Elektronische facturatie (UBL, Factur-X en Peppol)

Financica ondersteunt gestructureerde elektronische facturatie via de UBL-standaard (Universal Business Language), hybride Factur-X / ZUGFeRD-PDF's en het Peppol-netwerk. Hiermee kun je facturen elektronisch uitwisselen met andere bedrijven, zonder handmatige gegevensinvoer.

Wat is UBL?

UBL is een op XML gebaseerde standaard voor bedrijfsdocumenten, waaronder facturen. In tegenstelling tot een PDF is een UBL-factuur machineleesbaar: alle gegevens (factuurregels, bedragen, btw, partijen) zijn gestructureerd zodat software ze rechtstreeks kan verwerken.

Voordelen van UBL-facturen:

• Geen OCR nodig -- Gegevens worden met 100% nauwkeurigheid geëxtraheerd.
• Snellere verwerking -- Facturen kunnen in enkele seconden worden geïmporteerd en gecategoriseerd.
• Minder fouten -- Geen handmatige overschrijving betekent minder vergissingen.

Wat is Peppol?

Peppol is een Europees netwerk voor het uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten. Zie het als een e-mailnetwerk, maar dan specifiek voor facturen en andere bedrijfsdocumenten. Wanneer beide partijen geregistreerd zijn op Peppol, kunnen facturen rechtstreeks tussen hun systemen worden verzonden.

Registreren op Peppol

Om facturen te versturen en te ontvangen via Peppol moet je bedrijf geregistreerd zijn op het netwerk. Dit kun je doen via Instellingen > Bedrijf in de sectie Peppol e-facturatie.

Vereisten

Zorg ervoor dat je je ondernemingsnummer of btw-nummer hebt ingevoerd in de sectie Bedrijfsgegevens op dezelfde pagina voordat je je registreert. Financica gebruikt deze om je Peppol-identificatoren te genereren (bijv. 0208:0766280697 voor een Belgisch ondernemingsnummer, 9925:BE0766280697 voor een Belgisch btw-nummer).

Je status controleren

Als je niet zeker weet of je bedrijf al geregistreerd is op Peppol (bijvoorbeeld via een vorig boekhoudsysteem), klik dan op Status controleren. Financica zoekt je identificatoren op in het Peppol-netwerk en laat je weten:

• Niet geregistreerd -- Je identificatoren zijn beschikbaar. Je kunt je rechtstreeks registreren.
• Geregistreerd bij een andere provider -- Je identificatoren zijn al geregistreerd bij een ander Peppol-toegangspunt. Zie "Migreren van een andere provider" hieronder.
• Geregistreerd -- Je identificatoren zijn geregistreerd via Financica. Je kunt facturen versturen en ontvangen.

Je kunt deze controle op elk moment vernieuwen via de vernieuwknop in de rechterbovenhoek van de Peppol-sectie.

Registreren

Klik op Registreren op Peppol om je identificatoren te registreren. Financica registreert zowel je ondernemingsnummer als je btw-nummer als identificatoren op het netwerk. Na registratie worden je identificatoren weergegeven in de Peppol-sectie en kun je elektronische facturen beginnen versturen en ontvangen.

Migreren van een andere provider

Als je identificatoren al geregistreerd zijn bij een ander Peppol-toegangspunt, heb je twee opties:

1. Eerst uitschrijven bij je huidige provider, dan terugkomen en hier registreren.
2. Een migratiesleutel gebruiken -- Als je vorige provider Peppol-migratiesleutels ondersteunt, klik dan op "Ik heb een migratiesleutel van mijn vorige provider", voer het token in en registreer. Dit draagt de registratie rechtstreeks over zonder onderbreking. Niet alle providers ondersteunen migratiesleutels.

Uitschrijven

Als je via Financica geregistreerd bent en je wilt uitschrijven (bijvoorbeeld om naar een andere provider over te stappen), klik dan op Uitschrijven van Peppol in de Peppol-sectie. Je wordt gevraagd om te bevestigen voordat de uitschrijving van kracht wordt. Je kunt je op elk moment opnieuw registreren.

