Wanneer je je voor het eerst registreert bij Financica, word je gevraagd om een organisatie aan te maken. Een organisatie vertegenwoordigt je bedrijfsentiteit: de juridische onderneming waarvan je de boekhouding beheert.
Je organisatie aanmaken
Nadat je je gebruikersaccount hebt aangemaakt, vraagt Financica je om je eerste bedrijfswerkruimte in te stellen.
Je begint met:
- Land - Het rechtsgebied waarin je bedrijf actief is. Dit bepaalt de btw-afhandeling en nalevingsfuncties.
- Ondernemingsnummer - Je officiële registratienummer.
Voor Belgische ondernemingen probeert Financica de geregistreerde bedrijfsgegevens automatisch op te zoeken zodra je een geldig KBO/BCE-nummer invoert. Slaagt die opzoeking, dan wordt de officiële bedrijfsnaam alvast ingevuld ter controle.
Daarna controleer of vervolledig je:
- Bedrijfsnaam - Doorgaans je officiële bedrijfsnaam.
- Standaardvaluta - De hoofdvaluta voor je rekeningen.
- Rekeningschema - De grootboekstructuur waarmee de organisatie start.
Je kunt deze gegevens later wijzigen via Instellingen > Organisatie.
Organisatie-instellingen configureren
Ga naar Instellingen > Organisatie om het volgende te configureren:
Bedrijfsgegevens
- Ondernemingsnummer - Je officiële registratienummer (bijv. het KBO-nummer in België).
- Officiële bedrijfsnaam - De juridische naam die wordt gebruikt voor facturatie en naleving.
- Maatschappelijke zetel - Het juridische adres van je onderneming.
- Facturatie-e-mail - Waar berichten over abonnement en facturatie naartoe moeten.
- Btw-nummer - Wordt gebruikt voor facturatie, fiscale afhandeling en facturatievalidatie waar van toepassing.
Boekhoudconfiguratie
Deze instellingen bepalen hoe Financica je boekhouding afhandelt:
- Standaard uitgavenrekening - Wanneer nieuwe uitgaventransacties worden geïmporteerd, kan Financica deze rekening als startpunt voorstellen.
- Standaard inkomstenrekening - Hetzelfde als hierboven, maar dan voor inkomstentransacties.
- Einddatum boekjaar - Bepaalt je boekhoudperiodes. De meeste bedrijven gebruiken 31 december, maar je kunt elke datum instellen.
- Btw-controlerekening (aftrekbare btw) - De rekening waarop aftrekbare voorbelasting wordt bijgehouden (bijv. rekening 411000 in het Belgische MAR).
- Btw-controlerekening (verschuldigde btw) - De rekening waarop geïnde btw wordt bijgehouden (bijv. rekening 451000).
Het instellen van btw-rekeningen is essentieel als je het btw-aangifterapport wilt gebruiken.
Aanbevolen volgorde bij het instellen
Om snel een nette gedeelde werkruimte te krijgen:
- Maak de organisatie aan met de juiste juridische identiteit.
- Controleer de standaardvaluta en het rekeningschema.
- Koppel bankfeeds of importeer rekeninguittreksels.
- Upload je uitgaven- of inkomstendocumenten.
- Nodig je boekhouder of je collega's van finance uit.
Wat nu?
Zodra je organisatie is ingesteld, toont het dashboard een onboarding-wizard die je begeleidt bij:
- Een bankrekening koppelen
- Je eerste transacties synchroniseren
- Transacties categoriseren
Je kunt de wizard op elk moment overslaan en alles handmatig instellen via de navigatie in de zijbalk.