Facturation électronique (UBL, Factur-X et Peppol)

Financica prend en charge la facturation électronique structurée via le standard UBL (Universal Business Language), les PDF hybrides Factur-X / ZUGFeRD et le réseau Peppol. Cela vous permet d'échanger des factures avec d'autres entreprises par voie électronique, sans saisie manuelle.

La facturation électronique est incluse dans les plans en libre-service sans frais supplémentaires. Solo inclut 80 factures par mois (envois OCR et factures électroniques, envoyées et reçues confondues) ; Core et Scale incluent la facturation électronique gratuite et illimitée.

Qu'est-ce que l'UBL ?

L'UBL est un standard basé sur XML pour les documents commerciaux, y compris les factures. Contrairement à un PDF, une facture UBL est lisible par les machines : toutes les données (lignes de facturation, montants, TVA, parties) sont structurées de manière à pouvoir être traitées directement par un logiciel.

Avantages des factures UBL :

• Pas d'OCR nécessaire : les montants sont lus dans le fichier lui-même, tels que l'émetteur les a saisis, au lieu d'être reconnus sur l'image d'une page.
• Traitement plus rapide : les factures peuvent être importées et catégorisées en quelques secondes.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol est un réseau européen d'échange de documents commerciaux électroniques. Considérez-le comme un réseau e-mail, mais dédié aux factures et autres documents commerciaux. Lorsque les deux parties sont inscrites sur Peppol, les factures peuvent être transmises directement entre leurs systèmes.

S'inscrire sur Peppol

Pour envoyer et recevoir des factures via Peppol, votre entreprise doit être inscrite sur le réseau. Vous pouvez le faire depuis Paramètres > Organisation > Général dans la section Facturation électronique Peppol.

Prérequis

Avant de vous inscrire, assurez-vous d'avoir renseigné votre numéro d'entreprise ou votre numéro de TVA dans la section Informations de l'entreprise sur la même page. Financica les utilise pour générer vos identifiants Peppol (par exemple 0208:0766280697 pour un numéro d'entreprise belge, 9925:BE0766280697 pour un numéro de TVA belge).

Vérifier votre statut

Si vous n'êtes pas sûr que votre entreprise est déjà inscrite sur Peppol (par exemple, via un ancien outil comptable), cliquez sur Vérifier le statut. Financica recherchera vos identifiants sur le réseau Peppol et vous indiquera :

• Non inscrit : vos identifiants sont disponibles. Vous pouvez vous inscrire directement.
• Inscrit chez un autre prestataire : vos identifiants sont déjà enregistrés auprès d'un autre point d'accès Peppol. Voir « Migration depuis un autre prestataire » ci-dessous.
• Inscrit : vos identifiants sont enregistrés via Financica. Vous êtes prêt à envoyer et recevoir.

Vous pouvez actualiser cette vérification à tout moment à l'aide du bouton d'actualisation dans le coin supérieur droit de la section Peppol.

Inscription

Cliquez sur S'inscrire sur Peppol pour enregistrer vos identifiants. Financica inscrit à la fois votre numéro d'entreprise et votre numéro de TVA sur le réseau. Une fois inscrit, vos identifiants sont affichés dans la section Peppol et vous pouvez commencer à envoyer et recevoir des factures électroniques.

Migration depuis un autre prestataire

Si vos identifiants sont déjà enregistrés auprès d'un autre point d'accès Peppol, vous avez deux options : vous désinscrire auprès de votre prestataire actuel puis vous inscrire ici, ou, si ce prestataire délivre des clés de migration Peppol, transférer l'enregistrement directement sans interruption de livraison. La plupart des prestataires prennent en charge la première option, tous ne prennent pas en charge la seconde.

Transférer votre enregistrement Peppol vers Financica détaille les deux méthodes, étape par étape.

Désinscription

Si vous êtes inscrit via Financica et souhaitez vous désinscrire (par exemple, pour passer à un autre prestataire), cliquez sur Se désinscrire de Peppol dans la section Peppol. Une confirmation vous sera demandée avant que la désinscription ne prenne effet. Vous pouvez vous réinscrire à tout moment.

Notes de crédit

Financica prend en charge les notes de crédit Peppol dans les deux sens :

• Réception -- Les notes de crédit Peppol entrantes sont importées et traitées automatiquement, comme les factures.
• Envoi -- Lorsque vous émettez une note de crédit pour une facture de revenu, vous pouvez l'enregistrer et la transmettre via le réseau Peppol. La note de crédit apparaît dans le journal d'audit EDI avec son propre statut de livraison.

Réponse au niveau du message (MLR)

Lorsque vous envoyez une facture ou une note de crédit via Peppol, le système du destinataire peut renvoyer une réponse au niveau du message (MLR) confirmant si le document a été accepté ou rejeté. Financica affiche le statut MLR sur la page de détail de la facture, à côté de la confirmation de livraison, vous offrant une visibilité de bout en bout sur l'échange de documents.

