Bankafschriften importeren

Als uw bank geen automatische synchronisatie ondersteunt, of als u historische transacties wilt importeren, kunt u bankafschriften handmatig uploaden. Financica leest het bestand, toont u wat er gevonden werd en boekt de transacties in uw grootboek zodra u bevestigt.

Bankafschriften importeren openen

Ga naar Gegevensbronnen > Bankafschriften in de zijbalk.

Ondersteunde formaten

U kunt meerdere bestanden tegelijk uploaden. Elk bestand wordt afzonderlijk verwerkt en krijgt zijn eigen doelrekening en zijn eigen voorbeeldweergave. Eén bestand mag maximaal 50 MB groot zijn.

CSV — Alleen bankspecifieke CSV-indelingen worden herkend: Wise, Revolut, Mercury (zowel de QuickBooks- als de NetSuite-export) en KBC (Engelse en Franse exports, inclusief de Latin-1-bestanden met accenten die KBC voor niet-Engelse locales aanmaakt). Een generiek CSV-bestand van een andere bank wordt geweigerd met een melding dat het formaat niet ondersteund wordt. Exporteer in dat geval een CAMT.053-bestand of een PDF bij die bank.
CODA — Het Belgische formaat voor bankafschriften (Febelfin), dat elke Belgische bank exporteert en dat boekhouders via Codabox ontvangen. Het wordt herkend aan de inhoud, hoe het bestand ook heet (.cod, .txt, een bankspecifiek achtervoegsel). Boekingsdatum, bedrag, naam en rekening van de tegenpartij, de gestructureerde mededeling (OGM) en de transactiecode van de bank worden allemaal gelezen. Een gestructureerde mededeling wordt de referentie van de transactie in de vorm +++xxx/xxxx/xxxxx+++, zodat een klantbetaling met de referentie op uw factuur eraan gekoppeld wordt. Een gegroepeerde betaling (één regel op de rekening met meerdere begunstigden eronder) wordt als één transactie geïmporteerd, met de details erbij. Een bestand met meerdere dagafschriften wordt volledig geïmporteerd.
CAMT.053 (XML) — Het ISO 20022-formaat voor bankafschriften, dat de meeste Europese banken exporteren. Boekingsdatum, bedrag, tegenpartij, referenties, transactiecodes en wisselkoersgegevens worden allemaal uit het bestand gelezen. Alleen het eerste afschrift in het bestand wordt geïmporteerd: exporteer dus één afschrift per bestand. Boekingen die nog als in behandeling gemarkeerd staan, worden net als geboekte posten geïmporteerd.
PDF — Het afschrift van eender welke bank, in eender welke taal. Dit is de meest flexibele weg, en die welke de meeste controle vraagt. Zie hieronder.

In een CSV-, CODA- of CAMT.053-bestand worden regels zonder bruikbare datum, of met een bedrag van nul, overgeslagen, en vermeldt de voorbeeldweergave hoeveel voordat u iets bevestigt. Op de PDF-wegen zegt dat cijfer minder: de AI-analyse telt alleen de regels waarvan ze de datum niet kon lezen, en de KBC-parser meldt altijd nul overgeslagen regels. Vergelijk bij een PDF dus het aantal transacties met het afschrift in plaats van op dat cijfer te vertrouwen.

Hoe PDF-afschriften gelezen worden

Een PDF-afschrift volgt automatisch een van deze drie wegen:

Een bankspecifieke parser, wanneer Financica de bank herkent. Vandaag is dat KBC en geen enkele andere bank. Datums, bedragen en afschriftnummers worden exact gelezen zoals ze gedrukt staan, zonder interpretatie; de naam van de tegenpartij, haar rekening en de mededeling worden vervolgens door de AI-analyse opgeschoond, en dat is het deel dat een blik verdient. Dit is de betrouwbaarste weg die beschikbaar is. Ze leest de saldokolom niet, zodat een KBC-PDF nooit een beginsaldo oplevert; zie verderop.
De AI-analyse, voor elke andere bank. De tekst van het afschrift wordt aan een model gegeven dat zelf de kolommen, de taal en de tekenconventie uitzoekt. Dat maakt de PDF van een willekeurige bank überhaupt importeerbaar, maar het is een lezing van het document, geen gegarandeerde transcriptie.
OCR, wanneer de PDF helemaal geen tekst bevat (een scan of een foto van een afschrift). De pagina's worden eerst naar tekst omgezet en daarna langs een van de twee bovenstaande wegen geleid. OCR duurt langer: de upload komt terug als "in verwerking" en de voorbeeldweergave verschijnt zodra de pagina's gelezen zijn. De kwaliteit volgt de scan: een scheve pagina of een lage resolutie is de voornaamste bron van fouten.

