Facturen boeken en afletteren

Wanneer u een factuur goedkeurt in Financica, maakt het systeem een journaalpost aan -- een transactie die de factuur in uw boeken vastlegt. Deze pagina legt uit hoe dat proces werkt, hoe journaalposten samenwerken met banktransacties, en hoe u randgevallen zoals valutaverschillen aanpakt.

Een factuur goedkeuren

Een uitgave goedkeuren (of een verkoopfactuur boeken) maakt een nieuwe transactie aan met boekingsregels die uit de inhoud van de factuur worden afgeleid:

• Een controlepost op de rekening Crediteuren of Debiteuren, die de verplichting om te betalen of betaald te worden weergeeft.
• Een of meer categorieposten op kosten- of opbrengstenrekeningen, één per factuurregel.
• Bevat de factuur btw, dan komen er extra posten voor de betrokken btw-rekeningen (aftrekbare btw, verlegging, enzovoort).

Alle posten worden aangemaakt in de valuta van de factuur. De bedragen komen van de factuurregels en -totalen, zodat de journaalpost een getrouwe boekhoudkundige weergave is van wat de factuur zegt.

Deze transactie heet de geboekte transactie en wordt aan de factuur gekoppeld via het veld "geboekte transactie".

Hoe bedragen worden afgerond

Geld wordt in Financica altijd bijgehouden op de normale precisie van uw valuta: twee decimalen voor de euro, het pond of de dollar, en hele eenheden voor valuta zonder centen, zoals de Japanse yen. Dat geldt voor elk bedrag dat in uw boeken terechtkomt.

Sommige documenten tonen meer cijfers. Een leverancier kan drie licenties factureren aan een eenheidsprijs van € 6,18666666, voor een regeltotaal van € 18,56. Financica bewaart de gedetailleerde eenheidsprijs voor weergave, maar het bedrag dat op uw rekeningen wordt geboekt is het afgeronde regeltotaal (€ 18,56), precies het cijfer waaruit het totaal van het document zelf is opgebouwd.

Uw boeken kloppen altijd tot op de cent

Een journaalpost moet exact in evenwicht zijn: elk debet staat tegenover een credit, tot op de laatste cent, zonder tolerantie.

Soms tellen de regelbedragen van een geïmporteerde factuur niet perfect op tot het vermelde totaal. Dat is een veelvoorkomend afrondingsartefact op leveranciers-PDF's en op platformen als Stripe, waar een eenheidsprijs wordt afgerond en daarna terug vermenigvuldigd. Wanneer dat gebeurt, verrekent Financica het kleine verschil tegen het eigen totaal van de factuur bij het boeken van de journaalpost, zodat de boeking overeenstemt met het document en toch exact in evenwicht is. U hoeft niets te doen, en de geboekte bedragen sluiten aan op de factuur.

Wijkt een document meer af dan een afrondingsartefact, dan wijst dat op een echte inconsistentie in de cijfers: Financica signaleert ze vóór het boeken in plaats van ze stilzwijgend te absorberen.

Een banktransactie als betaling koppelen

Los van de goedkeuring kunt u een banktransactie als betaling aan een factuur koppelen. Dat legt vast dat er werkelijk geld bewoog om de factuur te vereffenen.

Wanneer u een betaling koppelt, doet Financica het volgende:

1. Het herclassificeert de categoriepost van de banktransactie naar de rekening Crediteuren (of Debiteuren) en vergrendelt ze als factuurbetaling.
2. Dekt slechts een deel van de transactie deze factuur, dan splitst het de post zodat de rest bewerkbaar blijft.
3. Het maakt een betalingstoepassing aan die het toegepaste bedrag opvolgt.

Op dat moment staan er twee transacties in uw boeken: de journaalpost van de goedkeuring en de banktransactie van de betalingskoppeling. Beide zijn correct en uw boeken zijn in evenwicht. De journaalpost legt de inhoud van de factuur vast en de banktransactie de werkelijke betaling; de betalingstoepassing verbindt ze zodat het saldo van elk document wordt opgevolgd.

