Toute société belge dépose ses comptes annuels à la Centrale des bilans de la Banque nationale. Financica produit le fichier .xbrl qu'accepte l'application Filing de la Banque nationale, construit à partir des mêmes livres que votre bilan et votre compte de résultats.
Avant de commencer
Le fichier se produit depuis Rapports > Clôture annuelle, et seulement une fois cette page en ordre. Arrêter l'exercice, en bas de cette page, reste indisponible tant que quelque chose bloque, et la page d'arrêté vous y renvoie si c'est le cas. Traitez d'abord les points bloquants : un compte sans rubrique statutaire, une facture non comptabilisée ou un solde résiduel sur un compte d'attente seront tous refusés au moment d'assembler le fichier, car chacun laisse les deux côtés du bilan en désaccord.
Les données juridiques de votre organisation doivent également être complétées sous Paramètres > Organisation : forme juridique, numéro d'entreprise, dénomination et siège social. Elles figurent sur le dépôt et aucune ne peut être déduite de vos livres.
Arrêter l'exercice
Dans Rapports > Clôture annuelle, vérifiez que l'exercice affiché est bien celui que vous déposez, puis choisissez Arrêter l'exercice.
Quelques éléments vous sont demandés, qui ne figurent pas dans vos livres. Si vous avez déjà déposé avec Financica, les réponses de l'an dernier sont préremplies, la date d'assemblée générale étant avancée d'un an. Vérifiez-les plutôt que de les supposer correctes : ce sont vos déclarations, et elles sont déposées telles quelles.
La date à laquelle l'assemblée générale a approuvé les comptes. Le dépôt doit intervenir dans les 30 jours de cette date, et au plus tard 7 mois après la date de clôture. La Banque nationale rejette un dépôt dont la date d'assemblée est incohérente avec l'exercice : indiquez donc la date réelle.
Vos règles d'évaluation. Un résumé des règles fait partie intégrante du modèle. Financica propose une formulation standard comme point de départ, que vous devez adapter à la manière dont vous évaluez réellement vos stocks, vos créances et vos immobilisations.
Votre tribunal de l'entreprise. C'est une mention obligatoire : la Banque nationale refuse un dépôt qui n'en indique aucun. Il correspond à l'arrondissement judiciaire de votre siège social, et Bruxelles compte un tribunal francophone et un tribunal néerlandophone : Financica le demande donc plutôt que de le deviner. Il figure sur votre extrait BCE. Seuls les tribunaux qui traitent les dépôts dans la langue choisie sont proposés, ce qui ramène vingt-neuf à une poignée ; rien ne vérifie que vous avez retenu la bonne division parmi elles, alors comparez avec votre extrait.
La langue du dépôt. Les comptes annuels sont établis dans la langue de la région où se trouve votre siège social : le néerlandais en Flandre, le français en Wallonie, l'allemand dans les neuf communes germanophones. Financica la détermine à partir de votre code postal. Si votre siège est à Bruxelles, vous pouvez déposer en français ou en néerlandais : choisissez celle dans laquelle vos comptes sont effectivement rédigés.
Changer de langue réécrit les règles d'évaluation standard dans cette langue, sauf si vous les avez déjà modifiées, auquel cas votre propre texte est conservé. C'est votre texte qui est déposé : veillez donc à ce que les deux concordent.
Votre effectif moyen, en équivalents temps plein, est également demandé. C'est l'un des trois critères qui déterminent le modèle que vous déposez.
Lancer les contrôles finaux
Lancer les contrôles finaux soumet vos chiffres aux contrôles publiés par la Banque nationale, ceux-là mêmes que son application Filing applique à la réception. Vous les voyez défiler : le compteur avance, et Voir le détail montre chaque contrôle au fur et à mesure.
Ils sont rapportés honnêtement, ce qui signifie que certains sont signalés comme non exécutés :
- les contrôles portant sur une section absente de votre modèle ;
- les contrôles sans rien à lire, ce qui est normal dans un dépôt micro qui omet la plupart des annexes de plein droit ;
- occasionnellement, un contrôle que Financica n'a pas pu rattacher à une rubrique. Celui-là est notre lacune, pas la vôtre, et il est affiché plutôt que compté comme réussi.
