Notes de crédit

Une note de crédit est un document qui réduit ou annule le montant dû sur une facture. Dans Financica, les notes de crédit sont des enregistrements à part entière qui apparaissent aux côtés des factures classiques dans les sections Dépenses et Revenus.

Fonctionnement des notes de crédit

Les notes de crédit suivent le même cycle de vie que les factures classiques -- elles peuvent être reçues, comptabilisées, annulées et supprimées. La différence principale est qu'une note de crédit représente un montant négatif : de l'argent dû à l'acheteur.

Les notes de crédit peuvent être :

• Entrantes -- Une note de crédit de votre fournisseur, réduisant ce que vous lui devez. Apparaît dans les Dépenses.
• Sortantes -- Une note de crédit que vous émettez à votre client, réduisant ce qu'il vous doit. Apparaît dans les Revenus.

Origine documentaire et application financière

Une note de crédit entretient deux relations distinctes avec les factures, que Financica suit séparément :

• Émise pour -- La facture en réponse à laquelle cette note de crédit a été établie. C'est un fait documentaire, repris directement de la note de crédit elle-même (par ex. un champ BillingReference en UBL, ou un numéro de référence sur un PDF). Il enregistre pourquoi la note de crédit existe. Financica l'affiche sous la forme « Émise pour la facture [numéro] » en haut de la page de détail de la note de crédit. Toutes les notes de crédit ne référencent pas une facture précise (par ex. les gestes commerciaux).

• Appliquée à -- La ou les factures dont cette note de crédit a servi à réduire le solde dû. C'est un fait comptable enregistré dans vos livres au moment où vous appliquez activement le crédit. Une note de crédit émise pour la facture A peut légitimement être appliquée à la facture B si cela convient mieux à votre comptabilité.

Ces deux notions utilisent un vocabulaire proche mais sont indépendantes. Une note de crédit peut être émise pour une facture et appliquée à une autre, ou appliquée en montants partiels sur plusieurs factures.

Créer des notes de crédit

Les notes de crédit peuvent être ajoutées à Financica de plusieurs manières :

• Téléversement -- Téléversez un PDF ou une image d'une note de crédit. Le moteur OCR extrait les données comme pour une facture classique.
• Import UBL -- Téléversez une note de crédit UBL XML pour un import structuré et précis.
• Peppol -- Recevez des notes de crédit électroniquement via le réseau Peppol. Voir Facturation électronique.
• Synchronisation Stripe -- Les notes de crédit Stripe sont importées automatiquement lorsque votre intégration Stripe est connectée.

Appliquer un crédit à une facture

Une fois la note de crédit disponible, vous pouvez l'appliquer à une ou plusieurs factures pour réduire leur solde dû. Ouvrez la page de détail de la note de crédit et utilisez la section Réconciliation du crédit.

1. Sélectionnez la facture à laquelle vous souhaitez appliquer le crédit. Financica suggère les factures candidates partageant la même direction, devise et contrepartie. Si la note de crédit référence une facture précise (le lien « émise pour »), cette facture apparaît comme suggestion par défaut.
2. Saisissez le montant à appliquer (jusqu'au solde de crédit restant).
3. Cliquez sur Appliquer.

Lorsque le crédit est appliqué :

• Les deux documents sont comptabilisés s'ils ne l'étaient pas encore.
• Une écriture de compensation est créée, qui solde les deux documents dans les comptes (voir ci-dessous).
• Le solde restant de la note de crédit diminue du montant appliqué.
• Le solde dû de la facture cible diminue du même montant.
• Les statuts de paiement des deux enregistrements se mettent à jour automatiquement (par ex. de « Impayée » à « Partiellement payée » ou « Payée »).
• Le règlement apparaît dans l'Historique des applications de la note de crédit et dans la liste des transactions liées de la facture, en tant que « Règlement par note de crédit ».

Vous pouvez appliquer une note de crédit partiellement sur plusieurs factures, ou appliquer le montant total à une seule facture. Pour retirer une application, cliquez sur Supprimer dans l'Historique des applications.

Obligations de remboursement : quand une note de crédit dépasse le solde dû de la facture

Appliquer une note de crédit à une facture n'a de sens qu'à concurrence du solde dû restant de cette facture. Tout ce qui va au-delà n'est pas un règlement, mais une obligation de remboursement : de l'argent qui doit quitter votre compte bancaire (ou y arriver) pour restituer effectivement les fonds à la contrepartie.

Financica suit l'obligation de remboursement sous la forme du montant « dû » restant de la note de crédit. Le cycle de vie compte trois états :

1. Émise. La note de crédit existe. Sa valeur totale est ouverte. Aucun mouvement de trésorerie n'a eu lieu.
2. Partiellement réglée par application. La part qui tient dans le solde dû d'une facture est appliquée ; le solde de la facture et le montant dû de la note de crédit diminuent tous deux d'autant. Aucun mouvement de trésorerie.
3. Réglée par remboursement. Le montant dû restant est apuré lorsqu'un paiement de remboursement est enregistré sur la note de crédit depuis un compte bancaire, exactement comme un paiement solde une facture.

