Elektronische facturatie (UBL, Factur-X en Peppol)

Financica ondersteunt gestructureerde elektronische facturatie via de UBL-standaard (Universal Business Language), hybride Factur-X / ZUGFeRD-PDF's en het Peppol-netwerk. Hiermee kun je facturen elektronisch uitwisselen met andere bedrijven, zonder handmatige gegevensinvoer.

Elektronische facturatie is zonder extra kosten inbegrepen in de selfserviceplannen. Solo omvat 80 facturen per maand (OCR-uploads en e-facturen, verzonden en ontvangen samen); Core en Scale omvatten gratis onbeperkte e-facturatie.

Wat is UBL?

UBL is een op XML gebaseerde standaard voor bedrijfsdocumenten, waaronder facturen. In tegenstelling tot een PDF is een UBL-factuur machineleesbaar: alle gegevens (factuurregels, bedragen, btw, partijen) zijn gestructureerd zodat software ze rechtstreeks kan verwerken.

Voordelen van UBL-facturen:

• Geen OCR nodig -- De bedragen worden uit het bestand zelf gelezen, precies zoals de afzender ze heeft ingevuld, in plaats van herkend van een afbeelding van een pagina.
• Snellere verwerking -- Facturen kunnen in enkele seconden worden geïmporteerd en gecategoriseerd.

Wat is Peppol?

Peppol is een Europees netwerk voor het uitwisselen van elektronische bedrijfsdocumenten. Zie het als een e-mailnetwerk, maar dan specifiek voor facturen en andere bedrijfsdocumenten. Wanneer beide partijen geregistreerd zijn op Peppol, kunnen facturen rechtstreeks tussen hun systemen worden verzonden.

Registreren op Peppol

Om facturen te versturen en te ontvangen via Peppol moet je bedrijf geregistreerd zijn op het netwerk. Dit kun je doen via Instellingen > Organisatie > Algemeen in de sectie Peppol e-facturatie.

Vereisten

Zorg ervoor dat je je ondernemingsnummer of btw-nummer hebt ingevoerd in de sectie Bedrijfsgegevens op dezelfde pagina voordat je je registreert. Financica gebruikt deze om je Peppol-identificatoren te genereren (bijv. 0208:0766280697 voor een Belgisch ondernemingsnummer, 9925:BE0766280697 voor een Belgisch btw-nummer).

Je status controleren

Als je niet zeker weet of je bedrijf al geregistreerd is op Peppol (bijvoorbeeld via een vorig boekhoudsysteem), klik dan op Status controleren. Financica zoekt je identificatoren op in het Peppol-netwerk en laat je weten:

• Niet geregistreerd -- Je identificatoren zijn beschikbaar. Je kunt je rechtstreeks registreren.
• Geregistreerd bij een andere provider -- Je identificatoren zijn al geregistreerd bij een ander Peppol-toegangspunt. Zie "Migreren van een andere provider" hieronder.
• Geregistreerd -- Je identificatoren zijn geregistreerd via Financica. Je kunt facturen versturen en ontvangen.

Je kunt deze controle op elk moment vernieuwen via de vernieuwknop in de rechterbovenhoek van de Peppol-sectie.

Registreren

Klik op Registreren op Peppol om je identificatoren te registreren. Financica registreert zowel je ondernemingsnummer als je btw-nummer als identificatoren op het netwerk. Na registratie worden je identificatoren weergegeven in de Peppol-sectie en kun je elektronische facturen beginnen versturen en ontvangen.

Migreren van een andere provider

Als je identificatoren al geregistreerd zijn bij een ander Peppol-toegangspunt, heb je twee opties: uitschrijven bij je huidige aanbieder en je daarna hier registreren, of, als die aanbieder Peppol-migratiesleutels uitgeeft, de registratie rechtstreeks overdragen zonder onderbreking in de levering. De meeste aanbieders ondersteunen het eerste, niet alle het tweede.

Je Peppol-registratie verplaatsen naar Financica beschrijft beide methodes stap voor stap.

Uitschrijven

Als je via Financica geregistreerd bent en je wilt uitschrijven (bijvoorbeeld om naar een andere provider over te stappen), klik dan op Uitschrijven van Peppol in de Peppol-sectie. Je wordt gevraagd om te bevestigen voordat de uitschrijving van kracht wordt. Je kunt je op elk moment opnieuw registreren.

Creditnota's

Financica ondersteunt Peppol-creditnota's in beide richtingen:

• Ontvangen -- Inkomende Peppol-creditnota's worden automatisch geïmporteerd en verwerkt, net als facturen.
• Versturen -- Wanneer je een creditnota uitreikt voor een inkomstenfactuur, kun je deze registreren en verzenden via het Peppol-netwerk. De creditnota verschijnt in het EDI-auditlog met een eigen leveringsstatus.

Message Level Response (MLR)

Wanneer je een factuur of creditnota via Peppol verzendt, kan het systeem van de ontvanger een Message Level Response terugsturen die bevestigt of het document is geaccepteerd of afgewezen. Financica volgt de MLR-status op de factuurdetailpagina naast de leveringsbevestiging, waardoor je end-to-end inzicht hebt in de documentuitwisseling.

