L'entrée Documents de la barre latérale est une liste unique de tous les fichiers stockés dans votre organisation, quelle que soit leur provenance. C'est là que vous allez quand vous cherchez un fichier plutôt que l'écriture à laquelle il se rattache.
Ce qui arrive ici
Les documents proviennent de toutes les parties de Financica qui acceptent un fichier :
- Les reçus et pièces justificatives que vous joignez à une transaction.
- Les factures fournisseurs importées dans Dépenses, y compris les PDF que Financica lit par OCR.
- Les factures clients importées dans Revenus.
- Les factures reçues sous forme structurée, comme les fichiers XML UBL et les documents reçus via Peppol.
Vous ne téléversez jamais directement dans la bibliothèque. Les deux boutons de l'en-tête, Importer une dépense et Importer un revenu, vous mènent aux parcours d'import qui créent une facture à partir du fichier.
Catégories
Chaque document porte un badge de catégorie. Vous ne le choisissez pas : Financica le déduit de la facture à laquelle le document est rattaché.
- Facture entrante : rattachée à une facture fournisseur.
- Facture sortante : rattachée à une facture client.
- Note de crédit entrante : rattachée à une note de crédit reçue.
- Note de crédit sortante : rattachée à une note de crédit émise.
- Autre : tout ce qui n'est rattaché à aucune facture, c'est-à-dire en pratique les fichiers joints directement à une transaction.
Filtrer
Le bouton Filtres ouvre deux filtres, et indique combien sont actifs.
- Type de document : une ou plusieurs des cinq catégories ci-dessus.
- Date de facture : une plage de dates, soit un préréglage (mois, trimestre, année civile ou exercice en cours ou précédent), soit vos propres dates de début et de fin. Les préréglages suivent la date de clôture de votre organisation.
Une conséquence mérite d'être connue : le filtre de dates s'applique à la date d'émission de la facture liée, et non à la date de téléversement du fichier. Les documents de la catégorie Autre n'ont aucune date de facture à comparer : définir une plage de dates les exclut donc.
Quels que soient les filtres, la liste est triée du téléversement le plus récent au plus ancien, par pages de 50 documents. Le compteur au-dessus de la liste indique combien de documents correspondent.
Ce que vous pouvez y faire
- Télécharger un fichier : le bouton Télécharger sur n'importe quelle ligne.
- Télécharger plusieurs fichiers d'un coup : cochez les lignes voulues (maintenez Maj pour sélectionner une plage), puis utilisez Télécharger en ZIP dans la barre qui apparaît en bas. Dans l'archive, les fichiers sont rangés dans un dossier par catégorie. Une barre de progression suit chaque fichier, et la notification finale vous signale les fichiers introuvables dans le stockage.
- Sélectionner toute une page : la case à cocher dans l'en-tête de la liste.
Chaque ligne affiche le nom du fichier, sa catégorie, son type et sa taille : vous distinguez ainsi deux PDF aux noms voisins avant de les télécharger.
Les documents ne peuvent être ni renommés ni supprimés depuis la bibliothèque. Pour en supprimer un, ouvrez la transaction à laquelle il est joint et supprimez-le depuis là.