Télécharger le document UBL envoyé

Lorsqu'une facture est envoyée via Peppol, Financica archive le document UBL XML exactement tel qu'il a été transmis au réseau. Vous pouvez le télécharger à tout moment depuis le menu Télécharger en haut de la page de la facture, où il apparaît comme une entrée peppol-*.xml aux côtés des autres fichiers de la facture. Il s'agit du document structuré que votre destinataire a reçu, utile pour vos archives, en cas de litige ou pour vérification par votre comptable.

Recevoir des documents Peppol par e-mail

Par défaut, Financica transfère chaque facture ou note de crédit Peppol entrante vers votre adresse e-mail de facturation avec les pièces jointes PDF et le fichier UBL XML inclus. Le document est toujours importé et traité dans Financica normalement ; l'e-mail est une copie envoyée pour la commodité de votre équipe.

Pour configurer cette fonctionnalité :

1. Définissez un E-mail de facturation dans Paramètres > Organisation > Général (sous Informations de l'entreprise). C'est l'adresse qui reçoit les documents transférés.
2. La case Recevoir les documents Peppol par e-mail dans la section Peppol contrôle si le transfert est actif. Elle est cochée par défaut.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de copies par e-mail des documents Peppol entrants, décochez cette option.

Recevoir des factures UBL

Lorsque vous téléversez un fichier XML vers une transaction ou via la section des dépenses, Financica détecte automatiquement s'il s'agit d'une facture UBL :

1. Le fichier XML est analysé pour détecter du contenu UBL.
2. S'il est reconnu, un enregistrement de facture est créé automatiquement avec toutes les données extraites.
3. Le fichier original est conservé comme pièce jointe.
4. Vous recevez une notification confirmant l'import.

Si le document UBL correspond à une facture existante (sur la base du numéro de facture et du fournisseur), Financica fera le lien avec l'enregistrement existant plutôt que de créer un doublon.

Recevoir des factures Factur-X / ZUGFeRD

Factur-X (appelé ZUGFeRD en Allemagne) est un format PDF hybride : une facture PDF lisible par un humain avec les données structurées intégrées sous forme de XML à l'intérieur du fichier. Ce format est largement utilisé en France et en Allemagne et devient le standard de la facturation électronique transfrontalière.

Lorsque vous téléversez un PDF Factur-X ou ZUGFeRD, Financica détecte automatiquement le XML intégré et le traite comme une facture UBL, sans recourir à l'OCR. Les montants proviennent directement des données structurées placées dans le fichier par l'émetteur, tout en conservant un PDF lisible par un humain.

Tous les profils Factur-X / ZUGFeRD sont lus : MINIMUM, BASIC WITHOUT LINES (BASIC WL), BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED, ainsi que la variante allemande XRechnung. Ce n'est pas le profil qui détermine si le fichier est exploitable, c'est son contenu. Financica bascule sur l'OCR lorsque le PDF ne contient aucun XML de facture reconnu, ou lorsque ce XML n'a pas l'essentiel : un numéro de facture, une date d'émission ou une devise.

Envoyer des factures électroniques

Lors de l'envoi d'une facture de revenu, vous disposez de deux options de livraison :

• Peppol : si votre client est inscrit sur le réseau Peppol, vous pouvez envoyer la facture directement via Peppol. La page de détail de la facture affiche les journaux d'audit EDI et les confirmations de livraison pour que vous sachiez quand le système du destinataire a accusé réception.
• E-mail : vous pouvez également envoyer la facture à l'adresse e-mail de votre client avec le PDF en pièce jointe. Pour cela, la fiche client doit comporter une adresse e-mail. L'option apparaît sous forme de case à cocher lors de l'envoi de la facture.

Conformité

Les obligations de facturation électronique diffèrent d'un pays à l'autre. Voici la situation dans les pays pris en charge par Financica, et ce que chacun exige de vous.

Dans tous ces pays, la démarche à effectuer de votre côté est la même : renseigner votre numéro d'entreprise et votre numéro de TVA, vous inscrire sur Peppol depuis Paramètres > Organisation > Général, puis émettre vos factures depuis Financica. Financica prend en charge la transmission, le format structuré et l'archivage du document tel qu'il a été envoyé ou reçu.

Belgique

La facturation électronique structurée entre assujettis belges est obligatoire depuis le 1er janvier 2026. Il ne s'agit pas d'une échéance à venir : si vous facturez d'autres entreprises belges, vous êtes déjà tenu d'envoyer ces factures sous forme de factures électroniques structurées et non de PDF. La facturation vers les pouvoirs publics (B2G) était déjà obligatoire auparavant et le reste.

Les deux obligations passent par Peppol au format Peppol BIS Billing 3.0 : une seule inscription les couvre donc toutes les deux. Les documents belges doivent être conservés sept ans.