Het verzonden UBL-document downloaden

Wanneer een factuur via Peppol wordt verzonden, archiveert Financica het UBL XML-document exact zoals het aan het netwerk is afgeleverd. Je kunt het op elk moment downloaden via het menu Downloaden bovenaan de factuurpagina, waar het als een peppol-*.xml-item naast de andere bestanden van de factuur verschijnt. Dit is het gestructureerde document dat je ontvanger heeft ontvangen, handig voor je administratie, bij geschillen of voor controle door je boekhouder.

Peppol-documenten ontvangen per e-mail

Standaard stuurt Financica elke inkomende Peppol-factuur of -creditnota door naar je facturatie-e-mailadres met eventuele PDF-bijlagen en het UBL XML-bestand. Het document wordt nog steeds zoals gebruikelijk geïmporteerd en verwerkt in Financica; de e-mail is een kopie voor het gemak van je team.

Om dit te configureren:

1. Stel een Facturatie-e-mailadres in via Instellingen > Organisatie > Algemeen (onder Bedrijfsgegevens). Dit is het adres dat doorgestuurde documenten ontvangt.
2. Het selectievakje Peppol-documenten per e-mail ontvangen in de Peppol-sectie bepaalt of doorsturen actief is. Dit is standaard ingeschakeld.

Als je geen e-mailkopieën van inkomende Peppol-documenten wilt, schakel dan de optie uit.

UBL-facturen ontvangen

Wanneer je een XML-bestand uploadt naar een transactie of via de uitgavensectie, detecteert Financica automatisch of het een UBL-factuur betreft:

1. Het XML-bestand wordt geparst op UBL-inhoud.
2. Als het wordt herkend, wordt automatisch een factuurrecord aangemaakt met alle geëxtraheerde gegevens.
3. Het originele bestand wordt opgeslagen als documentbijlage.
4. Je ontvangt een melding ter bevestiging van de import.

Als het UBL-document overeenkomt met een bestaande factuur (op basis van factuurnummer en leverancier), koppelt Financica aan het bestaande record in plaats van een duplicaat aan te maken.

Factur-X / ZUGFeRD-facturen ontvangen

Factur-X (in Duitsland ZUGFeRD genoemd) is een hybride PDF-formaat: een reguliere, menselijk leesbare factuur-PDF met de gestructureerde factuurgegevens als XML ingesloten in het bestand. Dit formaat wordt veel gebruikt in Frankrijk en Duitsland en wordt de standaard voor grensoverschrijdende e-facturatie.

Wanneer je een Factur-X- of ZUGFeRD-PDF uploadt, detecteert Financica automatisch het ingesloten XML en verwerkt het op dezelfde manier als een UBL-factuur, zonder OCR. De bedragen komen rechtstreeks uit de gestructureerde gegevens die de afzender in het bestand heeft gezet, terwijl de PDF visueel intact blijft zodat een mens hem nog kan lezen.

Alle Factur-X- / ZUGFeRD-profielen worden gelezen: MINIMUM, BASIC WITHOUT LINES (BASIC WL), BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED en de Duitse XRechnung-variant. Niet het profiel bepaalt of het bestand bruikbaar is, maar de inhoud. Financica valt terug op OCR wanneer de PDF helemaal geen herkend factuur-XML bevat, of wanneer dat XML het essentiële mist: een factuurnummer, een factuurdatum of een valuta.

Elektronische facturen versturen

Bij het versturen van een inkomstenfactuur heb je twee leveringsopties:

• Peppol -- Als je klant geregistreerd is op het Peppol-netwerk, kun je de factuur rechtstreeks via Peppol versturen. De factuurdetailpagina toont EDI-auditlogs en leveringsbevestigingen zodat je weet wanneer het systeem van de ontvanger de ontvangst heeft bevestigd.
• E-mail -- Je kunt de factuur ook per e-mail naar je klant sturen met de PDF als bijlage. Hiervoor moet het klantrecord een e-mailadres bevatten. De optie verschijnt als een selectievakje bij het versturen van de factuur.

Compliance

De verplichtingen rond elektronische facturatie verschillen per land. Hieronder vind je de stand van zaken in de landen die Financica ondersteunt, en wat elk land van je vraagt.

In al deze landen is het werk aan jouw kant hetzelfde: vul je ondernemingsnummer en btw-nummer in, registreer je op Peppol via Instellingen > Organisatie > Algemeen, en verstuur je facturen vanuit Financica. Financica verzorgt het transport, het gestructureerde formaat en de archivering van het document zoals het verzonden of ontvangen is.

België

Gestructureerde elektronische facturatie tussen btw-plichtige Belgische ondernemingen is verplicht sinds 1 januari 2026. Dit is geen aanstaande wijziging: als je aan andere Belgische ondernemingen factureert, ben je nu al verplicht die facturen als gestructureerde e-facturen te versturen in plaats van als pdf. Facturatie aan overheden (B2G) was al eerder verplicht en blijft dat.