Een betaling registreren zonder banktransactie

Soms heeft de betaling die een factuur vereffent geen overeenkomstige geïmporteerde banktransactie:

• De uitgave werd cash betaald.
• Een SaaS-factuur werd betaald met vooraf betaalde tegoeden (AWS-credits, cadeaubonsaldi, enzovoort).
• Een klein restbedrag werd kwijtgescholden zonder creditnota (bijv. een verschil van € 0,51 tussen de factuur en de afgeronde overschrijving).

Open in die gevallen de kaart Gekoppelde betalingen van de factuur, klik op het menu ... en kies Een betaling handmatig registreren. Het venster vraagt een bedrag, een rekening "betaald vanaf", een datum en een optionele omschrijving; bij verzending maakt het een transactie met twee posten aan (gekozen rekening ↔ Crediteuren / Debiteuren) en koppelt die in één beweging aan de factuur.

De rekening "betaald vanaf" kiezen

De kiezer toont elke rekening in dezelfde valuta als de factuur. Kies de rekening die weergeeft waar het geld werkelijk vandaan kwam:

• Kas / Kleine kas voor contante betalingen.
• Een eigen actiefrekening zoals AWS-credits voor niet-geldelijke tegoeden. Maak de rekening eerst aan in Rekeningschema als u er nog geen hebt.
• Een resultatenrekening zoals Betalingskortingen op aankopen (BE MAR 657) of Andere bedrijfsopbrengsten voor een afboeking of afronding. Het toegepaste bedrag op de factuur is hetzelfde als bij een echte betaling; het verschil komt terecht op de resultatenrekening die u koos.
• Een bankrekening als u later handmatig wil afletteren tegen een geïmporteerd afschrift. De kiezer markeert bankrekeningen zodat u eraan denkt.

De valuta van de financieringsrekening moet overeenkomen met die van de factuur. Handmatige betalingen over valuta heen (bijv. een EUR-factuur betalen vanuit een USD-portefeuille) worden in deze flow nog niet ondersteund; koppel dan een echte banktransactie.

Een handmatig geregistreerde betaling ontkoppelen

Handmatige invoeren verschijnen in de tabel met gekoppelde betalingen met het label Handmatige invoer. Klikt u daar op Ontkoppelen, dan vraagt Financica of de onderliggende transactie in uw boeken moet blijven (alleen de koppeling verwijderen) of ook verwijderd moet worden (volledig ongedaan maken). Geïmporteerde banktransacties bieden die keuze nooit: zij zijn eigendom van uw bankafschriftbron, niet van de factuurkoppeling.

Een klein betalingsverschil wegboeken

Wanneer een factuur in wezen vereffend is maar de betaling licht afwijkt — € 999 binnengekomen op een factuur van € 1.000, of € 1.001 — houdt het restbedrag de factuur Gedeeltelijk betaald of Te veel betaald, terwijl niemand die euro ooit nog zal verplaatsen. Financica merkt dat op en toont een banner bovenaan de factuur:

Het lijkt erop dat deze factuur € 1,00 te weinig betaald is. € 1,00 wegboeken

Op de knop klikken toont een bevestiging en boekt daarna een kleine sluitpost tussen Crediteuren/Debiteuren en een aparte rekening Betalingsverschillen (BE MAR-reeks 657, bij het eerste gebruik automatisch aangemaakt). De boeking is gedateerd op de laatste betaling van de factuur zodat ze in dezelfde periode valt, de btw blijft ongemoeid, en de factuur springt naar Betaald.

Enkele dingen om te weten:

• De banner verschijnt alleen bij kleine verschillen — tot 4 % van het factuurtotaal, en altijd voor alles tot 1,00 in de factuurvaluta. Een groter gat betekent doorgaans dat er werkelijk een betaling ontbreekt, dus dat krijgt nooit een wegboeking met één klik.
• Het werkt in beide richtingen (te weinig en te veel betaald) en op zowel aankoop- als verkoopfacturen.
• Wil u het ontbrekende bedrag toch opvragen of het overschot terugbetalen, sluit de banner dan met de X; ze blijft verborgen tenzij het openstaande verschil wijzigt.
• Facturen in vreemde valuta houden de hierboven beschreven handmatige flow.

