Elke Belgische vennootschap legt haar jaarrekening neer bij de Balanscentrale van de Nationale Bank. Financica maakt het .xbrl-bestand aan dat de Filing-toepassing van de Nationale Bank aanvaardt, opgebouwd uit dezelfde boeken als uw balans en resultatenrekening.
Voordat u begint
Het bestand wordt aangemaakt vanuit Rapporten > Jaarafsluiting, en pas zodra die pagina in orde is. Het boekjaar afsluiten, onderaan die pagina, blijft onbeschikbaar zolang er iets blokkeert, en de vaststellingspagina stuurt u terug als dat zo is. Werk eerst de blokkerende punten weg: een rekening zonder wettelijke rubriek, een niet-geboekte factuur of een restsaldo op een wachtrekening worden allemaal geweigerd bij het samenstellen van het bestand, omdat elk daarvan de twee zijden van de balans uit elkaar laat lopen.
Ook de juridische gegevens van uw organisatie moeten ingevuld zijn onder Instellingen > Organisatie: rechtsvorm, ondernemingsnummer, benaming en maatschappelijke zetel. Ze staan op de neerlegging en geen ervan kan uit uw boeken worden afgeleid.
Het boekjaar vaststellen
Controleer in Rapporten > Jaarafsluiting of het getoonde boekjaar het jaar is dat u neerlegt, en kies dan Het boekjaar afsluiten.
Een aantal gegevens wordt gevraagd die niet in uw boeken staan. Hebt u al eerder met Financica neergelegd, dan zijn de antwoorden van vorig jaar al ingevuld, met de datum van de algemene vergadering een jaar opgeschoven. Controleer ze in plaats van ervan uit te gaan dat ze kloppen: het zijn uw verklaringen, en ze worden neergelegd zoals ze er staan.
De datum waarop de algemene vergadering de jaarrekening heeft goedgekeurd. De neerlegging moet gebeuren binnen 30 dagen na die datum, en uiterlijk 7 maanden na de afsluitdatum. De Nationale Bank weigert een neerlegging waarvan de vergaderdatum niet strookt met het boekjaar, dus geef de werkelijke datum op.
Uw waarderingsregels. Een samenvatting van de regels maakt verplicht deel uit van het model. Financica stelt een standaardformulering voor als vertrekpunt, die u moet aanpassen aan de manier waarop u uw voorraden, vorderingen en vaste activa werkelijk waardeert.
Uw ondernemingsrechtbank. Dit is een verplichte vermelding: de Nationale Bank weigert een neerlegging die er geen vermeldt. Ze volgt het gerechtelijk arrondissement van uw maatschappelijke zetel, en Brussel heeft zowel een Franstalige als een Nederlandstalige rechtbank, dus Financica vraagt het in plaats van te gokken. U vindt ze op uw KBO-uittreksel. Enkel de rechtbanken die neerleggingen in de gekozen taal behandelen worden getoond, wat negenentwintig tot een handvol herleidt; niets controleert of u binnen die groep de juiste afdeling koos, dus leg het naast uw uittreksel.
De taal van de neerlegging. De jaarrekening wordt opgesteld in de taal van het gewest waar uw maatschappelijke zetel ligt: het Nederlands in Vlaanderen, het Frans in Wallonië, het Duits in de negen Duitstalige gemeenten. Financica leidt dit af uit uw postcode. Ligt uw zetel in Brussel, dan mag u in het Frans of in het Nederlands neerleggen: kies de taal waarin uw jaarrekening werkelijk is opgesteld.
Van taal veranderen herschrijft de standaardwaarderingsregels in die taal, tenzij u ze al hebt aangepast, in welk geval uw eigen tekst behouden blijft. Het is uw tekst die wordt neergelegd, dus zorg dat beide overeenstemmen.
Uw gemiddelde personeelsbestand, in voltijdse equivalenten, wordt eveneens gevraagd. Het is een van de drie criteria die bepalen welk model u neerlegt.
De eindcontroles uitvoeren
Eindcontroles uitvoeren laat uw cijfers door de controles gaan die de Nationale Bank publiceert, dezelfde die haar Filing-toepassing bij ontvangst toepast. U ziet ze passeren: de teller loopt op, en Details tonen laat elke controle zien terwijl ze wordt afgehandeld.
Ze worden eerlijk gerapporteerd, wat betekent dat sommige als niet-uitgevoerd worden gemeld:
- controles over een sectie die uw model niet heeft;
- controles zonder iets om te lezen, wat normaal is bij een microneerlegging die de meeste toelichtingen van rechtswege weglaat;
- af en toe een controle die Financica niet aan een rubriek kon koppelen. Die is ons tekort, niet het uwe, en wordt getoond in plaats van als geslaagd geteld.