Un exemple chiffré pour une note de crédit sortante :

• Un client paie intégralement une facture de 1 000 €. La facture est « Payée », solde 0 €.
• Vous décidez de le rembourser et émettez une note de crédit de 1 000 € sur cette facture.
• Comme la facture n'a plus de solde dû, aucune partie du crédit ne s'y applique. La note de crédit affiche « Dû : 1 000 € » -- votre obligation de remboursement.
• Vous virez 1 000 € de votre banque vers le client et enregistrez ce mouvement bancaire comme paiement sur la note de crédit. Le montant dû de la note de crédit tombe à 0 €. Les deux documents sont désormais clôturés.

La même logique vaut dans l'autre sens. Une note de crédit entrante d'un fournisseur est un remboursement qui vous est dû tant que vous n'avez pas enregistré l'encaissement bancaire qui la solde.

Le statut de la facture d'origine ne change pas lors de l'émission de la note de crédit : elle reste « Payée ». Une facture payée est un fait historique ; la nouvelle obligation vit sur la note de crédit.

Ce qui se passe dans vos livres lorsqu'un crédit est appliqué

Appliquer une note de crédit à une facture produit jusqu'à deux écritures dans vos comptes, selon que les documents étaient déjà comptabilisés ou non.

La comptabilisation de la note de crédit (si elle ne l'est pas encore)

Si la note de crédit n'est pas encore comptabilisée, Financica la comptabilise automatiquement au moment où vous l'appliquez. Cela crée une écriture aux montants inversés -- l'image miroir de la comptabilisation d'une facture classique :

Pour une note de crédit entrante (côté dépenses) :

Cette comptabilisation enregistre le fait économique que la note de crédit existe et réduit votre dette, indépendamment de la façon dont vous l'appliquerez au final.

L'écriture de compensation

Une fois les deux documents comptabilisés, une seconde écriture -- l'écriture de compensation -- enregistre dans les comptes le règlement entre la facture et la note de crédit :

Les deux lignes portent sur le même compte fournisseurs (ou clients). C'est correct et voulu : l'écriture relie explicitement les deux soldes opposés dans le grand livre auxiliaire et marque les deux documents comme réglés. L'effet net sur le solde du compte fournisseurs est nul -- seuls les soldes par document changent.

Cette conception en deux écritures préserve le cycle de vie propre à chaque document. La comptabilisation de la note de crédit enregistre le moment où le crédit a été reconnu ; l'écriture de compensation enregistre le moment où il a été consommé. Si vous retirez l'application par la suite, seule l'écriture de compensation est contre-passée -- la note de crédit reste comptabilisée.

Dans la section Transactions liées de l'un ou l'autre document, les écritures de compensation apparaissent sous le libellé « Règlement par note de crédit » plutôt que comme des paiements bancaires, puisqu'aucun argent ne transite par un compte bancaire.

Applications automatiques de crédit

Lorsqu'une note de crédit provient d'une source externe qui sait à quelle facture elle se rapporte, Financica applique automatiquement la part qui tient dans le solde dû actuel de la facture d'origine. Le reste, s'il y en a un, demeure sur la note de crédit en tant qu'obligation de remboursement, selon le cycle de vie décrit ci-dessus.

Cette règle est volontairement indépendante de la source : seule la part du crédit qui solde réellement un montant impayé est appliquée automatiquement. Tout ce qui ferait basculer la facture d'origine en « trop-payée » reste une obligation de remboursement, que vous réglerez explicitement lorsque l'argent bougera réellement.

Sources actuelles :

• Stripe -- Les notes de crédit Stripe répartissent leur montant entre une part « avant paiement » (celle qui réduit un solde de facture impayé) et une part « après paiement » (celle qui crée un remboursement). Financica n'applique automatiquement que la part avant paiement.
• UBL -- Si une note de crédit UBL entrante référence un numéro de facture précis, Financica détecte la relation entre documents et pré-remplit la suggestion de facture dans le panneau de réconciliation. Le crédit n'est pas appliqué automatiquement : vous confirmez vous-même l'application.

Les remboursements Stripe se règlent automatiquement

Lorsqu'une note de crédit Stripe a déclenché un remboursement, Stripe enregistre précisément quel remboursement appartient à la note de crédit. Financica utilise cet identifiant pour lier automatiquement la transaction bancaire du remboursement à la note de crédit dès que les deux sont synchronisées -- l'obligation de remboursement est réglée sans rapprochement manuel.

Ce lien automatique est une application de paiement ordinaire, vous gardez donc le contrôle :

• Il apparaît dans les Transactions liées de la note de crédit avec le bouton Délier habituel.
• Le déliage l'annule intégralement, et la synchronisation ne le recréera pas ensuite -- le lien n'est créé qu'une seule fois, à l'arrivée du remboursement. Si vous préférez rapprocher la note de crédit autrement, déliez une fois et organisez vos livres à votre façon.

Notes de crédit dans les rapports

Les notes de crédit comptabilisées apparaissent dans votre compte de résultat, votre bilan et vos déclarations de TVA comme les factures classiques, mais avec des montants inversés. Une note de crédit sortante réduit le chiffre d'affaires déclaré ; une note de crédit entrante réduit les charges déclarées.