Joindre des documents aux transactions

Chaque transaction dans Financica peut être accompagnée de pièces justificatives : reçus, factures, contrats ou tout autre fichier servant de preuve pour la transaction.

Pourquoi joindre des documents ?

• Conformité fiscale : les autorités fiscales peuvent exiger des justificatifs pour les déductions et les dépenses.
• Clarté pour le comptable : votre comptable peut consulter le document original sans avoir à vous le demander.
• Archivage centralisé : tous les documents sont stockés en un seul endroit et liés à la transaction concernée.

Comment joindre un document

1. Ouvrez une transaction depuis la liste des transactions.
2. Faites défiler jusqu'à la section documents.
3. Glissez-déposez des fichiers sur la zone de téléversement, ou cliquez pour parcourir vos fichiers.
4. Le document sera téléversé et apparaîtra dans la liste des documents de la transaction.

Vous pouvez joindre plusieurs documents à une seule transaction.

Types de fichiers acceptés

Financica accepte la plupart des formats courants :

• Documents PDF
• Images (PNG, JPG, HEIC)
• Fichiers XML (y compris les factures UBL)
• Tableurs et autres documents bureautiques

La taille maximale est de 100 Mo par fichier.

Détection des factures UBL

Lorsque vous téléversez un fichier XML, Financica vérifie automatiquement s'il s'agit d'une facture UBL (Universal Business Language). Si c'est le cas :

1. Le fichier est téléversé en tant que pièce jointe.
2. Financica analyse le contenu UBL et crée automatiquement un enregistrement de facture.
3. Une notification vous confirme si une nouvelle facture a été créée ou associée à une facture existante.

Cela est particulièrement utile pour les flux de facturation électronique où vous recevez des factures au format XML structuré.

Gestion des pièces jointes

Depuis la vue détaillée de la transaction, vous pouvez voir toutes les pièces jointes avec leurs noms et tailles de fichier. Les documents sont stockés de manière sécurisée dans le cloud et accessibles à tous les membres de l'équipe ayant accès à la transaction.

Dépôt centralisé de documents

Tous les documents téléversés sur les transactions (et les factures) sont également accessibles depuis la section Documents dans la barre latérale. Cela vous offre un point d'accès unique pour parcourir et rechercher toutes les pièces justificatives de votre organisation.