous en informe et vous demande quoi faire de la copie qu'il conserve : la supprimer aussi de Financica, ou revenir à la liste des revenus et la conserver pour l'instant.
Supprimer une facture de revenus Stripe
Supprimer une facture synchronisée depuis Stripe la retire uniquement de Financica. Stripe lui-même ne permet pas de supprimer une facture une fois finalisée : le document original continue d'exister dans votre compte Stripe. C'est une porte de sortie utile pour nettoyer des imports en double ou des données de test sans toucher à votre historique Stripe.
Lorsque vous cliquez sur Supprimer sur une facture synchronisée depuis Stripe, Financica revérifie l'état actuel auprès de Stripe pour que la boîte de dialogue reflète le dernier état (un brouillon synchronisé plus tôt dans la journée a pu être finalisé entre-temps dans le tableau de bord Stripe). Ce qui se passe ensuite dépend de ce que Stripe répond :
- Intégration Stripe déconnectée — la liaison avec Stripe n'est plus active, donc la suppression est une simple suppression locale.
- Toujours en brouillon dans Stripe — vous pouvez choisir de supprimer uniquement localement, ou aussi de supprimer le brouillon dans Stripe. Les brouillons sont les seules factures que Stripe permet de supprimer.
- Tout autre état (ouverte, payée, annulée, irrécouvrable) — Financica vous avertit que Stripe conservera la facture, et l'action ne supprime que la copie locale.
Suppression depuis la liste des revenus
L'action Supprimer en lot dans la liste des revenus supprime toujours uniquement localement. Elle ne tente rien sur Stripe, même pour les brouillons. Utilisez la page de détail de la facture lorsque vous voulez aussi pouvoir supprimer côté Stripe.
Factures à total zéro
Les factures dont le total est zéro sont automatiquement marquées comme Payée avec un badge Sans frais. Aucun lien de paiement n'est nécessaire. Cela se produit couramment avec les factures entièrement remisées ou les factures qui s'annulent après application de crédits.