De AI-analyse kent grenzen die u best kent:

Het afschrift wordt opgesplitst in blokken die stuk voor stuk gelezen worden: een lang afschrift vraagt dus meerdere doorlopen. Vijf pagina's is het plafond, maar een blok wordt ook begrensd door de hoeveelheid tekst die het bevat, en bij een druk afschrift is dat meestal wat de opsplitsing bepaalt, zodat de blokken vaak korter zijn. Elk doorloop heeft zijn eigen tijdslimiet; mislukt er één, dan mislukt de analyse van het hele bestand en wordt u gevraagd het opnieuw te proberen. Een zeer omvangrijk afschrift opsplitsen in kortere periodes volstaat doorgaans om het toch verwerkt te krijgen.
Waar een afschrift een doorlopend saldo afdrukt, gebruikt Financica dat als controlegetal: het saldo van elke regel moet gelijk zijn aan het vorige saldo plus het bedrag van die regel. Een afwijking betekent dat een regel gemist, gedupliceerd of van het verkeerde teken voorzien werd. Het blokkeert de import niet: komt het eindsaldo in Financica niet overeen met het eindsaldo op het afschrift, dan is dat het signaal om de geïmporteerde regels na te kijken.
Een blok dat veel minder transacties oplevert dan de rest van het document, wordt automatisch een tweede keer gelezen, en het beste van beide antwoorden wordt behouden. Dat beschermt tegen een stilzwijgend afgekapte lezing, maar het is geen bewijs van volledigheid.

Welke weg ook gevolgd werd, controleer deze drie zaken tegenover het papieren afschrift voor u verdergaat: het aantal transacties, het eindsaldo en het teken van enkele terugbetalingen of ontvangsten.

Hoe importeren

Sleep de bestanden naar de uploadzone, of klik om ze te selecteren. De analyse start meteen en elk bestand krijgt zijn eigen regel.
Kies de doelrekening voor elk bestand. Alleen bankrekeningen in de valuta van het afschrift worden aangeboden. Bestaat er geen, kies dan om er een aan te maken: bij een PDF worden het IBAN en de BIC die op het afschrift gevonden werden al ingevuld.
Controleer de voorbeeldweergave: formaat, aantal transacties, overgeslagen regels, valuta en periode.
Importeer. De transacties worden geboekt en het bestand zelf wordt bewaard zodat u het later kunt downloaden.

Het geüploade bestand wordt ook bewaard wanneer de analyse mislukt: een afschrift dat Financica niet kon lezen, blijft in de lijst staan en blijft downloadbaar.

Ondersteunde valuta's

Financica ondersteunt 37 valuta's, waaronder de euro, het pond sterling, de Amerikaanse dollar en de meeste Europese en grote wereldvaluta's. Bevat een afschrift een valuta buiten die lijst, dan wordt de import geblokkeerd voor er iets geboekt wordt, en vermeldt de melding welke valuta's u wel kunt gebruiken. Een afschrift met meerdere valuta's vereist een bankrekening per valuta.

Beginsaldo's

Waar het afschrift een doorlopend saldo afdrukt, berekent Financica wat er op de rekening stond vóór de eerste transactie (het saldo van de eerste regel min het bedrag ervan) en boekt dat als beginsaldo, gedateerd op de dag vóór die transactie. De CSV-exports van Wise, Revolut en KBC bevatten er een, een CODA-bestand altijd (het vermeldt het saldo vóór de eerste beweging), net als een PDF die door de AI-analyse gelezen wordt zodra het afschrift een saldokolom afdrukt. CAMT.053- en Mercury-exports niet, en een KBC-PDF evenmin, want de KBC-parser leest alleen datums en bedragen. Een KBC-PDF importeren boekt dus nooit een beginsaldo; gebruik de CSV-export van KBC als u er een nodig hebt.

