La section Clients vous offre une vue complète des entreprises et des particuliers auxquels vous vendez. Elle combine les coordonnées avec des informations financières afin de suivre vos relations commerciales et votre chiffre d'affaires en un seul endroit.
La page clients
Accédez à Comptabilité > Clients pour afficher votre liste de clients. Chaque entrée indique :
- Nom de l'entreprise : la raison sociale du client.
- Coordonnées : adresse e-mail, téléphone ou adresse postale.
- Badge de type : si ce tiers est un client, un fournisseur, ou les deux (certaines entreprises cumulent les deux rôles).
- Chiffre d'affaires annuel : le revenu généré par ce client pour l'année sélectionnée.
- Informations TVA : le numéro de TVA du client, le cas échéant.
Filtres et analyse
- Recherche : trouvez des clients par raison sociale.
- Filtre par année : basculez entre les années pour comparer le chiffre d'affaires par client au fil du temps. Jusqu'à cinq ans d'historique sont disponibles.
- Tendances du chiffre d'affaires : observez l'évolution de vos revenus par client d'une année à l'autre.
Support multi-devises
Si vous facturez vos clients dans différentes devises, le chiffre d'affaires est affiché séparément par devise. Cela vous donne une image fidèle sans conversions de devises trompeuses.
Détail d'un client
Cliquez sur un client pour afficher son profil complet, notamment :
- Coordonnées et adresse, avec les totaux par devise : ce que vous lui avez facturé, ce qui reste ouvert et le dernier document
- Le numéro d'entreprise dans le registre de son pays (numéro d'entreprise belge, SIREN français), affiché au format du registre. Les chiffres de contrôle des numéros belges, français, norvégiens et suédois sont vérifiés, et un numéro de TVA belge renseigne le numéro d'entreprise qu'il contient
- Numéros de TVA (enregistrés sans espaces ni points, doublons fusionnés automatiquement)
- L'onglet Factures : chaque facture et note de crédit liée, avec échéance, statut, total et solde ouvert
- L'onglet Analyse (plan Scale) : revenu mensuel moyen sur les 12 derniers mois, délai moyen de paiement du client et situation actuelle entre vous, y compris ce qui est en retard
En modifiant un client, Mettre à jour depuis le registre TVA remplace le nom et l'adresse par ceux du registre. Une entreprise belge est lue dans la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), à partir de son seul numéro d'entreprise si elle n'a pas de numéro de TVA, et le VIES indique seulement si son numéro de TVA est actif. Les autres entreprises européennes sont lues dans le VIES. Une entreprise enregistrée sans numéro de TVA actif, comme un organisme public ou une association, est signalée comme telle plutôt que comme introuvable.
Si la BCE indique qu'un client ou fournisseur belge est en faillite, en liquidation ou en réorganisation judiciaire, ses factures affichent un avertissement dans leurs contrôles.
L'onglet Analyse
L'onglet Analyse (plan Scale) lit la relation commerciale dans vos livres. Il reste vide tant qu'aucune facture ni note de crédit de ce client n'est comptabilisée, et affiche une carte par devise dans laquelle vous le facturez.
En haut, 12 derniers mois et Depuis le début basculent tout l'onglet entre les douze derniers mois et l'ensemble de l'historique depuis le premier document.
- Revenu mensuel moyen : le total de vos factures moins vos notes de crédit, TVA comprise, divisé par 12. Depuis le début, il est divisé par le nombre de mois écoulés depuis le premier document.
- Délai moyen de leur paiement : de la date d'émission d'une facture à la date du mouvement bancaire qui l'a soldée, sur les factures entièrement payées. Une facture soldée par une note de crédit n'est pas un paiement et ne compte pas ; les factures à zéro sont ignorées.
- Situation actuelle : qui doit quoi à qui aujourd'hui, et la part en retard.
Sous ces chiffres, deux listes de barres ventilent la même période :
- Revenus par compte : les comptes du plan comptable sur lesquels les lignes de facture ont été imputées, avec leur numéro et leur libellé. Les lignes sans compte apparaissent sous Non affecté.
- Revenus par étiquette : les étiquettes portées par les écritures des factures comptabilisées. Une facture qui porte plusieurs étiquettes compte sous chacune d'elles ; cette liste n'a donc pas à totaliser celle par compte.
Les deux listes sont classées de la plus grande à la plus petite, et chaque barre est dessinée en proportion de la plus grande entrée de sa liste, pas du total. Les montants sont ceux des lignes de facture, donc hors TVA et notes de crédit déduites ; un client à qui vous avez crédité plus que facturé affiche un montant négatif et une barre grise. Comme la moyenne au-dessus est TVA comprise, les barres ne la totalisent pas, et la carte le précise. Un compte ou une étiquette sans montant sur la période choisie disparaît de la liste.
Fonctionnalités spécifiques à la Belgique
Pour les organisations belges, Financica génère le listing clients : un rapport annuel obligatoire qui répertorie tous les clients belges et les montants facturés. Il dispose de sa propre page de rapport : rendez-vous dans Rapports > Listing clients pour vérifier les montants et télécharger le fichier XML destiné à Intervat. Voir listing clients pour le détail.
Comment les clients sont créés
Les clients sont créés automatiquement lorsque :
- Vous créez une facture de revenu avec un nouveau nom de client.
- Une facture fournisseur est téléversée et le tiers n'existe pas encore.
- Une transaction bancaire est catégorisée avec un nouveau tiers.
Vous pouvez également créer des clients manuellement depuis la vue détaillée d'un client.