Gérer les dépenses

La section Dépenses (aussi appelée factures entrantes) vous permet de gérer les factures de vos fournisseurs, c'est-à-dire les factures que vous recevez et devez payer.

La page des dépenses

Accédez à Comptabilité > Dépenses pour consulter toutes vos factures entrantes. Chaque entrée affiche :

• Numéro de facture : la référence de facture du fournisseur.
• Nom du fournisseur : l'émetteur de la facture.
• Montant et devise : la valeur totale de la facture.
• Statut : indique si la facture a été payée, est impayée ou est en retard.
• Lignes de facturation : un aperçu du contenu de la facture.
• Statut de paiement : indique si une transaction bancaire a été rapprochée de cette facture.

Ajouter des dépenses

Il existe deux façons d'ajouter des dépenses :

Téléversement et analyse

1. Cliquez sur Importer une dépense.
2. Téléversez un PDF ou une image de la facture.
3. Le moteur OCR de Financica (basé sur Amazon Textract) extraira :
   • Le nom et les coordonnées du fournisseur
   • Le numéro et la date de facture
   • Les lignes avec descriptions et montants
   • Les informations de TVA
   • Les conditions de paiement
4. Vérifiez les données extraites et corrigez les éventuelles erreurs.
5. Enregistrez la facture.

Import UBL

Si vous recevez des factures au format UBL XML (courant dans la facturation électronique européenne), vous pouvez les téléverser directement. Les données structurées sont analysées sans OCR, ce qui garantit une plus grande précision. Consultez Facturation électronique pour plus de détails.

Import de factures hébergées

Si vous recevez des factures hébergées sur des plateformes comme Stripe ou Xero, vous pouvez les importer en collant l'URL directement. Consultez Import de factures hébergées pour les détails sur les plateformes supportées et le fonctionnement.

Import de factures Stripe

Si vous recevez des factures via Stripe Billing, vous pouvez les importer directement depuis l'URL de la facture hébergée par Stripe :

1. Copiez l'URL de la facture Stripe depuis votre navigateur ou votre e-mail. Elle ressemble à https://invoice.stripe.com/i/acct_…/live_….
2. Accédez à la page Importer une dépense.
3. Appuyez sur Ctrl+V (ou Cmd+V sur Mac) pour coller l'URL.
4. Financica récupérera automatiquement les données de la facture, les lignes et les pièces jointes PDF depuis Stripe.
5. La dépense importée s'ouvre pour vérification.

Cette méthode d'import extrait les données structurées directement depuis l'API de Stripe : aucun OCR n'est nécessaire, le résultat est donc très précis. Les factures sont dédupliquées par leur identifiant Stripe, donc coller la même URL deux fois renverra vers la dépense existante au lieu de créer un doublon.

Approbation des dépenses

Les dépenses passent par un processus d'approbation avant de générer des écritures comptables.

• À vérifier -- Lorsqu'une dépense est téléversée ou créée, elle commence dans ce statut. Les données peuvent être librement modifiées.
• Approuvée -- Cliquez sur Approuver pour valider la dépense. Cela crée les écritures comptables correspondantes (comptes de charges, lignes de TVA) et verrouille le contenu de la facture. Une fois approuvée, la dépense apparaît dans vos rapports financiers.
• Retirer l'approbation -- Si vous devez apporter des modifications après l'approbation, cliquez sur Retirer l'approbation depuis la page de détail de la dépense. Cela annule les écritures comptables et remet la dépense au statut « À vérifier ». Si une transaction bancaire avait été consolidée avec la dépense, la consolidation est également annulée.

Bascule TVA incluse/exclue

Chaque dépense dispose d'une bascule Prix TTC qui contrôle comment les montants des lignes sont interprétés :

• Désactivé (par défaut) -- Les montants des lignes sont hors taxe (TVA exclue). La TVA est ajoutée en sus.
• Activé -- Les montants des lignes sont TTC (TVA incluse). La TVA est calculée à rebours depuis le total.

Cela est utile pour les reçus ou factures où les prix sont affichés toutes taxes comprises.

Régime de TVA

Chaque facture de dépense possède un régime de TVA qui détermine comment la TVA est comptabilisée. Vous pouvez définir le régime de TVA depuis la page de détail de la dépense.