Een mislukte controle wordt getoond via haar onderwerp — "Financiële opbrengsten: de bedragen kloppen niet" — met de betrokken rubrieken en bedragen, en de referentie van de Nationale Bank er in kleine letters onder, voor het geval u ze wil aanhalen bij uw boekhouder of de helpdesk van de Bank.
Zodra alles in orde is, is het boekjaar vastgesteld en wordt het bestand beschikbaar om te downloaden. Uw verklaringen worden bewaard en vormen volgend jaar het vertrekpunt.
Als de jaarrekening nog niet neergelegd kan worden
In plaats van een bestand aan te maken dat de Nationale Bank zou weigeren, somt Financica op wat nog in de weg staat. De gebruikelijke gevallen:
Ontbreekt in de instellingen van uw organisatie. Een juridisch gegeven is niet ingevuld. Het bericht benoemt welk.
Deze rekeningen hebben geen rubriek in het model. Een rekening draagt een saldo maar de code stemt met geen enkele rubriek van het wettelijke model overeen, waardoor het bedrag in uw totalen zou ontbreken. Geef ze een geldige rekeningcode.
De balans is niet in evenwicht. Er is iets niet toegewezen. De controles van de jaarafsluiting wijzen aan wat.
Het resultaat van de resultatenrekening stemt niet overeen met dat in het eigen vermogen. Uw twee staten verschillen over het resultaat van het boekjaar met meer dan afronding, wat normaal wijst op een rekening die in een van beide ontbreekt.
Financica kan dit model nog niet aanmaken. Zie hieronder.
Welk model u neerlegt
Welk wettelijk model van toepassing is, hangt af van twee afzonderlijke vragen: welk soort vennootschap u bent, en hoe groot u bent.
Sinds het Wetboek van vennootschappen en verenigingen het kapitaal heeft afgeschaft voor de BV en de CV, leggen die vormen een model zonder kapitaal neer. De grootte wordt bepaald door het personeelsbestand, de omzet en het balanstotaal: u bent micro, of klein, wanneer u hoogstens een van de drie drempels overschrijdt.
Financica maakt momenteel het micromodel voor vennootschappen zonder kapitaal aan, dat de meeste kleine BV's dekt. Valt uw vennootschap onder een ander model, dan meldt Financica dat in plaats van een bestand aan te maken dat geweigerd zou worden, en zult u dat voorlopig op een andere manier moeten neerleggen.
Houd er rekening mee dat de groottecriteria worden beoordeeld op het niveau van de groep waartoe u behoort en, na uw eerste boekjaar, over twee opeenvolgende boekjaren. Financica stelt een grootte voor op basis van uw cijfers alleen: toets die aan uw situatie.
Resultaatverwerking
De jaarrekening wordt na resultaatverwerking neergelegd: de algemene vergadering heeft al beslist wat er met het resultaat van het boekjaar gebeurt voordat de balans wordt opgesteld. Uw boeken bevatten het boekjaar zoals geboekt, dus de toestand vóór die beslissing.
De resultaatverwerking is daarom iets wat u opgeeft, niet iets wat Financica afleest. Wat de vergadering in reserve plaatst, net als wat ze als dividend uitkeert, verlaat het overgedragen resultaat voordat het bestand wordt aangemaakt.
Het bestand neerleggen
Financica maakt het bestand aan. Het verstuurt het niet. Laad het .xbrl op in de Filing-toepassing van de Nationale Bank, die het bij ontvangst opnieuw valideert en u de neerleggingskosten aanrekent.
Bewaar het bestand: het is wat u hebt neergelegd, en het referentiepunt als een cijfer ooit in vraag wordt gesteld. Financica bewaart het niet: het is reproduceerbaar uit uw boeken, en de Nationale Bank houdt bij wat u hebt neergelegd.
Hetzelfde boekjaar opnieuw vaststellen vervangt de vorige vaststelling in plaats van er een toe te voegen. Financica kan niet zien of een neerlegging is gelukt, dus een tweede vaststelling vóór de neerlegging is enkel u die van gedacht verandert. Een reeds neergelegde jaarrekening corrigeren verloopt via de rectificatieprocedure van de Nationale Bank zelf.
Zie ook
- Jaarafsluiting: de controles die u eerst wegwerkt.
- Vennootschapsbelasting: het boeken van de belastinglast, die in de boeken moet staan voordat u kunt neerleggen.
- Balans en resultatenrekening: de staten waaruit de neerlegging wordt opgebouwd.