Facturation électronique (UBL, Factur-X et Peppol)

Financica prend en charge la facturation électronique structurée via le standard UBL (Universal Business Language), les PDF hybrides Factur-X / ZUGFeRD et le réseau Peppol. Cela vous permet d'échanger des factures avec d'autres entreprises par voie électronique, sans saisie manuelle.

Qu'est-ce que l'UBL ?

L'UBL est un standard basé sur XML pour les documents commerciaux, y compris les factures. Contrairement à un PDF, une facture UBL est lisible par les machines : toutes les données (lignes de facturation, montants, TVA, parties) sont structurées de manière à pouvoir être traitées directement par un logiciel.

Avantages des factures UBL :

• Pas d'OCR nécessaire : les données sont extraites avec une précision de 100 %.
• Traitement plus rapide : les factures peuvent être importées et catégorisées en quelques secondes.
• Moins d'erreurs : l'absence de saisie manuelle réduit les risques d'erreur.

Qu'est-ce que Peppol ?

Peppol est un réseau européen d'échange de documents commerciaux électroniques. Considérez-le comme un réseau e-mail, mais dédié aux factures et autres documents commerciaux. Lorsque les deux parties sont inscrites sur Peppol, les factures peuvent être transmises directement entre leurs systèmes.

S'inscrire sur Peppol

Pour envoyer et recevoir des factures via Peppol, votre entreprise doit être inscrite sur le réseau. Vous pouvez le faire depuis Paramètres > Entreprise dans la section Facturation électronique Peppol.

Prérequis

Avant de vous inscrire, assurez-vous d'avoir renseigné votre numéro d'entreprise ou votre numéro de TVA dans la section Informations de l'entreprise sur la même page. Financica les utilise pour générer vos identifiants Peppol (par exemple 0208:0766280697 pour un numéro d'entreprise belge, 9925:BE0766280697 pour un numéro de TVA belge).

Vérifier votre statut

Si vous n'êtes pas sûr que votre entreprise est déjà inscrite sur Peppol (par exemple, via un ancien outil comptable), cliquez sur Vérifier le statut. Financica recherchera vos identifiants sur le réseau Peppol et vous indiquera :

• Non inscrit : vos identifiants sont disponibles. Vous pouvez vous inscrire directement.
• Inscrit chez un autre prestataire : vos identifiants sont déjà enregistrés auprès d'un autre point d'accès Peppol. Voir « Migration depuis un autre prestataire » ci-dessous.
• Inscrit : vos identifiants sont enregistrés via Financica. Vous êtes prêt à envoyer et recevoir.

Vous pouvez actualiser cette vérification à tout moment à l'aide du bouton d'actualisation dans le coin supérieur droit de la section Peppol.

Inscription

Cliquez sur S'inscrire sur Peppol pour enregistrer vos identifiants. Financica inscrit à la fois votre numéro d'entreprise et votre numéro de TVA sur le réseau. Une fois inscrit, vos identifiants sont affichés dans la section Peppol et vous pouvez commencer à envoyer et recevoir des factures électroniques.

Migration depuis un autre prestataire

Si vos identifiants sont déjà enregistrés auprès d'un autre point d'accès Peppol, vous avez deux options :

1. Vous désinscrire auprès de votre prestataire actuel, puis revenir ici pour vous inscrire.
2. Utiliser une clé de migration : si votre ancien prestataire prend en charge les clés de migration Peppol, cliquez sur « J'ai une clé de migration de mon ancien prestataire », saisissez le jeton et inscrivez-vous. Cela transfère l'inscription directement, sans interruption de service. Notez que tous les prestataires ne prennent pas en charge les clés de migration.

Désinscription

Si vous êtes inscrit via Financica et souhaitez vous désinscrire (par exemple, pour passer à un autre prestataire), cliquez sur Se désinscrire de Peppol dans la section Peppol. Une confirmation vous sera demandée avant que la désinscription ne prenne effet. Vous pouvez vous réinscrire à tout moment.

