Financica gebruikt AI om je transacties te analyseren en voor te stellen aan welke grootboekrekeningen ze moeten worden toegewezen. Dit bespaart tijd bij repetitief categorisatiewerk, terwijl jij de volledige controle behoudt. Categorisatie verloopt in batch: je kiest de transacties, genereert suggesties, beoordeelt en corrigeert ze, en past alleen toe wat je goedkeurt.
Hoe het werkt
- Selecteer transacties - Selecteer in de transactielijst de transacties die je wilt categoriseren.
- Open "Automatisch categoriseren" - Het beoordelingsvenster opent en het genereren van suggesties start.
- Beoordeel - Elke regel toont de datum, omschrijving en het bedrag, de voorgestelde rekening, een onderbouwing van één zin, en hoe je boekhouding vergelijkbare transacties eerder heeft behandeld.
- Corrigeer wat fout is - Klik op de voorgestelde rekening om een andere te kiezen. Een rekening corrigeren keurt die regel meteen goed.
- Toepassen - De goedgekeurde regels worden toegepast. Verder wordt er niets gewijzigd.
Waarop de suggesties zijn gebaseerd
Je eigen historiek is het sterkste signaal. Voordat Financica iets voorstelt, zoekt het naar transacties die je al hebt gecategoriseerd met een vergelijkbare omschrijving of tegenpartij, en toont die onder de suggestie als "Eerder: ...".
Als een omschrijving eerder is voorgekomen en steeds naar dezelfde enkele rekening ging, wijst Financica die rechtstreeks toe, zonder het model te raadplegen. Het bedrag komt altijd van de transactie zelf, nooit geschaald vanuit de eerdere.
Suggesties beoordelen
Voor elke transactie toont het venster:
- De voorgestelde rekening - Klik erop om ze te wijzigen. Elke rekening in je rekeningschema is beschikbaar.
- De onderbouwing - Een korte uitleg die benoemt waarop de keuze steunt.
- Precedenten - Hoe vergelijkbare transacties in je boeken zijn gecategoriseerd.
- Betrouwbaarheid - Hoe betrouwbaar de suggestie is. Ze weerspiegelt het beschikbare bewijs, niet enkel de mening van het model: een suggestie die je historiek tegenspreekt, een nieuwe rekening aanmaakt of op een niet-gecategoriseerde rekening uitkomt, wordt lager gewaardeerd.
- Waarschuwingen - Aandachtspunten om te lezen voordat je goedkeurt.
Transacties die Financica niet met vertrouwen kon verwerken, staan onderaan opgesomd met hun omschrijving en de reden. Er wordt niets stilzwijgend gewijzigd.
Verdelingen
De meeste transacties krijgen één rekening. Waar een transactie werkelijk wordt verdeeld - een uitbetaling na aftrek van kosten, een factuur die twee kostensoorten dekt - toont de suggestie elke post. Verdeelde suggesties zijn niet bewerkbaar in het venster: keur ze zo goed, of laat ze staan en pas de transactie rechtstreeks aan.
Belangrijke opmerkingen
- AI past nooit automatisch toe - Suggesties worden pas van kracht wanneer je ze goedkeurt en op toepassen klikt. Je accountant heeft altijd het laatste woord.
- De bankzijde wordt nooit gewijzigd - Alleen de tegenboeking van een transactie wordt voorgesteld. De geïmporteerde bank- of betaalpost blijft precies zoals ze werd geregistreerd.
- Factuurregels blijven staan - Draagt een transactie regels die bij een geboekte factuur horen (de btw, de schuld), dan blijven die ongemoeid en wordt alleen de open categorieregel voorgesteld. Een transactie die verder niets bevat, wordt overgeslagen met de melding om in plaats daarvan de factuurregels te categoriseren.
- Organisatiespecifiek - De AI werkt met de eigen gegevens van je organisatie. Patronen worden niet gedeeld tussen verschillende organisaties.