Een factuur te veel betalen

Soms is de banktransactie die een factuur vereffent groter dan de factuur zelf. De meest voorkomende reden is een vooruitbetaling die het uiteindelijke bedrag overschrijdt: een leverancier vraagt een voorschot, u betaalt meer dan de factuur uiteindelijk blijkt te vragen, en het verschil is u terug verschuldigd.

Klikt u op Koppelen bij een transactie waarvan het resterende bedrag groter is dan het openstaande saldo van de factuur, dan vraagt Financica hoe u het wil verdelen:

• Het openstaande saldo toepassen (gedeeltelijk) legt het gekoppelde bedrag vast tot het factuurtotaal. Het ongebruikte restant van de transactie blijft beschikbaar om elders te koppelen. Dat is de juiste keuze wanneer slechts een deel van de transactie bij deze factuur hoort (bijv. één overschrijving betaalde twee facturen).
• De volledige transactie toepassen koppelt het hele bedrag. De factuur wordt vereffend voor wat ze vroeg, en het overschot gaat naar een rekening Te veel betaald aan leveranciers (of Te veel betaald door klanten op een verkoopfactuur), waar het blijft staan als geld dat u terug verschuldigd is tot het wordt terugbetaald. Dat is de juiste keuze wanneer de leverancier werkelijk meer aanrekende dan de factuur zegt -- bijvoorbeeld door btw toe te voegen die hij later crediteert.

Beide keuzes zijn boekhoudkundig geldig; de vraag bestaat opdat het grootboek weergeeft wat er werkelijk met het geld gebeurde, in plaats van de koppeling stilzwijgend af te ronden tot het factuurtotaal. Het overschot op een eigen rekening houden in plaats van als negatief saldo betekent dat de factuur als vereffend leest (want dat is ze) en dat het bedrag dat u nog tegoed hebt zichtbaar blijft op de balans.

Wanneer de terugbetaling uiteindelijk binnenkomt, categoriseert u die banktransactie op dezelfde rekening voor te veel betaalde bedragen, en beide vallen tegen elkaar weg.

Een teveel betaald bedrag terugbetalen

Wanneer een factuur de status Te veel betaald heeft, ontgrendelt Financica de mogelijkheid om een _terugbetalings_transactie (een beweging in de tegenovergestelde richting) aan diezelfde factuur te koppelen. Bij een uitgave is dat geld dat van de leverancier terugkomt; bij een verkoopfactuur is het geld dat naar de klant terugvloeit.

Om het teveel te vereffenen:

1. Open de factuur en klik op Transacties zoeken.
2. Zoek de terugbetaling in de lijst. Ze draagt een badge Terugbetaling zodat u ze van gewone betalingen kunt onderscheiden.
3. Klik op Koppelen. De toepassing wordt als een negatief bedrag vastgelegd, zodat het toegepaste totaal van de factuur terugvalt tot het factuurtotaal en het openstaande saldo weer nul wordt.

U kunt een terugbetaling enkel koppelen tot het huidige teveel. Is de terugbetaling groter dan het overschot (bijv. de leverancier stuurde meer terug dan u te veel betaalde), dan weigert Financica de koppeling en vermeldt het de resterende ruimte in de foutmelding; het overschot hoort waarschijnlijk bij een andere factuur of bij een eigen creditnota.

Terugbetalingen tegenover creditnota's

Een terugbetalingskoppeling is het juiste instrument wanneer de leverancier of klant simpelweg geld terugstortte zonder een nieuw document op te maken. Reikte de leverancier een formele creditnota uit, boek die dan als creditnota in Financica en gebruik het paneel Creditverrekening om ze toe te passen (zie Creditnota's). Beide wegen leveren gelijkwaardige resultaten in het grootboek, maar bewaren het documentspoor op verschillende plaatsen: koppel een transactie wanneer ze een geldbeweging is, boek een creditnota wanneer ze een document is.

Hoe een gekoppelde betaling aflettert

Wanneer u een banktransactie als betaling aan een factuur koppelt, voegt Financica ze niet samen met de journaalpost van de goedkeuring. In plaats daarvan herclassificeert het de categoriepost van de banktransactie naar de controlerekening Crediteuren (of Debiteuren) en vergrendelt het die post als factuurbetaling:

• De bankpost legt nog steeds vast waar het geld naartoe ging.
• De geherclassificeerde controlepost vereffent het openstaande saldo van de factuur via een betalingstoepassing, en dat is wat balance_due bepaalt.
• Hoort slechts een deel van de transactie bij deze factuur, dan wordt de post gesplitst zodat de rest bewerkbaar blijft en elders gekoppeld kan worden.

