Financica utilise l'IA pour analyser vos transactions et suggérer les comptes comptables auxquels elles devraient être affectées. Cela vous fait gagner du temps sur le travail de catégorisation répétitif, tout en vous laissant le contrôle total. La catégorisation se fait par lot : vous choisissez les transactions, générez des suggestions, les examinez et les corrigez, puis appliquez uniquement celles que vous approuvez.
Comment ça fonctionne
- Sélectionnez des transactions : dans la liste des transactions, sélectionnez celles que vous voulez catégoriser.
- Ouvrez « Catégorisation automatique » : la boîte de dialogue d'examen s'ouvre et la génération des suggestions démarre.
- Examinez : chaque ligne affiche la date, le libellé et le montant, le compte suggéré, une justification d'une phrase, et la façon dont vos livres ont traité des transactions similaires auparavant.
- Corrigez ce qui est faux : cliquez sur le compte suggéré pour en choisir un autre. Corriger un compte approuve aussi la ligne.
- Appliquez : les lignes approuvées sont appliquées. Rien d'autre n'est touché.
Sur quoi reposent les suggestions
Le signal le plus fort est votre propre historique. Avant de suggérer quoi que ce soit, Financica cherche les transactions que vous avez déjà catégorisées avec un libellé ou une contrepartie similaire, et les affiche sous la suggestion sous la forme « Précédemment : … ».
Lorsqu'un libellé est déjà apparu et a toujours été affecté au même compte unique, Financica l'affecte directement, sans passer par le modèle. Le montant provient toujours de la transaction en cours, jamais d'une mise à l'échelle de la précédente.
Examiner les suggestions
Pour chaque transaction, la boîte de dialogue présente :
- Le compte suggéré : cliquez dessus pour le changer. Tous les comptes de votre plan comptable sont disponibles.
- La justification : une courte explication nommant les éléments qui ont motivé le choix.
- Les précédents : ce que sont devenues les transactions similaires dans vos livres.
- La confiance : la fiabilité de la suggestion. Elle reflète les éléments disponibles, et pas seulement l'avis du modèle : une suggestion qui contredit votre historique, crée un nouveau compte ou aboutit sur un compte non catégorisé est dépréciée.
- Les avertissements : les mises en garde à lire avant d'approuver.
Les transactions que Financica n'a pas pu traiter avec confiance sont listées en bas, par libellé, avec le motif. Rien n'est modifié en silence.
Ventilations
La plupart des transactions reçoivent un seul compte. Lorsqu'une transaction se ventile réellement — un versement net de frais, une facture couvrant deux natures de charges — la suggestion affiche chaque ligne. Les ventilations ne sont pas modifiables dans la boîte de dialogue : approuvez-la telle quelle, ou laissez-la et ajustez la transaction directement.
Points importants
- L'IA n'applique jamais automatiquement : les suggestions ne prennent effet que lorsque vous les approuvez et cliquez sur appliquer. Votre comptable a toujours le dernier mot.
- Le côté bancaire n'est jamais modifié : seule la contrepartie d'une transaction est proposée. La ligne bancaire ou de paiement importée reste exactement telle qu'elle a été enregistrée.
- Les lignes de facture ne bougent pas : lorsqu'une transaction porte des lignes appartenant à une facture comptabilisée (sa TVA, sa dette fournisseur), celles-ci restent intactes et seule la ligne de catégorie ouverte est proposée. Une transaction qui n'a rien d'autre est ignorée, avec une note invitant à catégoriser les lignes de la facture.
- Spécifique à votre organisation : l'IA s'appuie sur les données propres à votre organisation. Elle ne partage pas les schémas entre différentes organisations.