De AI-assistent van Financica is gebouwd voor gedeeld werk tussen oprichters en boekhouders. Hij kan uitleggen wat er gebeurd is, uw boeken in gewone taal doorzoeken, uitzonderingen samenvatten en acties voorstellen wanneer u sneller vooruit wil.
De AI-assistent is beschikbaar op de Scale- en Enterprise-plannen.
De assistent openen
Druk op Cmd+J (Mac) of Ctrl+J (Windows/Linux) om het assistentpaneel te openen. U kunt ook op het assistentpictogram in de zijbalk klikken. De assistent houdt rekening met de context: hij weet op welke pagina u bent en kan verwijzen naar de transactie, factuur of rekening die u op dat moment bekijkt.
Gespreksgeschiedenis
Uw gesprekken worden bewaard en blijven behouden tussen sessies. U kunt eerdere gesprekken laden of een nieuw gesprek starten vanuit het assistentpaneel.
Waar de AI-assistent goed in is
Gebruik de AI-assistent wanneer u redenering, uitleg of synthese wil:
- Een transactie in gewone taal uitleggen.
- Openstaande vorderingen, schulden of niet-gecategoriseerd werk samenvatten.
- Zien wie u geld verschuldigd is en wie het meest achterloopt, en wat u leveranciers verschuldigd bent.
- Begrijpen waar uw geld naartoe gaat en hoe dit jaar zich verhoudt tot vorig jaar.
- Nakijken of uw boeken klaar zijn om af te sluiten, en waarschijnlijke dubbele aankoopfacturen opsporen.
- Patronen vinden over veel transacties of facturen heen.
- Voorstellen opstellen voor categorisatie of boekhoudkundige opvolging.
- Een bijgevoegde afbeelding omzetten in boekhoudkundige context die u kunt nakijken.
Weet u al precies wat u wil openen, gebruik dan liever de globale zoekfunctie met ⌘K / Ctrl+K. Het opdrachtenpalet is beter voor directe navigatie en exacte opzoekingen. De AI-assistent is beter voor vragen.
Goede vragen
Voor oprichters
- "Geef me een financieel overzicht van deze maand."
- "Wie is mij geld verschuldigd, en wie loopt het meest achter?"
- "Waar gaat mijn geld dit jaar naartoe?"
- "Hoe verhoudt dit jaar zich tot vorig jaar?"
- "Wat is er veranderd aan de kaspositie tegenover vorige maand?"
- "Maak een factuur voor Acme voor 3 uur consultancy aan € 120."
Voor boekhouders
- "Zijn mijn boeken klaar om juni af te sluiten?"
- "Is er een leveranciersfactuur twee keer ingevoerd?"
- "Toon niet-gecategoriseerde transacties die aandacht vragen."
- "Wat zijn we leveranciers verschuldigd voor het einde van de maand?"
- "Leg uit waarom deze factuur nog steeds niet afgeletterd is."
- "Laat een notitie achter bij deze transactie: wacht op het ontvangstbewijs."
Schrijfmodus
Wanneer de Schrijfmodus is ingeschakeld, kan de AI-assistent acties voorstellen die uw gegevens wijzigen.
Belangrijke punten:
- De assistent wijzigt uw boeken niet stilzwijgend.
- Elke voorgestelde actie verschijnt in het gesprek met een goedkeuringsstap.
- U kunt elke actie afzonderlijk toepassen of verwerpen.
Zo kunnen oprichters sneller vooruit zonder het nazicht van de boekhouder te omzeilen, en kunnen boekhouders repetitief werk delegeren zonder de controle te verliezen.
Afbeeldingen en bijlagen
U kunt een afbeelding toevoegen om de assistent meer context te geven. Dat is nuttig voor:
- ontvangstbewijzen,
- leveranciersfacturen,
- schermafbeeldingen van een betaalprovider,
- bank- of boekhoudschermen die u uitgelegd wil krijgen.