Zowel de journaalpost als de banktransactie blijven in uw transactielijst staan. Dat is normaal en uw boeken kloppen: de journaalpost legt de inhoud van de factuur vast (kosten-/opbrengstenrekeningen en btw) en de banktransactie de werkelijke geldbeweging. De betalingstoepassing verbindt ze zodat het saldo van elk document wordt opgevolgd.

Ontkoppelen draait dit netjes terug: de herclassificatie en een eventuele splitsing worden ongedaan gemaakt, de post keert terug naar haar oorspronkelijke staat, en de betalingstoepassing wordt verwijderd (zie Een betaling ontkoppelen hieronder).

Betalingen over valuta heen

Wanneer u een factuur in de ene valuta betaalt vanaf een bankrekening in een andere valuta (bijvoorbeeld een USD-factuur betalen vanaf een EUR-bankrekening via Wise), heeft de banktransactie doorgaans:

• Een bankpost in de valuta van de bank (EUR).
• Wisselposten die tussen de valuta's omrekenen.
• Een kostenpost voor eventuele overschrijvingskosten.
• Een categorie-/schuldpost in de valuta van de factuur (USD).

De journaalpost, aangemaakt bij de goedkeuring, heeft posten volledig in de factuurvaluta (USD). De controlepost op de banktransactie vereffent het USD-saldo van de factuur; de bank-, wissel- en kostenposten houden de valutaoverschrijdende beweging correct. De twee transacties blijven gescheiden, wat de juiste boekhoudkundige verwerking is voor een betaling over valuta heen.

Een factuur in vreemde valuta vereffenen met een betaling in uw eigen valuta

Vaak gebeurt de omrekening voordat het geld uw rekening bereikt: een factuur van 10,10 GBP wordt door uw kaartuitgever aangerekend als 11,61 EUR, en uw bankafschrift toont alleen het EUR-bedrag. In dat geval is er helemaal geen GBP-transactie om te koppelen.

Voor facturen in een andere valuta dan die van uw organisatie toont de zoekfunctie Aan een transactie koppelen ook transacties in uw eigen valuta, en gebruikt het voorstel de referentiekoers van de Europese Centrale Bank om de waarschijnlijke overeenkomst te vinden (een factuur van 10,10 GBP stelt een EUR-transactie voor van ongeveer het omgerekende bedrag).

Zo'n transactie koppelen opent een bevestigingsstap die beide bedragen toont, de impliciete wisselkoers, en hoe die zich verhoudt tot de ECB-referentiekoers:

• Binnen enkele procenten van de referentiekoers (normale conversiemarges van kaarten en banken): bevestig met één klik.
• Ver van de referentiekoers: Financica waarschuwt u dat de transactie er niet uitziet als een betaling voor deze factuur, en legt uit wat er gebeurt als u toch doorgaat. U kunt beide bedragen aanpassen -- bijvoorbeeld slechts 90 EUR gebruiken van een transactie van 300 EUR die meerdere facturen tegelijk betaalde (de rest blijft beschikbaar om aan de andere facturen te koppelen), of het volledige bedrag toepassen en de factuur gedeeltelijk of te veel betaald laten.

Bij bevestiging vereffent Financica de factuur voor het bedrag in factuurvaluta, verbruikt het het gekozen bedrag van de transactie, en boekt het automatisch het verschil tussen de waarde aan de ECB-referentiekoers en wat u werkelijk betaalde als een gerealiseerde wisselkoerswinst of -verlies (Belgische MAR-rekeningen 7540 / 6540, bij het eerste gebruik voor u aangemaakt). De betaling ontkoppelen verwijdert de boeking van het wisselkoersverschil weer, zodat de bewerking volledig omkeerbaar is.

Voor valuta zonder gepubliceerde ECB-referentiekoers wordt de vereffening geboekt aan de koers die uit de twee bedragen volgt, en wordt er geen wisselkoersverschil geboekt.

