Een factuur goedkeuren schrijft een journaalpost in uw boeken. Vanaf dat ogenblik is die post een vaststelling van wat uw boeken op die datum zegden, en Financica herschrijft ze nooit ter plaatse. Elke correctie is een nieuwe post die naast de oorspronkelijke komt te staan en het verschil verklaart.
Dat is de gewone boekhoudkundige discipline, en het is ook wat uw boeken aantoonbaar maakt: een lezer kan volgen wat u oorspronkelijk boekte, wat u daarna besliste, en wanneer u dat besliste.
Eén factuur, één journaalpost
Een factuur bezit precies één geboekte journaalpost. Er is geen enkele manier om twee boekingen voor dezelfde factuur te krijgen, en geen enkele manier waarop een boeking de factuur waartoe ze behoort kan overleven. Laat de factuur haar post los, of dat nu is omdat u de goedkeuring introk, de factuur annuleerde of ze verwijderde, dan verdwijnt de post in dezelfde beweging mee.
De juiste correctie kiezen
Het bedrag is fout, of de factuur hoort niet te blijven staan. Gebruik een creditnota, of vraag de leverancier een gecorrigeerd document. Zie Creditnota's. De oorspronkelijke factuur en haar journaalpost blijven in de boeken, en de creditnota vermindert of annuleert ze met haar eigen post.
De rekeningen of de btw-opsplitsing kloppen niet. Boek een herclassificatiepost vanuit Transacties, met Nieuwe journaalboeking. Ze verplaatst het bedrag van de rekening waar het terechtkwam naar de rekening waar het thuishoort, gedateerd op het ogenblik van uw beslissing.
De kost of opbrengst hoort in een ander boekjaar. Gebruik het tabblad Overlopende post op de factuur. Zie Een kost of opbrengst naar een ander boekjaar verplaatsen. De boeking blijft waar ze staat en een apart paar posten verplaatst het resultaat naar het juiste jaar.
Waar goedkeuring intrekken past
Goedkeuring intrekken hoort niet bij die routes. Het verwijdert de journaalpost en zet de factuur terug op "Ter controle", zodat een nieuwe goedkeuring een verse post schrijft uit de huidige factuurgegevens. Dat is het juiste middel zolang de periode nog open is en u er niets op indiende: de factuur werd verkeerd opgenomen, niemand steunde nog op de cijfers, en er valt aan de eerste poging niets te bewaren.
Het is geen manier om een reeds afgesloten periode te herwerken, of een btw-aangifte die u al indiende. Daarvoor hoort de correctie in een nieuwe post.
Annuleren doet hetzelfde met de journaalpost, maar markeert bovendien de factuur zelf als geannuleerd. Gebruik dat wanneer het document nooit in uw boeken had mogen staan.
Zodra de periode afgesloten is
Een periode afsluiten bevriest de posten die erin gedateerd zijn. Dat geldt ook voor factuurboekingen: de goedkeuring intrekken, annuleren of een factuur verwijderen waarvan de post in een afgesloten periode ligt, wordt geweigerd, en Financica zegt het u in plaats van de post stilzwijgend achter te laten.
Twee wegen vooruit:
- Corrigeer in een open periode. Een creditnota, een herclassificatiepost of een paar overlopende posten, gedateerd op het ogenblik van uw beslissing. Dat is bijna altijd het juiste antwoord, en het is het antwoord dat uw boekhouder verwacht.
- Open de periode opnieuw. In Instellingen > Boekhoudperiodes, als u de wijziging echt wil doorvoeren en er nog niets op de periode werd ingediend. Heropenen is bewust en wordt geregistreerd.
Wat nooit geblokkeerd wordt
Niets hiervan beperkt uw mogelijkheid om uw boeken recht te zetten. Een post tegenboeken kan altijd, want een tegenboeking is een post op zich en laat de oorspronkelijke ongemoeid. Wat niet kan, is een boeking stilzwijgend vervangen door een andere zonder spoor dat de eerste ooit bestond.