Documenten koppelen aan transacties

Elke transactie in Financica kan ondersteunende documenten bevatten: bonnetjes, facturen, contracten of andere bestanden die als bewijs dienen voor de transactie.

Waarom documenten koppelen?

• Naleving van auditvereisten - De belastingdienst kan bewijsstukken vragen voor aftrekposten en uitgaven.
• Duidelijkheid voor uw boekhouder - Uw boekhouder kan het originele document bekijken zonder het aan u te hoeven vragen.
• Dossierbeheer - Alle documenten worden centraal opgeslagen en gekoppeld aan de relevante transactie.

Een document koppelen

1. Open een transactie vanuit de transactielijst.
2. Scroll naar het documentengedeelte.
3. Sleep bestanden naar het uploadgebied, of klik om bestanden te selecteren.
4. Het document wordt geüpload en verschijnt in de documentenlijst van de transactie.

U kunt meerdere documenten aan één transactie koppelen.

Ondersteunde bestandsformaten

Financica accepteert de meest gangbare bestandsformaten:

• PDF-documenten
• Afbeeldingen (PNG, JPG, HEIC)
• XML-bestanden (inclusief UBL-facturen)
• Spreadsheets en andere kantoordocumenten

De maximale bestandsgrootte is 100 MB per bestand.

UBL-factuurherkenning

Wanneer u een XML-bestand uploadt, controleert Financica automatisch of het een UBL-factuur (Universal Business Language) betreft. Indien dat het geval is:

1. Het bestand wordt geüpload als documentbijlage.
2. Financica verwerkt de UBL-inhoud en maakt automatisch een factuurrecord aan.
3. U ontvangt een melding die bevestigt of er een nieuwe factuur is aangemaakt of gekoppeld aan een bestaande.

Dit is handig voor elektronische facturatieprocessen waarbij u facturen in gestructureerd XML-formaat ontvangt.

Bijlagen beheren

In het detailoverzicht van de transactie ziet u alle gekoppelde documenten met bestandsnamen en -groottes. Documenten worden veilig opgeslagen in de cloud en zijn toegankelijk voor alle teamleden met toegang tot de transactie.

Centraal documentenarchief

Alle documenten die bij transacties (en facturen) zijn geüpload, zijn ook bereikbaar via het onderdeel Documenten in de zijbalk. Zo heeft u één centrale plek om alle ondersteunende bestanden binnen uw organisatie te doorzoeken en te raadplegen.