Goedkeuring intrekken

Is de journaalpost fout aangemaakt -- bijvoorbeeld met de verkeerde valuta, de verkeerde rekeningen of verouderde gegevens -- dan kunt u de goedkeuring intrekken om de journaalpost te verwijderen en opnieuw te beginnen.

Open op de detailpagina van de uitgave het menu ... en kies Goedkeuring intrekken. Dat:

1. Verwijdert de transactie van de journaalpost.
2. Zet de uitgave terug op de status "Controle nodig".

Na het intrekken van de goedkeuring kunt u de factuurgegevens corrigeren en opnieuw goedkeuren om een nieuwe journaalpost te genereren. Bestaande betalingskoppelingen met banktransacties blijven behouden -- alleen de journaalpost wordt geraakt.

Wanneer Goedkeuring intrekken en wanneer Annuleren

• Goedkeuring intrekken verwijdert de journaalpost en laat u opnieuw goedkeuren. Gebruik dit wanneer de boeking fout was en u ze wil rechtzetten.
• Annuleren markeert de hele factuur als geannuleerd en verwijdert de journaalpost. Gebruik dit wanneer de factuur zelf niet in uw boeken hoort (bijv. ze was een dubbel of werd door de leverancier ingetrokken).

Een betaling ontkoppelen

Een banktransactie van een factuur ontkoppelen draait de betalingskoppeling terug:

1. Het record van de betalingstoepassing wordt verwijderd.
2. Elke herclassificatie of splitsing van posten wordt teruggedraaid, waarbij de oorspronkelijke posten van de banktransactie hersteld worden.

De factuur wordt weer onbetaald (of gedeeltelijk betaald als er andere betalingen overblijven). Daarna kunt u een andere transactie koppelen, of dezelfde opnieuw.

Verrekening met een creditnota

Wanneer een creditnota op een factuur wordt toegepast, legt het grootboek naast de eigen boeking van de creditnota een tweede transactie vast: de verrekeningsboeking. Deze sectie legt uit waarom er twee transacties verschijnen en hoe ze zich tot elkaar verhouden.

Waarom twee transacties?

De boeking van een creditnota en haar toepassing op een factuur zijn twee onafhankelijke economische gebeurtenissen:

1. De boeking legt vast dat de creditnota bestaat en vermindert uw schuld. Ze heeft op zichzelf betekenis — de creditnota kan later op een andere factuur worden toegepast, gedeeltelijk worden toegepast, of gewoon blijven staan. De boeking maakt de grootboekpost die het eigen saldo van de creditnota opvolgt.

2. De verrekeningsboeking legt de beslissing vast om een bepaald bedrag van het tegoed tegen een bepaalde factuur te verrekenen. Ze sluit het openstaande saldo van de factuur af en verbruikt het overeenkomstige deel van het saldo van de creditnota.

Ze samenvoegen tot één transactie zou in het algemene geval fout zijn: een creditnota die in twee gedeeltelijke bedragen op twee verschillende facturen wordt toegepast, vereist dat de boeking en beide toepassingen als afzonderlijke posten naast elkaar bestaan. Het ontwerp met twee transacties vangt dat vanzelf op.

Hoe de verrekeningsboeking eruitziet

De verrekeningsboeking heeft twee posten, beide op dezelfde controlerekening Crediteuren/Debiteuren:

Beide posten staan op Crediteuren — dat klopt. De transactie verplaatst geen geld; ze verbindt twee tegengestelde subgrootboeksaldi en verrekent ze tegen elkaar. Elke post is via invoice_payment_applications aan haar eigen document gekoppeld, en zo wordt balance_due voor beide documenten afgeleid.

Het netto-effect op het saldo van de rekening Crediteuren is nul. Wat verandert, is het individuele saldo van elk document.

In de interface

De verrekeningsboeking verschijnt in de sectie Gekoppelde transacties van beide documenten, met het label "Verrekening met creditnota". Ze heeft geen knop Ontkoppelen — om een credittoepassing terug te draaien, gebruikt u de knop Verwijderen in het paneel Creditverrekening van de creditnota, dat de verrekeningsboeking tegenboekt en de saldi van beide documenten netjes herstelt.

