Het onderdeel Documenten in de zijbalk is één lijst van alle bestanden in uw organisatie, ongeacht waar ze vandaan komen. U gaat erheen wanneer u een bestand zoekt in plaats van de boeking waar het bij hoort.
Wat hier terechtkomt
Documenten komen uit elk deel van Financica dat een bestand aanvaardt:
- Bonnen en bewijsstukken die u aan een transactie koppelt.
- Leveranciersfacturen die u uploadt bij Uitgaven, inclusief de pdf's die Financica met OCR uitleest.
- Klantfacturen die u uploadt bij Inkomsten.
- Facturen die gestructureerd binnenkomen, zoals UBL-XML-bestanden en documenten ontvangen via Peppol.
U uploadt nooit rechtstreeks in de bibliotheek. De twee knoppen in de kop, Uitgave uploaden en Inkomsten uploaden, brengen u naar de uploadstappen die een factuur uit het bestand aanmaken.
Categorieën
Elk document draagt een categoriebadge. U stelt die niet in; Financica leidt hem af uit de factuur waaraan het document gekoppeld is:
- Inkomende factuur - Gekoppeld aan een leveranciersfactuur.
- Uitgaande factuur - Gekoppeld aan een klantfactuur.
- Inkomende creditnota - Gekoppeld aan een ontvangen creditnota.
- Uitgaande creditnota - Gekoppeld aan een uitgereikte creditnota.
- Overig - Alles wat aan geen enkele factuur gekoppeld is, in de praktijk dus de bestanden die u rechtstreeks aan een transactie heeft gekoppeld.
Filteren
De knop Filters opent twee filters, en toont hoeveel er actief zijn.
- Documenttype - Kies een of meer van de vijf categorieën hierboven.
- Factuurdatum - Een datumbereik, ofwel een voorinstelling (huidige of vorige maand, kwartaal, kalenderjaar of boekjaar), ofwel uw eigen begin- en einddatum. De voorinstellingen volgen de afsluitdatum van uw organisatie.
Eén gevolg is het vermelden waard: het datumfilter kijkt naar de factuurdatum van de gekoppelde factuur, niet naar het moment van uploaden. Documenten in de categorie Overig hebben geen factuurdatum om mee te vergelijken, dus elk ingesteld datumbereik sluit ze uit.
Ongeacht de filters staat de lijst gesorteerd op meest recente upload, met 50 documenten per pagina. Het aantal boven de lijst zegt hoeveel documenten voldoen.
Wat u hier kunt doen
- Eén bestand downloaden - De knop Downloaden op een willekeurige regel.
- Meerdere tegelijk downloaden - Vink de gewenste regels aan (houd Shift ingedrukt om een reeks te selecteren) en gebruik Downloaden als ZIP in de balk die onderaan verschijnt. In het archief staan de bestanden per categorie in een eigen map. Een voortgangsbalk volgt elk bestand, en de melding aan het einde zegt of een bestand niet in de opslag gevonden werd.
- Een volledige pagina selecteren - Het selectievakje in de kop van de lijst.
Elke regel toont de bestandsnaam, de categorie, het bestandstype en de grootte, zodat u twee gelijknamige pdf's uit elkaar houdt vóór u ze downloadt.
Documenten kunnen niet worden hernoemd of verwijderd vanuit de bibliotheek. Om er een te verwijderen, opent u de transactie waaraan het gekoppeld is en verwijdert u het daar.