Pays-Bas, Luxembourg, Suède et Norvège

Financica est opérationnel sur Peppol dans ces quatre pays. L'inscription se fait exactement comme en Belgique, mais les obligations diffèrent :

• Pays-Bas : l'envoi de factures électroniques aux pouvoirs publics est obligatoire (administration centrale depuis 2017, tous les autres organismes publics étant en mesure de les recevoir depuis 2019). Il n'existe aucune obligation B2B. Un rapport consultatif du gouvernement recommande d'en instaurer une reposant sur Peppol, mais rien n'a été adopté : la facturation électronique B2B reste donc facultative à ce jour.
• Luxembourg : la facturation électronique B2G est obligatoire pour tous les fournisseurs, y compris les plus petits, depuis le 18 mars 2023. Pour le B2B, un projet de loi approuvé par le gouvernement le 17 juillet 2026 obligerait toutes les entreprises luxembourgeoises à recevoir des factures électroniques à partir du 1er janvier 2028, les grandes et moyennes entreprises à en émettre à partir du 1er juillet 2028, et toutes les autres entreprises à partir du 1er janvier 2029. Le Parlement ne l'a pas encore adopté : ces dates sont donc prévisionnelles et non définitives.
• Suède : la facturation électronique B2G au format Peppol BIS Billing 3.0 est obligatoire depuis le 1er avril 2019. Aucune obligation B2B n'a été décidée. Une commission d'enquête gouvernementale doit rendre ses conclusions d'ici le 30 novembre 2027.
• Norvège : la facturation électronique B2G est obligatoire depuis 2019. Un projet de loi en cours d'examen au Parlement obligerait les entreprises soumises à l'obligation de tenue de livres à émettre des factures électroniques B2B à partir du 1er janvier 2027 et à les recevoir, au moyen d'un système comptable électronique, à partir du 1er janvier 2030. Les entreprises réalisant moins de 50 000 NOK de chiffre d'affaires et sans obligation comptable ni TVA en seraient exemptées. Le texte n'est pas encore adopté.

Danemark et Finlande

Vous pouvez inscrire une organisation danoise ou finlandaise sur Peppol, exactement comme en Belgique. Dans ces deux pays, une partie du marché est joignable via un réseau national plutôt que via Peppol : vérifiez auprès de votre interlocuteur qu'il peut recevoir par Peppol avant de compter dessus.

• Danemark : la facturation électronique B2G est obligatoire depuis 2005 et passe par le réseau national NemHandel autant que par Peppol. La loi sur la comptabilité numérique, déployée entre 2024 et 2026, impose que les systèmes comptables soient capables d'émettre et de recevoir des factures électroniques structurées ; ce n'est pas une obligation générale de facturer les autres entreprises par voie électronique. Le format danois OIOUBL doit être remplacé dans les prochaines années, mais le format successeur n'existe pas encore et aucune des échéances de migration n'a force de loi.
• Finlande : les organismes publics doivent recevoir des factures électroniques EN 16931 depuis 2019 (administration centrale) et 2021 (tous les autres). Il n'existe aucune obligation B2B générale, mais tout acheteur réalisant plus de 10 000 EUR de chiffre d'affaires a le droit d'exiger de vous une facture électronique structurée, et vous devez y répondre. Une grande partie du marché finlandais est joignable via les réseaux d'opérateurs et bancaires (Finvoice) plutôt que via Peppol.

France

La France fait exception : elle n'utilise pas Peppol. Les factures françaises sont échangées et déclarées via des plateformes privées certifiées (Plateforme Agréée), et Financica se connecte à la France par l'intermédiaire de Qonto, qui en est une. Aucune inscription Peppol n'est donc à effectuer pour une entité française.

Les échéances françaises sont fermes et proches :

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises françaises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent en émettre.
• 1er septembre 2027 : les PME et micro-entreprises doivent également en émettre.

La prise en charge de la France n'est pas encore disponible. L'intégration Qonto qui relie Financica au réseau français ne fonctionne que dans nos environnements de développement et de démonstration : il n'y a aujourd'hui aucune connexion Qonto à établir dans l'application, ni rien que nous puissions activer pour votre compte. Le volet e-reporting de la réforme (ventes B2C, B2B transfrontalier et données de paiement) n'est pas encore couvert. Si vous êtes une entreprise française qui prépare l'échéance de septembre 2026, contactez-nous avant de vous appuyer sur Financica seul.

Autres pays

Nous ne proposons pas actuellement d'inscription à la facturation électronique en dehors des pays énumérés ci-dessus. À l'échelle de l'UE, la réforme TVA à l'ère du numérique (ViDA) impose la facturation électronique et la déclaration numérique pour les transactions B2B transfrontalières à partir du 1er juillet 2030, échéance que chaque État membre devra intégrer.