De assistent gebruikt de geüploade afbeelding als extra context voor het gesprek.
Ingebouwde tools
De AI-assistent beschikt over gespecialiseerde tools om met uw gegevens te werken:
- Grootboekboekingen doorzoeken -- Specifieke transacties, journaalposten of patronen in uw boeken terugvinden.
- Ouderdomsanalyse vorderingen en schulden -- Openstaande facturen gegroepeerd naar hoe lang ze vervallen zijn, zodat u weet wie u moet aanmanen en wat u eerst betaalt.
- Kostenverdeling -- Uw grootste kostenposten van het jaar, elk met hun aandeel in de totale uitgaven.
- Periodevergelijking -- Opbrengsten, kosten en nettoresultaat tegenover een eerdere datum (standaard dit jaar tegenover vorig jaar).
- Gezondheidscontrole van de boeken -- Een scorekaart voor afsluitgereedheid: is het grootboek in evenwicht, staat er nog iets niet-gecategoriseerd, hoeveel is vervallen.
- Detectie van dubbels -- Signaleert waarschijnlijk dubbel ingevoerde aankoopfacturen voordat ze u geld kosten.
- Rekeninguittreksels -- De bewegingen van gelijk welke grootboekrekening over een periode, met beginsaldo, doorlopend saldo per regel en eindsaldo. Vraag "neem me mee door de bankrekening dit kwartaal".
- Ontbrekende bewijsstukken -- Leveranciersfacturen zonder bijgevoegd document en uitgaven zonder ontvangstbewijs, gefilterd op bedrag en periode, zodat er niets ontbreekt wanneer de boekhouder of de fiscus ernaar vraagt.
- Uw records doorbladeren -- Documenten, teamleden, gekoppelde integraties, btw-rekeninguittreksels, Peppol-e-facturen (verzonden en ontvangen), bankafschriftimports en het auditspoor oplijsten en bekijken, met filters op status en datum.
- Documentatie opzoeken -- De helpdocumentatie van Financica doorzoeken om productvragen te beantwoorden.
- Documenten lezen -- Tekst uit PDF-bijlagen halen voor analyse.
- Rapport-PDF's genereren -- Een downloadbare PDF maken van uw balans, resultatenrekening of proefbalans, in het Engels, Frans of Nederlands. Vraag het in gewone taal ("stuur me de balans als PDF in het Frans") en de assistent antwoordt met een link die u kunt openen, downloaden of doorsturen (dat werkt ook op WhatsApp en de andere kanalen). Belgische organisaties krijgen automatisch het wettelijke model (Balans / Resultatenrekening).
- Btw-aangifteberekeningen -- Btw-posities berekenen en aangiftecijfers nakijken.
- Kaspositie -- Uw huidige kassaldi over alle rekeningen samenvatten.
- Kasstroomhistoriek -- Maand per maand geld in en uit en eindsaldi over uw bankrekeningen, met een runwayprojectie. Gebruikt u de assistent vanuit Claude of ChatGPT (via de connector), dan tonen vragen als "hoe is mijn kaspositie dit jaar geëvolueerd?" een interactieve grafiek.
- Bankafletteren -- Helpen om niet-afgeletterde transacties te vinden en overeenkomsten voor te stellen.
In schrijfmodus kan de assistent ook facturen aanmaken, categorisaties en goedkeuringen voorstellen, notities bij transacties achterlaten en andere acties uitvoeren die uw gegevens wijzigen -- telkens achter een goedkeuringsstap voor alles wat uw boeken verandert.
Beste werkwijzen
- Wees specifiek over de periode, de tegenpartij of het proces waar het u om gaat.
- Vraag eerst om uitleg als de boekhoudkundige verwerking onduidelijk is.
- Gebruik de globale zoekfunctie voor exacte treffers, en daarna de AI voor interpretatie.
- Laat de schrijfmodus uit tenzij u actief wijzigingen aan het nakijken bent.