Wanneer je je voor het eerst registreert bij Financica, word je gevraagd om een organisatie aan te maken. Een organisatie vertegenwoordigt je bedrijfsentiteit: de juridische onderneming waarvan je de boekhouding beheert.
Je organisatie aanmaken
Tijdens de registratie geef je het volgende op:
- Organisatienaam - De officiële of handelsnaam van je bedrijf.
- Land - Het rechtsgebied waarin je bedrijf actief is. Dit bepaalt de btw-afhandeling en nalevingsfuncties.
- Standaardvaluta - De hoofdvaluta voor je rekeningen (doorgaans EUR voor Europese bedrijven).
Na het aanmaken kun je deze gegevens bijwerken en extra configuratie toevoegen vanuit de instellingenpagina van de organisatie.
Organisatie-instellingen configureren
Ga naar Instellingen > Organisatie om het volgende te configureren:
Bedrijfsgegevens
- Ondernemingsnummer - Je officiële registratienummer (bijv. het KBO-nummer in België).
- Facturatieadres - Het adres van je maatschappelijke zetel.
- Contactpersoon voor ondersteuning - Een e-mailadres of telefoonnummer voor intern gebruik.
Boekhoudconfiguratie
Deze instellingen bepalen hoe Financica je boekhouding afhandelt:
- Standaard uitgavenrekening - Wanneer nieuwe uitgaventransacties worden geïmporteerd, kan Financica deze rekening als startpunt voorstellen.
- Standaard inkomstenrekening - Hetzelfde als hierboven, maar dan voor inkomstentransacties.
- Einddatum boekjaar - Bepaalt je boekhoudperiodes. De meeste bedrijven gebruiken 31 december, maar je kunt elke datum instellen.
- Btw-controlerekening (aftrekbare btw) - De rekening waarop aftrekbare voorbelasting wordt bijgehouden (bijv. rekening 411000 in het Belgische MAR).
- Btw-controlerekening (verschuldigde btw) - De rekening waarop geïnde btw wordt bijgehouden (bijv. rekening 451000).
Het instellen van btw-rekeningen is essentieel als je het btw-aangifterapport wilt gebruiken.
Wat nu?
Zodra je organisatie is ingesteld, toont het dashboard een onboarding-wizard die je begeleidt bij:
- Een bankrekening koppelen
- Je eerste transacties synchroniseren
- Transacties categoriseren
Je kunt de wizard op elk moment overslaan en alles handmatig instellen via de navigatie in de zijbalk.