Creditnota's

Een creditnota is een document dat het verschuldigde bedrag op een factuur vermindert of annuleert. In Financica zijn creditnota's volwaardige records die naast gewone facturen verschijnen in de secties Uitgaven en Inkomsten.

Hoe creditnota's werken

Creditnota's doorlopen dezelfde levenscyclus als gewone facturen -- ze kunnen worden ontvangen, geboekt, nietig verklaard en verwijderd. Het belangrijkste verschil is dat een creditnota een negatief bedrag vertegenwoordigt: geld dat terug verschuldigd is aan de koper.

Creditnota's kunnen zijn:

• Inkomend -- Een creditnota van je leverancier, die vermindert wat je hem verschuldigd bent. Verschijnt bij Uitgaven.
• Uitgaand -- Een creditnota die je uitreikt aan je klant, die vermindert wat hij jou verschuldigd is. Verschijnt bij Inkomsten.

Documentherkomst versus financiële toepassing

Een creditnota heeft twee verschillende relaties met facturen, die Financica apart bijhoudt:

• Uitgegeven voor -- De factuur waarop deze creditnota een antwoord is. Dat is een documentgegeven, rechtstreeks overgenomen uit de creditnota zelf (bijv. een BillingReference-veld in UBL, of een referentienummer op een PDF). Het legt vast waarom de creditnota bestaat. Financica toont dit als "Uitgegeven voor factuur [nummer]" bovenaan de detailpagina van de creditnota. Niet elke creditnota verwijst naar een specifieke factuur (bijv. een commerciële geste).

• Toegepast op -- De factuur of facturen waarvan het openstaand saldo met deze creditnota is verminderd. Dat is een boekhoudkundig feit dat in je boeken wordt vastgelegd wanneer je het tegoed effectief toepast. Een creditnota die voor factuur A is uitgegeven, mag gerust op factuur B worden toegepast als dat je boekhouding beter uitkomt.

Beide begrippen klinken gelijkaardig maar staan los van elkaar. Een creditnota kan voor de ene factuur zijn uitgegeven en op een andere worden toegepast, of in deelbedragen over meerdere facturen worden gespreid.

Creditnota's aanmaken

Creditnota's kunnen op verschillende manieren in Financica terechtkomen:

• Uploaden -- Upload een PDF of afbeelding van een creditnota. De OCR-engine extraheert de gegevens net als bij een gewone factuur.
• UBL-import -- Upload een UBL XML-creditnota voor nauwkeurige gestructureerde gegevensimport.
• Peppol -- Ontvang creditnota's elektronisch via het Peppol-netwerk. Zie Elektronische facturatie.
• Stripe-synchronisatie -- Creditnota's van Stripe worden automatisch geïmporteerd wanneer je Stripe-integratie is gekoppeld.

Tegoed toepassen op een factuur

Zodra je een creditnota hebt, kun je deze toepassen op een of meer facturen om hun openstaand saldo te verminderen. Open de detailpagina van de creditnota en gebruik de sectie Creditverrekening.

1. Selecteer de factuur waarop je het tegoed wilt toepassen. Financica stelt kandidaatfacturen voor met dezelfde richting, valuta en tegenpartij. Verwijst de creditnota naar een specifieke factuur (de koppeling "uitgegeven voor"), dan verschijnt die factuur als standaardsuggestie.
2. Voer het toe te passen bedrag in (tot het resterende tegoedsaldo).
3. Klik op Toepassen.

Wanneer tegoed wordt toegepast:

• Beide documenten worden geboekt als dat nog niet gebeurd was.
• Er wordt een verrekeningsboeking aangemaakt die beide documenten in de boeken afwikkelt (zie hieronder).
• Het resterende saldo van de creditnota daalt met het toegepaste bedrag.
• Het openstaand saldo van de doelfactuur daalt met hetzelfde bedrag.
• De betalingsstatussen van beide records worden automatisch bijgewerkt (bijv. van "Onbetaald" naar "Gedeeltelijk betaald" of "Betaald").
• De afwikkeling verschijnt in de Toepassingsgeschiedenis van de creditnota en in de lijst met gekoppelde transacties van de factuur, als "Verrekening met creditnota".

Je kunt een creditnota gedeeltelijk toepassen op meerdere facturen, of het volledige bedrag op één factuur toepassen. Klik op Verwijderen in de Toepassingsgeschiedenis om een toepassing ongedaan te maken.

Terugbetalingsverplichtingen: wanneer een creditnota het openstaand saldo van de factuur overstijgt

Een creditnota op een factuur toepassen heeft alleen zin tot het openstaand saldo van die factuur. Alles daarboven is geen afwikkeling maar een terugbetalingsverplichting: geld dat je bankrekening moet verlaten (of erop moet binnenkomen) om de tegenpartij effectief terug te betalen.

Financica volgt de terugbetalingsverplichting op als het resterende "verschuldigde" bedrag van de creditnota. De levenscyclus telt drie toestanden:

1. Uitgegeven. De creditnota bestaat. Haar volledige waarde staat open. Er is geen geld bewogen.
2. Gedeeltelijk afgewikkeld door toepassing. Het deel dat binnen het openstaand saldo van een factuur past, wordt toegepast; het saldo van de factuur en het verschuldigde bedrag van de creditnota dalen allebei met dat bedrag. Er beweegt geen geld.
3. Afgewikkeld door terugbetaling. Het resterende verschuldigde bedrag wordt aangezuiverd zodra je een terugbetaling vanaf een bankrekening op de creditnota registreert, net zoals een betaling een factuur afwikkelt.