National

Le régime par défaut. La TVA sur la facture est traitée comme de la TVA déductible standard, récupérable dans votre déclaration de TVA locale. La partie déductible est enregistrée sur le compte TVA en amont, et la partie non déductible sur le compte TVA en amont (non déductible).

TVA étrangère

Utilisez ce régime lorsqu'un fournisseur étranger a facturé sa TVA locale (par exemple, un hôtel français facturant de la TVA). La TVA étrangère ne peut pas être récupérée dans votre déclaration de TVA nationale. La partie déductible est alors enregistrée sur un compte TVA étrangère récupérable. Vous la récupérez séparément via un régime de remboursement de TVA étrangère.

Autoliquidation

Utilisez ce régime pour les services transfrontaliers B2B lorsque le fournisseur facture à 0 % de TVA et que vous auto-évaluez la TVA à votre taux local. Financica calcule automatiquement le montant auto-évalué en utilisant le taux de TVA local par défaut de votre organisation (défini dans Paramètres > Organisation). L'écriture crée une paire d'entrées qui s'annulent mutuellement : un débit sur TVA en amont autoliquidation et un crédit sur TVA collectée autoliquidation. Les deux doivent figurer dans votre déclaration de TVA même si elles s'annulent.

Si la TVA en amont autoliquidée n'est que partiellement déductible (par exemple, pour une entreprise partiellement exonérée), la partie non déductible est enregistrée sur le compte TVA en amont (non déductible) comme d'habitude.

Détails de la dépense

Cliquez sur une dépense pour consulter ses détails complets :

• Contenu de la facture : toutes les lignes extraites, montants et totaux.
• Informations du fournisseur : nom, adresse et numéro de TVA.
• Paiements appliqués : si une transaction bancaire a été rapprochée de cette facture, vous verrez le lien de paiement.
• Documents associés : le fichier original téléversé et tout document justificatif supplémentaire.
• Piste d'audit : historique de toutes les modifications apportées à l'enregistrement de la facture.

Filtrage et recherche

• Recherche : trouvez des factures par nom de fournisseur ou détails de la facture.
• Filtre non rapprochées : affichez uniquement les factures qui n'ont pas été rapprochées d'une transaction bancaire.

Conversion depuis une transaction

Si vous avez déjà importé une transaction bancaire (par exemple, depuis un relevé bancaire) et souhaitez créer une dépense correspondante :

1. Ouvrez la transaction depuis Comptabilité > Transactions.
2. Téléversez la facture fournisseur comme pièce jointe.
3. Cliquez sur Convertir en dépense sur la pièce jointe.
4. Financica analyse le document et crée une nouvelle dépense.
5. La transaction bancaire est automatiquement liée comme paiement de la nouvelle dépense.

C'est le moyen le plus rapide de rapprocher des dépenses lorsque vous partez du côté bancaire.

Rapprochement des dépenses

Lorsqu'une transaction bancaire correspond à une facture de dépense :

1. Le statut de la facture est mis à jour pour refléter le paiement.
2. La transaction et la facture sont liées à des fins d'audit.
3. Les pages de détail de la transaction et de la facture se référencent mutuellement.

Ce lien peut se faire automatiquement lors du téléversement de documents vers des transactions, ou manuellement depuis la vue détaillée de la facture.

Comment le lien de paiement affecte la transaction

Lorsque vous liez une transaction bancaire à une dépense, Financica gère la comptabilité automatiquement afin que vos livres restent corrects sans intervention supplémentaire de votre part.

La ligne liée est verrouillée. La portion de la transaction bancaire correspondant à la facture est marquée comme paiement de facture et affichée avec une icône de cadenas dans la vue détaillée de la transaction. Vous ne pouvez pas la recatégoriser tant que le lien est actif : sa « catégorie » est la facture elle-même. Supprimez le lien de paiement pour libérer la ligne et permettre la modification manuelle.

