Elke transactie in Financica kan ondersteunende documenten bevatten: bonnetjes, facturen, contracten of andere bestanden die als bewijs dienen voor de transactie.
Waarom documenten koppelen?
- Naleving van auditvereisten - De belastingdienst kan bewijsstukken vragen voor aftrekposten en uitgaven.
- Duidelijkheid voor uw boekhouder - Uw boekhouder kan het originele document bekijken zonder het aan u te hoeven vragen.
- Dossierbeheer - Alle documenten worden centraal opgeslagen en gekoppeld aan de relevante transactie.
Een document koppelen
- Open een transactie vanuit de transactielijst.
- Scroll naar het documentengedeelte.
- Sleep bestanden naar het uploadgebied, of klik om bestanden te selecteren.
- Het document wordt geüpload en verschijnt in de documentenlijst van de transactie.
U kunt meerdere documenten aan één transactie koppelen.
Ondersteunde bestandsformaten
Financica accepteert de meest gangbare bestandsformaten:
- PDF-documenten
- Afbeeldingen (PNG, JPG, HEIC)
- XML-bestanden (inclusief UBL-facturen)
- Spreadsheets en andere kantoordocumenten
De maximale bestandsgrootte is 100 MB per bestand.
UBL-factuurherkenning
Wanneer u een XML-bestand uploadt, controleert Financica automatisch of het een UBL-factuur (Universal Business Language) betreft. Indien dat het geval is:
- Het bestand wordt geüpload als documentbijlage.
- Financica verwerkt de UBL-inhoud en maakt automatisch een factuurrecord aan.
- U ontvangt een melding die bevestigt of er een nieuwe factuur is aangemaakt of gekoppeld aan een bestaande.
Dit is handig voor elektronische facturatieprocessen waarbij u facturen in gestructureerd XML-formaat ontvangt.
Bijlagen beheren
In het detailoverzicht van de transactie ziet u alle gekoppelde documenten met bestandsnamen en -groottes. Documenten worden veilig opgeslagen in de cloud en zijn toegankelijk voor alle teamleden met toegang tot de transactie.
Elk bestand dat u koppelt, verschijnt ook in het onderdeel Documenten in de zijbalk: zie de documentenbibliotheek.