Beide verplichtingen lopen via Peppol in het formaat Peppol BIS Billing 3.0, dus één registratie dekt ze allebei. Belgische documenten moeten zeven jaar bewaard blijven.

Nederland, Luxemburg, Zweden en Noorwegen

Financica is in deze vier landen operationeel op Peppol. De registratie verloopt precies zoals in België, maar de verplichtingen verschillen:

• Nederland -- E-facturen versturen naar overheden is verplicht (rijksoverheid sinds 2017, alle overige overheidsorganisaties kunnen ze ontvangen sinds 2019). Er is geen B2B-verplichting. Een adviesrapport aan de regering beveelt aan er een in te voeren op basis van Peppol, maar er is niets aangenomen: B2B-e-facturatie blijft voorlopig vrijwillig.
• Luxemburg -- B2G-e-facturatie is voor elke leverancier verplicht, ook de kleinste, sinds 18 maart 2023. Voor B2B zou een wetsontwerp dat de regering op 17 juli 2026 goedkeurde alle Luxemburgse ondernemingen verplichten om e-facturen te ontvangen vanaf 1 januari 2028, grote en middelgrote ondernemingen om ze te versturen vanaf 1 juli 2028, en alle overige ondernemingen vanaf 1 januari 2029. Het parlement heeft het ontwerp nog niet aangenomen, dus die data zijn voorgenomen en niet definitief.
• Zweden -- B2G-e-facturatie via Peppol BIS Billing 3.0 is verplicht sinds 1 april 2019. Er is geen B2B-verplichting besloten. Een onderzoekscommissie van de regering moet uiterlijk 30 november 2027 rapporteren.
• Noorwegen -- B2G-e-facturatie is verplicht sinds 2019. Een wetsontwerp dat bij het parlement ligt zou boekhoudplichtige ondernemingen verplichten B2B-e-facturen te versturen vanaf 1 januari 2027 en ze te ontvangen, met een elektronisch boekhoudsysteem, vanaf 1 januari 2030. Ondernemingen met minder dan NOK 50.000 omzet zonder boekhoud- of btw-plicht zouden zijn vrijgesteld. Het ontwerp is nog niet aangenomen.

Denemarken en Finland

Je kunt een Deense of Finse organisatie op Peppol registreren, net zoals in België. In beide landen is een deel van de markt bereikbaar via een nationaal netwerk in plaats van via Peppol: ga bij je tegenpartij na of ze via Peppol kan ontvangen voordat je erop vertrouwt.

• Denemarken -- B2G-e-facturatie is verplicht sinds 2005 en loopt zowel via het nationale NemHandel-netwerk als via Peppol. De digitale boekhoudwet, uitgerold tussen 2024 en 2026, vereist dat boekhoudsystemen gestructureerde e-facturen kunnen versturen en ontvangen; het is geen algemene verplichting om andere ondernemingen elektronisch te factureren. Het Deense OIOUBL-formaat wordt de komende jaren vervangen, maar het opvolgerformaat bestaat nog niet en geen van de migratiedata is wet.
• Finland -- Overheidsorganisaties moeten EN 16931-e-facturen ontvangen sinds 2019 (rijksoverheid) en 2021 (alle overige). Er is geen algemene B2B-verplichting, maar elke afnemer met meer dan 10.000 EUR omzet heeft het recht een gestructureerde e-factuur van je te eisen, en daar moet je aan voldoen. Een groot deel van de Finse markt is bereikbaar via operator- en banknetwerken (Finvoice) in plaats van via Peppol.

Frankrijk

Frankrijk is de uitzondering: het gebruikt geen Peppol. Franse facturen worden uitgewisseld en gerapporteerd via gecertificeerde private platformen (Plateforme Agréée), en Financica maakt verbinding met Frankrijk via Qonto, dat er een is. Voor een Franse entiteit is er dus geen Peppol-registratie nodig.

De Franse data liggen vast en zijn nabij:

• 1 september 2026 -- elke Franse onderneming moet e-facturen kunnen ontvangen, en grote en middelgrote ondernemingen moeten ze versturen.
• 1 september 2027 -- kleine en micro-ondernemingen moeten ze eveneens versturen.

Ondersteuning voor Frankrijk is er nog niet. De Qonto-koppeling die Financica met het Franse netwerk verbindt, draait alleen in onze ontwikkel- en demo-omgevingen: er valt vandaag in de app geen Qonto-koppeling te maken, en er is niets dat wij voor jouw account kunnen aanzetten. Het e-reportingluik van de hervorming (B2C-verkopen, grensoverschrijdende B2B en betaalgegevens) is nog niet gedekt. Ben je een Franse onderneming die zich voorbereidt op september 2026, neem dan contact met ons op voordat je uitsluitend op Financica vertrouwt.

Overige landen

Buiten de hierboven genoemde landen bieden wij momenteel geen registratie voor elektronische facturatie aan. EU-breed verplicht de hervorming btw in het digitale tijdperk (ViDA) e-facturatie en digitale rapportering voor grensoverschrijdende B2B-transacties vanaf 1 juli 2030, waar elke lidstaat zich op moet inrichten.