Klantenlisting

De klantenlisting is de jaarlijkse aangifte die btw-plichtige ondernemingen in België indienen voor hun klanten met een Belgisch btw-nummer: per klant de omzet die in het kalenderjaar werd gefactureerd en de btw die daarop werd aangerekend. Financica bouwt de listing op uit je verkoopfacturen en exporteert ze als XML-bestand voor Intervat.

Het rapport is alleen beschikbaar voor organisaties met België als land.

De klantenlisting openen

Ga naar Rapporten > Klantenlisting. Het rapport opent op het vorige kalenderjaar, het jaar dat je normaal in het voorjaar indient. Gebruik de pijlen of de jaarkiezer om een ander jaar te kiezen.

Kies je het lopende jaar, dan verschijnt een waarschuwing: het jaar is nog niet afgelopen, dus de listing verandert nog terwijl je factureert.

De uiterste datum

De listing moet uiterlijk op 31 maart van het jaar na het jaar dat ze dekt, ingediend zijn. Een laattijdige indiening kan een boete tot gevolg hebben. De knop Hoe indienen in de rapportkop herhaalt de datum naast de indieningsstappen.

Welke klanten verschijnen

Een klant komt op de listing wanneer aan alle voorwaarden is voldaan:

Je hebt hem tijdens het jaar gefactureerd — de listing leest je verkoopfacturen (klantfacturen) met een factuurdatum in het geselecteerde kalenderjaar. Geannuleerde facturen tellen niet mee, leveranciersfacturen evenmin.
De factuur is aan een klantfiche gekoppeld — een factuur zonder relatie kan niet toegewezen worden en blijft buiten de listing.
De klantfiche draagt een bruikbaar fiscaal nummer — alleen het eerste fiscale nummer op de fiche wordt gelezen. Kan daar een land uit afgeleid worden, dan wordt dat land gebruikt; zo niet, dan geldt het land van het adres van de klant en wordt het nummer overgenomen zoals het is ingevoerd. Een klant waarvan het eerste nummer geen van beide oplevert, valt volledig buiten de listing, ook als er verderop in de lijst een geldig Belgisch btw-nummer staat. Zet het btw-nummer dat je wil aangeven dus als eerste. Corrigeer dat op de fiche van de klant onder Klanten.

Twee filters verfijnen daarna het resultaat. Beide staan standaard aan en zitten in het menu Filters in de kop:

Alleen Belgische btw-nummers — houdt enkel klanten met een Belgisch (BE) btw-nummer over. Dat is wat de aangifte vraagt; zet het alleen af om de onderliggende gegevens te bekijken.
Min. omzet € 250 — laat klanten vallen met een jaaromzet onder € 250 exclusief btw. Dat is de wettelijke drempel waaronder een klant niet vermeld hoeft te worden.

De filters maken deel uit van de URL van de pagina, en de XML die je downloadt weerspiegelt exact de selectie op het scherm. Zet je een filter af om iets na te kijken, zet hem dan weer aan vóór de export.

Hoe je de bedragen leest

Elke lijn toont de klant, zijn land, het volledige btw-nummer en twee bedragen:

Omzet (excl. btw) — de som van de factuurbedragen van het jaar, vóór btw.
Btw-bedrag — de som van de btw die op die facturen werd aangerekend.

De voettekst telt beide kolommen op en toont het aantal klanten op de listing.

Alle bedragen zijn in euro. Een factuur in een andere munt wordt omgerekend tegen de referentiekoers van de Europese Centrale Bank van haar eigen factuurdatum, niet tegen één koers voor het hele jaar: een munt die tussen januari en december bewoog, wordt dus weergegeven zoals ze op elke factuur stond.

Is er voor een munt op een van die datums geen referentiekoers beschikbaar, dan meldt het rapport dat en wordt de XML-download geblokkeerd, in plaats van een totaal in te dienen dat euro's met een niet-omgerekend bedrag vermengt.

Klik op een klantnaam om de fiche te openen en de facturen achter het cijfer na te kijken.

Waarschuwingen om op te lossen vóór de indiening

Dubbele btw-nummers — delen twee klantfiches hetzelfde btw-nummer, dan is het bestand ongeldig: dezelfde klant zou twee keer aangegeven worden. Corrigeer de btw-nummers, of voeg de dubbele klanten samen, vóór de export.
Btw-nummer niet geconfigureerd — het bestand identificeert jou als aangever, dus je eigen btw-nummer moet ingevuld zijn in Instellingen > Organisatie. Zolang dat niet zo is, blijft de knop XML downloaden uitgeschakeld.

De XML voor Intervat downloaden

Klik op XML downloaden in de kop. Het bestand is een klantenlistingaangifte voor het geselecteerde jaar, opgebouwd uit de lijnen op het scherm, en wordt op Intervat geüpload via Aangifte per bestand.

De knop Hoe indienen overloopt de stappen:

Download het XML-bestand van de klantenlisting.
Log in op Intervat met itsme of een andere beschikbare methode.
Selecteer het profiel met je ondernemingsnummer.
Upload het bestand onder "Aangifte per bestand".
Volg de stappen om de indiening af te ronden.

Nihil-listings

Voldoet geen enkele klant aan de voorwaarden voor het jaar, dan toont het rapport een lege staat in plaats van een tabel. Je moet toch indienen: een nihil (blanco) listing dien je handmatig in via Intervat, en de knop Hoe indienen somt de stappen voor dat geval op, via "Aangifte per scherm" met het vakje "Ik wil een nihil-aangifte doen" aangevinkt.

Zie ook

Btw-aangiften — de periodieke aangifte en haar eigen Intervat-export.