De Toepassingsgeschiedenis in het paneel Creditverrekening en de regel "Verrekening met creditnota" bij Gekoppelde transacties stellen dezelfde financiële gebeurtenis voor, bekeken vanuit twee hoeken. De toepassingsgeschiedenis is het afletterrecord; de gekoppelde transactie is de bijbehorende journaalpost.

Facturen geïmporteerd uit Stripe

Stripe-facturen worden gesynchroniseerd vanuit het gekoppelde Stripe-account. Het grootboek van Financica — niet Stripe — is de bron van waarheid voor de vraag of een factuur betaald is. balance_due wordt uitsluitend berekend uit invoice_payment_applications, zodat elke daling van het getoonde saldo gedekt is door een echte journaalpost.

Gewone Stripe-betalingen

Wanneer Stripe een factuur als betaald meldt en een overeenkomstige bank-/saldotransactie geïmporteerd is, koppelt de synchronisatie ze automatisch aan de factuur. De gekoppelde transactie verschijnt onder Gekoppelde transacties en balance_due wordt bijgewerkt via de gewone afletterrigger.

Is er in Stripe een creditnota op de factuur uitgereikt, dan wordt de verrekeningsboeking eerst toegepast en dekt ze een deel van het totaal; de resterende Stripe-bankbetaling koppelt automatisch voor het saldo. Vóór deze correctie brak het automatische koppelpad af zodra er enige creditnotaverrekening bestond, waardoor er een spookgat achterbleef bij Gekoppelde transacties. Dat is niet langer het geval.

Facturen die buiten Stripe als betaald zijn gemarkeerd

Het Stripe-dashboard heeft een actie Als betaald markeren voor facturen die buiten Stripe zijn vereffend (overschrijving, cash, cheque, enzovoort). Wordt een factuur zo gefinaliseerd, dan meldt Stripe paid_out_of_band: true op de factuur maar maakt het nooit een saldotransactie aan. Zonder bijzondere behandeling is er geen grootboekpost om aan de betaling te koppelen.

Voor die facturen maakt de synchronisatie een synthetische transactie in afwachting aan tegen de wachtrekening Externe Stripe-betalingen:

• Voor uitgaande facturen (Debiteuren): Debiteuren wordt gedebiteerd (de verplichting daalt) en Externe Stripe-betalingen wordt gecrediteerd (met de vaststelling dat er ergens geld binnenkwam dat we nog niet geïdentificeerd hebben).
• Voor inkomende facturen (Crediteuren): Externe Stripe-betalingen wordt gedebiteerd en Crediteuren wordt gecrediteerd.

De wachtpost wordt via invoice_payment_applications aan de factuur gekoppeld, zodat balance_due nul bereikt via de afletterrigger — niet via een rechtstreekse schrijfactie van de Stripe-synchronisatie.

Omdat de synthetische transactie in afwachting wordt aangemaakt, is ze duidelijk gemarkeerd als nog te bevestigen. Om de cirkel te sluiten, zoekt u de echte bankstorting in uw geïmporteerde transacties en categoriseert u ze op Externe Stripe-betalingen; daarmee wordt de wachtrekening aangezuiverd en verdwijnt de markering "in afwachting".

Problemen oplossen

De factuur toont nog steeds twee afzonderlijke transacties

Dat is de bedoeling. De journaalpost van de goedkeuring en de gekoppelde banktransactie blijven altijd gescheiden; de betalingstoepassing verbindt ze en vereffent het saldo. Beide transacties zijn geldig en uw boeken kloppen. Er is niets te doen.

De journaalpost heeft de verkeerde valuta of rekeningen

Gebruik Goedkeuring intrekken in het menu van de uitgave om de journaalpost te verwijderen, corrigeer daarna de factuurgegevens (valuta, factuurregels, rekeningen) en keur opnieuw goed.

Een betaling verschijnt niet na een nieuwe goedkeuring

Een betaling koppelen en een factuur goedkeuren zijn onafhankelijke handelingen. Hebt u de goedkeuring ingetrokken en opnieuw goedgekeurd, controleer dan of de betaling nog gekoppeld is onder Gekoppelde betalingen. Ziet het saldo er verkeerd uit, ontkoppel de betaling en koppel ze opnieuw om de toepassing te herberekenen.