Dat is van belang voor de aansluiting: zonder beginsaldo zou een rekening waarvan de historiek pas halverwege begint een saldo tonen dat alleen uit de geïmporteerde transacties bestaat, en zou ze nooit met uw bank overeenstemmen.

Drie regels houden dit veilig:

Het wordt alleen geboekt op een rekening zonder transacties. Een import in een rekening met bestaande historiek raakt het saldo ervan nooit aan.
De beslissing valt één keer per rekening, definitief. Verwijdert u de beginboeking bewust, dan zet een latere import ze niet terug.
Een beginsaldo van nul wordt niet geboekt.

De tegenboeking komt op de eigenvermogensrekening Correcties beginsaldo, zodat de balans in evenwicht blijft zolang u slechts over een gedeeltelijke historiek beschikt.

Wat het boeken precies doet

Elke geïmporteerde regel wordt een echte dubbele boeking, gemarkeerd als afgehandeld:

De ene zijde komt op de bankrekening die u geselecteerd hebt, voor het bedrag en in de valuta van de afschriftregel.
De andere zijde komt op Niet-gecategoriseerde opbrengsten of Niet-gecategoriseerde kosten, afhankelijk van de richting.

Die tweede zijde is een wachtplaats, geen antwoord. Het werk na een import bestaat erin die transacties te categoriseren, handmatig of met de AI-suggesties. Zie Transacties categoriseren.

Hebt u Stripe gekoppeld, dan worden uitbetalingsregels in het afschrift tijdens de import tegenover uw Stripe-uitbetalingen gelegd, zodat een uitbetaling niet twee keer geboekt wordt.

Wise-afschriften

CSV-exports van Wise worden grondiger verwerkt dan een gewoon afschrift, omdat één Wise-regel vaak meer dan één geldbeweging beschrijft:

Kosten — Draagt een regel kosten, dan worden die op een aparte boeking Wise-bankkosten gezet en behoudt de kostenzijde het brutobedrag. Uw kosten worden niet onderschat en de vergoeding blijft zichtbaar.
Valutaomzettingen — Een omzetting boekt beide zijden via de rekening Valutawissel, zodat het geld dat het ene saldo verlaat en op het andere toekomt één transactie vormt in plaats van twee losstaande.
Betalingen die bij uitvoering omgezet worden — Betaalt u in de ene valuta vanuit een saldo in een andere, dan registreert de transactie het bedrag dat uw saldo verlaat, beide zijden van de wissel, de kosten, en de uitgave in de valuta waarin de begunstigde effectief betaald werd.
Cashback — Geboekt op een opbrengstenrekening Wise Cashback in plaats van ongecategoriseerd te blijven.
Kosten voor kaart- of rekeninggegevensbestellingen — Geboekt op Wise-bankkosten.
Ontbrekende valutarekeningen — Bevat een Wise-afschrift een valuta waarvoor u geen rekening hebt, dan wordt automatisch een Wise-rekening in die valuta aangemaakt. Dit geldt alleen voor Wise-afschriften.
Dezelfde afschrijving in twee afschriften — Een beweging die Wise als een valutaomzetting bestempelt, verschijnt in beide valuta-afschriften. Het importeren van het tweede afschrift voegt samen met de bestaande transactie in plaats van een tweede exemplaar aan te maken. Alleen regels die Wise zo bestempelt worden over afschriften heen herkend; al wat anders in beide staat, wordt twee keer geïmporteerd.
Terugboekingen en reserveringen — Regels met hetzelfde Wise-transactienummer worden gegroepeerd. Is hun nettobedrag niet nul (een afschrijving met een gedeeltelijke terugbetaling van kosten), dan worden ze tot één transactie samengevoegd. Is het nettobedrag exact nul (een afschrijving en de volledige terugboeking ervan, het patroon achter reserveringen bij taxidiensten en tankstations), dan blijven het twee transacties, omdat elke zijde op zich betekenis heeft. Hoeveel groepen samengevoegd en hoeveel apart gehouden werden, wordt als waarschuwing op de import bewaard en leest u in de tooltip op het statuslabel ervan in de importhistoriek.

