Approuver une facture écrit une écriture comptable dans vos livres. À partir de ce moment, l'écriture est un constat de ce que disaient vos livres à cette date, et Financica ne la réécrit jamais sur place. Chaque correction est une nouvelle écriture, qui se place à côté de l'originale et explique la différence.
C'est la discipline comptable habituelle, et c'est aussi ce qui rend vos livres démontrables : un lecteur peut suivre ce que vous aviez comptabilisé au départ, ce que vous avez décidé ensuite, et quand vous l'avez décidé.
Une facture, une écriture
Une facture possède exactement une écriture comptabilisée. Il n'existe aucun moyen de se retrouver avec deux comptabilisations pour la même facture, ni qu'une comptabilisation survive à la facture à laquelle elle appartient. Si la facture libère son écriture, que ce soit parce que vous avez annulé l'approbation, annulé la facture ou supprimé celle-ci, l'écriture disparaît avec elle dans le même geste.
Choisir la bonne correction
Le montant est faux, ou la facture ne doit pas subsister. Utilisez une note de crédit, ou demandez au fournisseur un document corrigé. Voir Notes de crédit. La facture d'origine et son écriture restent dans les livres, et la note de crédit les réduit ou les annule avec sa propre écriture.
Les comptes ou la ventilation TVA sont faux. Passez une écriture de reclassification depuis Transactions, avec Nouvelle écriture comptable. Elle déplace le montant du compte où il a atterri vers le compte auquel il appartient, à la date de votre décision.
La charge ou le produit appartient à un autre exercice. Utilisez l'onglet Report de la facture. Voir Déplacer une charge ou un produit vers un autre exercice. La comptabilisation reste où elle est et une paire d'écritures distincte déplace le résultat vers le bon exercice.
La place de l'annulation d'approbation
Annuler l'approbation ne fait pas partie de ces routes. Cette action supprime l'écriture comptable et ramène la facture à « À vérifier », de sorte qu'une nouvelle approbation écrit une écriture neuve à partir des détails actuels de la facture. C'est l'outil adéquat tant que la période est encore ouverte et que vous n'avez rien déposé dessus : la facture a été mal saisie, personne ne s'est encore appuyé sur les chiffres, et il n'y a rien à préserver de la première tentative.
Ce n'est pas un moyen de retraiter une période déjà clôturée, ni une déclaration de TVA déjà déposée. Dans ces cas, la correction passe par une nouvelle écriture.
Annuler la facture agit de la même façon sur l'écriture, mais marque en plus la facture elle-même comme annulée. Utilisez cette action quand le document n'aurait jamais dû figurer dans vos livres.
Une fois la période clôturée
Clôturer une période fige les écritures datées à l'intérieur. Cela vaut aussi pour les comptabilisations de factures : annuler l'approbation, annuler ou supprimer une facture dont l'écriture se trouve dans une période clôturée est refusé, et Financica vous le dit plutôt que de laisser discrètement l'écriture derrière elle.
Deux façons d'avancer :
- Corriger dans une période ouverte. Une note de crédit, une écriture de reclassification ou une paire de report, datée du jour de votre décision. C'est presque toujours la bonne réponse, et c'est celle que votre comptable attend.
- Rouvrir la période. Dans Paramètres > Périodes comptables, si le changement est bien celui que vous voulez faire et que rien n'a encore été déposé sur la période. La réouverture est délibérée et enregistrée.
Ce qui n'est jamais bloqué
Rien de tout cela ne limite votre capacité à corriger vos livres. Extourner une écriture est toujours possible, car une extourne est une écriture à part entière et laisse l'originale intacte. Ce qui n'est pas permis, c'est de remplacer discrètement une comptabilisation par une autre sans laisser de trace de l'existence de la première.