Les paiements partiels créent une ventilation. Si vous n'appliquez qu'une partie d'une transaction bancaire à une facture (par exemple, un virement de 500,00 EUR dont seulement 300,00 EUR couvre cette dépense en particulier), Financica divise la ligne de transaction en deux :

• La portion appliquée (300,00 EUR) est verrouillée comme paiement de facture.
• Le reste (200,00 EUR) demeure une ligne séparée, librement modifiable, que vous pouvez catégoriser comme d'habitude.

Cela permet de traiter chaque partie de la transaction de manière indépendante sans créer de transactions supplémentaires dans vos livres.

Supprimer le lien de paiement annule la ventilation. Si vous supprimez le lien entre une transaction bancaire et une dépense, les ventilations sont fusionnées et toute ligne verrouillée est libérée pour modification, rétablissant la transaction dans son état d'avant le lien.

Consolidation de transactions

Lorsque vous liez une transaction bancaire à une facture, Financica peut consolider l'écriture comptable de la facture et la transaction bancaire en une seule transaction. Cela se produit lorsque :

• Le montant du paiement correspond exactement au total de la facture.
• C'est le premier paiement appliqué à la facture.
• La transaction a une structure simple (même devise, lignes bancaires et de catégorie bien définies).

En cas de consolidation, vous voyez une seule transaction dans votre liste de transactions, contenant à la fois le mouvement bancaire et la ventilation complète de la facture (comptes de charges et TVA). C'est le résultat idéal pour les factures simples, entièrement payées.

Si la consolidation n'est pas possible -- par exemple avec des paiements partiels, des transactions multi-devises ou des structures de lignes complexes -- l'écriture comptable de la facture et la transaction bancaire restent deux transactions distinctes. Les deux sont visibles dans votre liste de transactions et se référencent mutuellement. C'est normal et vos livres sont toujours corrects ; les deux transactions ensemble représentent l'image complète.

Si vous supprimez le lien d'un paiement consolidé, la consolidation est annulée et les transactions d'origine sont restaurées.

Enregistrer des paiements sans transaction bancaire

Toutes les régularisations ne passent pas par votre flux bancaire. Espèces, crédits prépayés, bons fournisseurs, avoirs en compte client, ou petites pertes que le fournisseur abandonne sans émettre de note de crédit : tout cela doit pourtant figurer quelque part dans vos livres, et l'action Enregistrer un paiement manuellement de Financica est le point d'entrée pour ces cas.

Vous la trouverez dans la carte Paiements liés de la page de détail de la dépense, sous le menu « ... ». Choisissez un compte de financement (l'endroit d'où l'argent vient ou est parti), saisissez le montant, et Financica crée une transaction autonome à deux lignes qui se lie à la facture en une seule étape.

Le compte de financement n'est volontairement pas contraint. Quelques formes courantes :

• Un compte d'actif caisse ou petite caisse pour les paiements au comptoir.
• Un compte de produits comme Escomptes sur achats pour amortir un petit reliquat que le fournisseur a abandonné -- l'escompte est imputé au compte de résultat, et la facture se solde à zéro dans le même mouvement.
• Un compte de crédit prépayé ou bon lorsque la facture a été réglée sur un solde existant plutôt que par virement bancaire.

Rembourser un solde négatif

La même action couvre aussi le sens inverse. Si la facture présente un solde dû négatif -- soit parce qu'elle a été surpayée auparavant, soit parce que le fournisseur a émis un document de remédiation avec un total négatif (« nous vous devons » plutôt que « vous nous devez ») -- l'élément de menu devient Enregistrer un remboursement manuellement. La boîte de dialogue préremplit la valeur absolue du solde négatif, et le compte de financement devient « Remboursement reçu sur » plutôt que « Payé depuis ».

C'est la bonne voie lorsque l'avoir est réglé sur un compte interne, par exemple :

• Avoir fournisseur appliqué à votre solde client chez ce fournisseur plutôt que remboursé sur votre compte bancaire.
• Un bon ou un avoir en compte échangeable contre de futures commandes.
• Une mise en non-valeur d'un petit surplus que vous ne comptez pas récupérer.

Dans les deux sens, la transaction résultante appartient à la facture qu'elle solde -- la dissocier vous propose de supprimer la transaction dans la foulée, puisque les écritures manuelles ne proviennent pas d'un import bancaire et n'ont pas d'autre sens en dehors de la facture.