Creditnota's

Financica ondersteunt Peppol-creditnota's in beide richtingen:

• Ontvangen -- Inkomende Peppol-creditnota's worden automatisch geïmporteerd en verwerkt, net als facturen.
• Versturen -- Wanneer je een creditnota uitreikt voor een inkomstenfactuur, kun je deze registreren en verzenden via het Peppol-netwerk. De creditnota verschijnt in het EDI-auditlog met een eigen leveringsstatus.

Message Level Response (MLR)

Wanneer je een factuur of creditnota via Peppol verzendt, kan het systeem van de ontvanger een Message Level Response terugsturen die bevestigt of het document is geaccepteerd of afgewezen. Financica volgt de MLR-status op de factuurdetailpagina naast de leveringsbevestiging, waardoor je end-to-end inzicht hebt in de documentuitwisseling.

Peppol-facturen ontvangen per e-mail

Standaard stuurt Financica elke inkomende Peppol-factuur door naar je facturatie-e-mailadres met eventuele PDF-bijlagen en het UBL XML-bestand. De factuur wordt nog steeds zoals gebruikelijk geïmporteerd en verwerkt in Financica; de e-mail is een kopie voor het gemak van je team.

Om dit te configureren:

1. Stel een Facturatie-e-mailadres in via Instellingen > Bedrijf (onder Bedrijfsgegevens). Dit is het adres dat doorgestuurde facturen ontvangt.
2. Het selectievakje Peppol-facturen per e-mail ontvangen in de Peppol-sectie bepaalt of doorsturen actief is. Dit is standaard ingeschakeld.

Als je geen e-mailkopieën van inkomende Peppol-facturen wilt, schakel dan de optie uit.

UBL-facturen ontvangen

Wanneer je een XML-bestand uploadt naar een transactie of via de uitgavensectie, detecteert Financica automatisch of het een UBL-factuur betreft:

1. Het XML-bestand wordt geparst op UBL-inhoud.
2. Als het wordt herkend, wordt automatisch een factuurrecord aangemaakt met alle geëxtraheerde gegevens.
3. Het originele bestand wordt opgeslagen als documentbijlage.
4. Je ontvangt een melding ter bevestiging van de import.

Als het UBL-document overeenkomt met een bestaande factuur (op basis van factuurnummer en leverancier), koppelt Financica aan het bestaande record in plaats van een duplicaat aan te maken.

Factur-X / ZUGFeRD-facturen ontvangen

Factur-X (in Duitsland ZUGFeRD genoemd) is een hybride PDF-formaat: een reguliere, menselijk leesbare factuur-PDF met de gestructureerde factuurgegevens als XML ingesloten in het bestand. Dit formaat wordt veel gebruikt in Frankrijk en Duitsland en wordt de standaard voor grensoverschrijdende e-facturatie.

Wanneer je een Factur-X- of ZUGFeRD-PDF uploadt, detecteert Financica automatisch het ingesloten XML en verwerkt het op dezelfde manier als een UBL-factuur, zonder OCR. Je krijgt dezelfde 100% nauwkeurige extractie als bij een puur UBL-bestand, terwijl de PDF visueel intact blijft zodat een mens hem nog kan lezen.

Ondersteunde profielen: MINIMUM, BASIC WITHOUT LINES (BASIC WL), BASIC, EN 16931 (COMFORT). Als een PDF een niet-ondersteund profiel of niet-standaard ingesloten XML bevat, valt Financica terug op OCR.

Elektronische facturen versturen

Bij het versturen van een inkomstenfactuur heb je twee leveringsopties:

• Peppol -- Als je klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk, kun je de factuur rechtstreeks via Peppol versturen. De factuurdetailpagina toont EDI-auditlogs en leveringsbevestigingen zodat je weet wanneer het systeem van de ontvanger de ontvangst heeft bevestigd.
• E-mail -- Je kunt de factuur ook per e-mail naar je klant sturen met de PDF als bijlage. Hiervoor moet het klantrecord een e-mailadres bevatten. De optie verschijnt als een selectievakje bij het versturen van de factuur.

Compliance

Elektronische facturatie wordt in veel EU-landen verplicht. De UBL-ondersteuning van Financica helpt je om aan deze vereisten te voldoen naarmate ze worden uitgerold.

In België is elektronische facturatie (via Peppol) verplicht voor B2G-transacties (business-to-government) en wordt het steeds meer toegepast voor B2B-transacties.