Een uitgewerkt voorbeeld voor een uitgaande creditnota:

• Een klant betaalt een factuur van € 1.000 volledig. De factuur is "Betaald", saldo € 0.
• Je beslist hem terug te betalen en reikt een creditnota van € 1.000 uit op die factuur.
• Omdat de factuur geen openstaand saldo meer heeft, wordt niets van het tegoed erop toegepast. De creditnota toont "Verschuldigd € 1.000" -- je verplichting om terug te betalen.
• Je maakt € 1.000 van je bank over aan de klant en registreert die bankbeweging als een betaling op de creditnota. Het verschuldigde bedrag van de creditnota daalt naar € 0. Beide documenten zijn nu afgesloten.

Dezelfde logica geldt in de andere richting. Een inkomende creditnota van een leverancier is een terugbetaling die jou toekomt tot je de bankontvangst registreert die ze afwikkelt.

De status van de oorspronkelijke factuur verandert niet wanneer de creditnota wordt uitgegeven: ze blijft "Betaald". Een betaalde factuur is een historisch feit; de nieuwe verplichting leeft op de creditnota.

Wat er in je boeken gebeurt wanneer tegoed wordt toegepast

Een creditnota op een factuur toepassen levert tot twee boekingen op in je boekhouding, naargelang de documenten al geboekt waren of niet.

De boeking van de creditnota (als ze nog niet geboekt is)

Is de creditnota nog niet geboekt, dan boekt Financica ze automatisch op het moment dat je ze toepast. Dat maakt een journaalpost met omgekeerde bedragen aan, het spiegelbeeld van de boeking van een gewone factuur:

Voor een inkomende creditnota (uitgavenzijde):

Deze boeking legt het economische feit vast dat de creditnota bestaat en je schuld vermindert, los van hoe je ze uiteindelijk toepast.

De verrekeningsboeking

Zodra beide documenten geboekt zijn, legt een tweede boeking -- de verrekeningsboeking -- de afwikkeling tussen de factuur en de creditnota in de boeken vast:

Beide regels staan op dezelfde rekening crediteuren (of debiteuren). Dat is correct en bewust: de boeking verbindt de twee tegengestelde saldi expliciet in het subgrootboek en markeert beide documenten als afgewikkeld. Het netto-effect op het saldo van de rekening crediteuren is nul -- alleen de saldi per document wijzigen.

Dit ontwerp met twee boekingen bewaart de eigen levenscyclus van elk document. De boeking van de creditnota legt vast wanneer het tegoed werd erkend; de verrekeningsboeking legt vast wanneer het werd verbruikt. Maak je de toepassing later ongedaan, dan wordt alleen de verrekeningsboeking teruggedraaid -- de creditnota blijft geboekt.

In de sectie Gekoppelde transacties van beide documenten verschijnen verrekeningsboekingen met het label "Verrekening met creditnota" in plaats van als bankbetalingen, want er gaat geen geld over een bankrekening.

Automatische tegoedtoepassingen

Komt een creditnota van een externe bron die weet op welke factuur ze slaat, dan past Financica automatisch het deel toe dat binnen het huidige openstaand saldo van de oorspronkelijke factuur past. Wat overblijft, blijft als terugbetalingsverplichting op de creditnota staan, volgens de hierboven beschreven levenscyclus.

Die regel is bewust bronneutraal: alleen het deel van het tegoed dat werkelijk een onbetaald saldo afwikkelt, wordt automatisch toegepast. Alles wat de oorspronkelijke factuur in "te veel betaald" zou duwen, blijft een terugbetalingsverplichting die je uitdrukkelijk afwikkelt wanneer het geld effectief beweegt.

Huidige bronnen:

• Stripe -- Stripe-creditnota's splitsen hun bedrag in een deel "vóór betaling" (het deel dat een onbetaald factuursaldo vermindert) en een deel "na betaling" (het deel dat een terugbetaling doet ontstaan). Financica past automatisch alleen het deel vóór betaling toe.
• UBL -- Verwijst een inkomende UBL-creditnota naar een specifiek factuurnummer, dan detecteert Financica die documentrelatie en vult ze de factuursuggestie in het verrekeningspaneel alvast in. Het tegoed wordt niet automatisch toegepast: je bevestigt de toepassing zelf.

Stripe-terugbetalingen worden automatisch afgewikkeld

Wanneer een Stripe-creditnota een terugbetaling veroorzaakte, registreert Stripe precies welke terugbetaling bij de creditnota hoort. Financica gebruikt die identifier om de banktransactie van de terugbetaling automatisch aan de creditnota te koppelen zodra beide gesynchroniseerd zijn -- de terugbetalingsverplichting wordt afgewikkeld zonder handmatig matchen.

Deze automatische koppeling is een gewone betalingstoepassing, dus je houdt de controle:

• Ze verschijnt bij de Gekoppelde transacties van de creditnota met de gebruikelijke knop Ontkoppelen.
• Ontkoppelen draait ze volledig terug, en de synchronisatie past ze daarna niet opnieuw toe -- de koppeling wordt maar één keer gemaakt, wanneer de terugbetaling binnenkomt. Wil je de creditnota liever anders afletteren, ontkoppel dan één keer en richt je boeken in zoals jij wilt.

Creditnota's in rapporten

Geboekte creditnota's verschijnen in je resultatenrekening, balans en btw-aangiften net als gewone facturen, maar met omgekeerde bedragen. Een uitgaande creditnota vermindert de gerapporteerde omzet; een inkomende creditnota vermindert de gerapporteerde kosten.