Duplicaten

Hoe goed Financica een reeds geziene transactie herkent, hangt af van het formaat:

Wise-afschriften dragen de transactienummers van Wise zelf. Een regel die overeenkomt met een transactie die al in uw boeken staat, uit een eerdere Wise-import of uit een gekoppelde Wise-rekening, werkt die transactie bij in plaats van een tweede aan te maken. Daardoor is het opnieuw importeren van een overlappende Wise-export veilig.
CODA-bestanden identificeren elke beweging aan rekening, afschriftnummer en positie, die van export tot export gelijk blijven. Een al geïmporteerd of overlappend bestand opnieuw importeren werkt de bestaande transacties bij in plaats van een tweede kopie te maken.
Alle andere formaten (Revolut, Mercury, KBC, CAMT.053 en PDF) hebben geen kenmerk dat van export tot export standhoudt: regels worden alleen geïdentificeerd door hun positie in het bestand dat geïmporteerd wordt. Hetzelfde bestand, of een reeds geïmporteerde periode, opnieuw importeren boekt die transacties een tweede keer.

Beperk uw imports dus tot periodes die u nog niet gedekt hebt; importeert u toch een overlappend bestand, maak de import dan ongedaan in plaats van de transacties een voor een te verwijderen.

Transacties die via een automatische bankkoppeling binnenkomen, worden apart ontdubbeld, op de eigen referenties van de bank. Zie Bankrekeningen koppelen.

Importhistoriek

De bankafschriftenpagina toont elk geüpload bestand, of het nu tot een import geleid heeft of niet. Elke rij toont de bestandsnaam, met het bronformaat als klein pictogram ernaast en de gedekte periode op een regel eronder, daarna de rekening, een statuslabel en de datum van de upload.

Het statuslabel draagt de cijfers. Houd de muis erboven om te zien hoeveel transacties geïmporteerd werden, hoeveel regels overgeslagen werden, hoeveel als duplicaat geteld werden, het totale aantal regels, en de waarschuwingen en fouten per regel.
Downloaden — in het actiemenu van de rij: het originele bestand, precies zoals het geüpload werd.
Ongedaan maken en verwijderen — eveneens in het actiemenu: verwijdert de transacties die deze import aanmaakte en ontkoppelt de factuurbetalingen die eraan gekoppeld waren. Gebruik dit om een foute of dubbele import in één keer terug te draaien. Het wordt alleen aangeboden voor rijen die een import geworden zijn; een bestand waarvan de analyse mislukte, kunt u enkel downloaden.

Aanbevelingen

Importeer chronologisch — Begin met de oudste afschriften en werk vooruit, zodat beginsaldo's en doorlopende saldo's op elkaar aansluiten.
Eén rekening per bestand — Een bestand hoort één bankrekening te dekken. Wise-exports met meerdere valuta's zijn de uitzondering en worden voor u afgehandeld.
Verkies gestructureerde formaten — CODA, CAMT.053 en een ondersteund CSV-bestand zijn transcripties; een PDF is een lezing van een document. Gebruik de PDF-weg wanneer er niets beters voorhanden is.
Controleer het eindsaldo — Vergelijk het rekeningsaldo in Financica met het saldo op het afschrift. Dat is de snelste manier om een gemiste of verkeerd getekende regel te vinden.
Importeer een periode geen twee keer — Buiten Wise en CODA houdt niets u tegen. Kijk eerst de importhistoriek na.
Gebruik automatische synchronisatie waar mogelijk — Handmatige imports zijn een terugvaloptie. Een gekoppelde rekening is betrouwbaarder voor de doorlopende boekhouding. Zie Bankrekeningen koppelen.