Cycle de vie des factures

Chaque facture dans Financica passe par une série d'états qui reflètent son avancement dans le processus comptable. Cette page explique le cycle de vie complet pour les factures de dépenses (entrantes) et de revenus (sortantes).

Badges d'état

Le badge affiché sur chaque facture dans le tableau est dérivé de quelques signaux indépendants — la facture est-elle dans vos livres, a-t-elle été envoyée à l'extérieur, a-t-elle été annulée et combien a été payé. Vous ne définissez jamais un état directement ; vous effectuez une action et le badge suit.

Badge	Signification	Quand il s'affiche
Brouillon	Une facture sortante que vous êtes encore en train de composer.	Créée, pas encore envoyée ni comptabilisée.
Envoyée	Vous avez envoyé la facture à l'extérieur mais elle n'est pas encore dans les livres.	Sortante, sent_at est défini, non comptabilisée.
Émise	La facture est dans les livres et en attente de paiement par le client.	Sortante, comptabilisée, impayée.
À vérifier	Une facture entrante en attente d'approbation.	Entrante, non comptabilisée.
Payée	Entièrement payée (ou entièrement appliquée pour les notes de crédit).	payment_status est paid.
Partiellement payée	Un paiement partiel a été appliqué, un solde reste dû.	payment_status est partially_paid.
Trop-perçu	Plus appliqué que dû.	payment_status est overpaid.
Sans frais	Une facture à total zéro qui ne nécessite pas de paiement.	total ≈ 0 et payée.
Annulée	La facture a été invalidée.	voided_at est défini.

Pour les notes de crédit, les libellés deviennent Appliquée / Partiellement appliquée / Non appliquée / Sur-appliquée, mais les signaux sous-jacents sont les mêmes.

Cycle de vie typique

Factures de dépenses (entrantes)

1. Téléversez ou recevez une facture. Elle s'affiche comme À vérifier.
2. Vérifiez les données extraites et corrigez les éventuelles erreurs.
3. Comptabilisez la facture — cela crée les écritures comptables qui inscrivent la dépense dans vos rapports.
4. Liez une transaction bancaire comme paiement. Le badge passe à Payée.

Factures de revenus (sortantes)

1. Créez ou importez une facture. Elle s'affiche comme Brouillon.
2. Modifiez les lignes, définissez les dates et les informations client.
3. Marquez comme envoyée (ou envoyez par e-mail / Peppol) lorsque vous l'avez envoyée au client. Le badge devient Envoyée.
4. Comptabilisez la facture lorsque vous êtes prêt à l'enregistrer dans vos livres — le badge devient Émise.
5. Lorsque le client paie, liez la transaction bancaire. Le badge passe à Payée.

Vous pouvez aussi lier un paiement à une facture de revenus en brouillon — le flux de liaison la comptabilise automatiquement lors de l'application du paiement, ce qui équivaut aux étapes 4 et 5 en un seul clic.

Pour les factures synchronisées depuis Stripe, le badge suit l'état Stripe lui-même.

Ce que vous pouvez faire à chaque étape

Les actions disponibles à un instant donné dépendent uniquement des signaux actuels de la facture ; elles ne suivent pas un flux strictement ordonné.

• Modifier les champs — Autorisé jusqu'à ce que la facture soit annulée. Pour les factures de revenus, également verrouillé une fois la facture marquée comme envoyée ou comptabilisée. (Les imports UBL et les factures synchronisées depuis Stripe sont aussi verrouillés en modification car leur contenu appartient au document source.)
• Marquer comme envoyée — Disponible pour les brouillons sortants non Stripe qui n'ont pas encore été envoyés ni comptabilisés.
• Comptabiliser — Disponible pour toute facture non annulée qui n'est pas déjà comptabilisée.
• Lier un paiement — Disponible pour toute facture non annulée ayant encore un solde dû. Lier un paiement à un brouillon comptabilise automatiquement la facture.
• Annuler — Disponible pour toute facture non annulée. L'annulation contre-passe les écritures comptables et défait la consolidation des paiements.
• Réactiver — Disponible pour toute facture annulée. Restaure son état avant annulation pour retraitement.
• Supprimer — Disponible pour toute facture. Pour les factures synchronisées depuis Stripe, voir Supprimer une facture ci-dessous.

Pour les développeurs : l'implémentation canonique de chaque vérification « que peut faire l'utilisateur » se trouve dans src/lib/invoices/state.ts — voir la documentation du modèle d'état des factures.

Annuler une facture

L'annulation marque une facture comme invalide sans la supprimer. C'est l'approche recommandée lorsque vous devez conserver une trace de la facture à des fins d'audit.

Lorsque vous annulez une facture :

• Un badge Annulée apparaît.
• Si la facture était comptabilisée, les écritures comptables sont contre-passées.
• Si un paiement était consolidé, la consolidation est défaite.
• La facture devient en lecture seule.

Vous pouvez réactiver une facture à tout moment pour la remettre en circulation.

Supprimer une facture

La suppression retire définitivement la facture et toutes ses données associées (documents, écritures comptables, liens de paiement). Utilisez cette option lorsque la facture a été créée par erreur et que vous n'avez pas besoin d'en conserver une trace.

Lors de la suppression d'une facture :

• La facture et ses documents sont supprimés.
• Les éventuelles écritures comptables sont d'abord contre-passées.
• Toute consolidation de paiement est défaite.

Supprimer une facture de revenus Stripe

Supprimer une facture synchronisée depuis Stripe la retire uniquement de Financica. Stripe lui-même ne permet pas de supprimer une facture une fois finalisée : le document original continue d'exister dans votre compte Stripe. C'est une porte de sortie utile pour nettoyer des imports en double ou des données de test sans toucher à votre historique Stripe.

Lorsque vous cliquez sur Supprimer sur une facture synchronisée depuis Stripe, Financica revérifie l'état actuel auprès de Stripe pour que la boîte de dialogue reflète le dernier état (un brouillon synchronisé plus tôt dans la journée a pu être finalisé entre-temps dans le tableau de bord Stripe). Ce qui se passe ensuite dépend de ce que Stripe répond :

• Intégration Stripe déconnectée — la liaison avec Stripe n'est plus active, donc la suppression est une simple suppression locale.
• Toujours en brouillon dans Stripe — vous pouvez choisir de supprimer uniquement localement, ou aussi de supprimer le brouillon dans Stripe. Les brouillons sont les seules factures que Stripe permet de supprimer.
• Tout autre état (ouverte, payée, annulée, irrécouvrable) — Financica vous avertit que Stripe conservera la facture, et l'action ne supprime que la copie locale.

Suppression depuis la liste des revenus

L'action Supprimer en lot dans la liste des revenus supprime toujours uniquement localement. Elle ne tente rien sur Stripe, même pour les brouillons. Utilisez la page de détail de la facture lorsque vous voulez aussi pouvoir supprimer côté Stripe.

Factures à total zéro

Les factures dont le total est zéro sont automatiquement marquées comme Payée avec un badge Sans frais. Aucun lien de paiement n'est nécessaire. Cela se produit couramment avec les factures entièrement remisées ou les factures qui s'annulent après application de crédits.