Un contrôle en échec est présenté par son objet — « Produits financiers : les montants ne concordent pas » — avec les rubriques et les montants concernés, et la référence de la Banque nationale en petits caractères en dessous, au cas où vous voudriez la citer à votre comptable ou au helpdesk de la Banque.
Lorsque tout est en ordre, l'exercice est arrêté et le fichier devient téléchargeable. Vos déclarations sont conservées et serviront de point de départ l'an prochain.
Si les comptes ne peuvent pas encore être déposés
Plutôt que de produire un fichier que la Banque nationale refuserait, Financica énumère ce qui fait encore obstacle. Les cas courants :
Manquant dans les paramètres de votre organisation. Une donnée juridique n'est pas complétée. Le message indique laquelle.
Ces comptes n'ont pas de rubrique dans le modèle. Un compte porte un solde mais son code ne correspond à aucune rubrique du modèle statutaire : son montant manquerait dans vos totaux. Attribuez-lui un code valable.
Le bilan n'est pas en équilibre. Quelque chose n'est pas imputé. Les contrôles de clôture annuelle vous indiqueront quoi.
Le résultat du compte de résultats ne correspond pas à celui porté en capitaux propres. Vos deux états sont en désaccord sur le résultat de l'exercice au-delà de l'arrondi, ce qui signale normalement un compte absent de l'un des deux.
Financica ne peut pas encore produire ce modèle. Voir ci-dessous.
Quel modèle vous déposez
Le modèle statutaire applicable dépend de deux questions distinctes : quel type de société vous êtes, et quelle est votre taille.
Depuis que le Code des sociétés et des associations a supprimé le capital pour la SRL et la SC, ces formes déposent un modèle sans capital. La taille se détermine par l'effectif, le chiffre d'affaires et le total du bilan : vous êtes micro, ou petite société, lorsque vous dépassez au plus un des trois seuils.
Financica produit actuellement le modèle micro pour les sociétés sans capital, qui couvre la plupart des petites SRL. Si votre société relève d'un autre modèle, Financica vous le signale au lieu de produire un fichier qui serait refusé, et vous devrez déposer celui-ci autrement pour le moment.
Gardez à l'esprit que les critères de taille s'apprécient au niveau du groupe auquel vous appartenez et, après votre premier exercice, sur deux exercices consécutifs. Financica propose une taille à partir de vos seuls chiffres : vérifiez-la au regard de votre situation.
Affectation du résultat
Les comptes annuels se déposent après répartition : l'assemblée générale a déjà décidé du sort du résultat de l'exercice avant l'établissement du bilan. Vos livres portent l'exercice tel que comptabilisé, c'est-à-dire la situation avant cette décision.
L'affectation est donc une donnée que vous indiquez, et non que Financica lit. Ce que l'assemblée met en réserve, comme ce qu'elle distribue en dividende, sort du résultat reporté avant la production du fichier.
Déposer le fichier
Financica produit le fichier. Il ne l'envoie pas. Chargez le .xbrl dans l'application Filing de la Banque nationale, qui le valide à nouveau à la réception et vous réclame les frais de dépôt.
Conservez le fichier : c'est ce que vous avez déposé, et la référence si un chiffre est un jour contesté. Financica ne le stocke pas : il est reproductible à partir de vos livres, et la Banque nationale conserve ce que vous avez déposé.
Arrêter à nouveau le même exercice remplace l'arrêté précédent au lieu de s'y ajouter. Financica ne peut pas savoir si un dépôt a abouti : un second arrêté avant dépôt n'est donc que le vôtre qui change d'avis. Corriger des comptes déjà déposés relève de la procédure de rectification de la Banque nationale, et se fait chez elle.
Voir aussi
- Clôture annuelle : les contrôles à traiter au préalable.
- Impôt des sociétés : la comptabilisation de la charge d'impôt, qui doit figurer dans les livres avant tout dépôt.
- Bilan et compte de résultats : les états à partir desquels le dépôt est construit.