Notes de crédit

Financica prend en charge les notes de crédit Peppol dans les deux sens :

• Réception -- Les notes de crédit Peppol entrantes sont importées et traitées automatiquement, comme les factures.
• Envoi -- Lorsque vous émettez une note de crédit pour une facture de revenu, vous pouvez l'enregistrer et la transmettre via le réseau Peppol. La note de crédit apparaît dans le journal d'audit EDI avec son propre statut de livraison.

Réponse au niveau du message (MLR)

Lorsque vous envoyez une facture ou une note de crédit via Peppol, le système du destinataire peut renvoyer une réponse au niveau du message (MLR) confirmant si le document a été accepté ou rejeté. Financica affiche le statut MLR sur la page de détail de la facture, à côté de la confirmation de livraison, vous offrant une visibilité de bout en bout sur l'échange de documents.

Recevoir des factures Peppol par e-mail

Par défaut, Financica transfère chaque facture Peppol entrante vers votre adresse e-mail de facturation avec les pièces jointes PDF et le fichier UBL XML inclus. La facture est toujours importée et traitée dans Financica normalement ; l'e-mail est une copie envoyée pour la commodité de votre équipe.

Pour configurer cette fonctionnalité :

1. Définissez un E-mail de facturation dans Paramètres > Entreprise (sous Informations de l'entreprise). C'est l'adresse qui reçoit les factures transférées.
2. La case Recevoir les factures Peppol par e-mail dans la section Peppol contrôle si le transfert est actif. Elle est cochée par défaut.

Si vous ne souhaitez pas recevoir de copies par e-mail des factures Peppol entrantes, décochez cette option.

Recevoir des factures UBL

Lorsque vous téléversez un fichier XML vers une transaction ou via la section des dépenses, Financica détecte automatiquement s'il s'agit d'une facture UBL :

1. Le fichier XML est analysé pour détecter du contenu UBL.
2. S'il est reconnu, un enregistrement de facture est créé automatiquement avec toutes les données extraites.
3. Le fichier original est conservé comme pièce jointe.
4. Vous recevez une notification confirmant l'import.

Si le document UBL correspond à une facture existante (sur la base du numéro de facture et du fournisseur), Financica fera le lien avec l'enregistrement existant plutôt que de créer un doublon.

Recevoir des factures Factur-X / ZUGFeRD

Factur-X (appelé ZUGFeRD en Allemagne) est un format PDF hybride : une facture PDF lisible par un humain avec les données structurées intégrées sous forme de XML à l'intérieur du fichier. Ce format est largement utilisé en France et en Allemagne et devient le standard de la facturation électronique transfrontalière.

Lorsque vous téléversez un PDF Factur-X ou ZUGFeRD, Financica détecte automatiquement le XML intégré et le traite comme une facture UBL, sans recourir à l'OCR. Vous obtenez la même extraction précise à 100 % qu'avec un fichier UBL pur, tout en conservant un PDF lisible par un humain.

Profils pris en charge : MINIMUM, BASIC WITHOUT LINES (BASIC WL), BASIC, EN 16931 (COMFORT). Si un PDF utilise un profil non pris en charge ou un XML intégré non standard, Financica bascule sur l'OCR.

Envoyer des factures électroniques

Lors de l'envoi d'une facture de revenu, vous disposez de deux options de livraison :

• Peppol : si votre client est inscrit sur le réseau Peppol, vous pouvez envoyer la facture directement via Peppol. La page de détail de la facture affiche les journaux d'audit EDI et les confirmations de livraison pour que vous sachiez quand le système du destinataire a accusé réception.
• E-mail : vous pouvez également envoyer la facture à l'adresse e-mail de votre client avec le PDF en pièce jointe. Pour cela, la fiche client doit comporter une adresse e-mail. L'option apparaît sous forme de case à cocher lors de l'envoi de la facture.

Conformité

La facturation électronique devient obligatoire dans de nombreux pays de l'UE. La prise en charge de l'UBL par Financica vous aide à rester en conformité avec ces exigences au fur et à mesure de leur déploiement.

En Belgique, la facturation électronique (via Peppol) est obligatoire pour les transactions B2G (business-to-government) et est de plus en plus adoptée pour les transactions B2B.