Een factuur komt binnen in december en betaalt het lidmaatschap van volgend jaar. Een andere komt binnen in januari voor werk dat in december is uitgevoerd. In beide gevallen zijn de datum van het document en het jaar waar de kost thuishoort niet hetzelfde jaar, en slechts één van beide is onderhandelbaar.
Het tabblad Overlopende post op een factuur verplaatst de kost of opbrengst naar het jaar waar ze thuishoort. Het doet niets tot u erom vraagt: elke factuur wordt op haar eigen datum geboekt tot u dat tabblad opent en het wijzigt.
Waar u het vindt
Open een uitgave of een factuur en ga naar het tabblad Overlopende post. De factuur moet eerst goedgekeurd zijn — een overlopende post verplaatst de kost of opbrengst van een journaalpost, dus die moet er zijn.
De drie opties
Op factuurdatum. De standaardkeuze, en waar elke factuur begint. De kost of opbrengst wordt geboekt in het boekjaar waarin de factuur gedateerd is, en er wordt niets extra geschreven.
Naar een ander boekjaar verplaatsen. Het volledige bedrag wordt geboekt op een datum die u kiest. Laat de datum leeg en het gaat naar de eerste dag van het volgende boekjaar, wat het gebruikelijke geval is: een decemberfactuur voor het abonnement van volgend jaar.
Het werkt ook achterwaarts. Kies een datum in het vorige boekjaar en de kost wordt daar geboekt: de januarifactuur voor het werk van december.
Spreiden over de prestatieperiode. Het bedrag wordt maand per maand geboekt over de periode die op de factuur staat, gewogen per dag. Een lidmaatschap van twaalf maanden dat in november start, zet twee maanden in dit jaar en tien in het volgende, elk in de eigen maand.
Deze optie is enkel beschikbaar wanneer de factuur een prestatieperiode vermeldt. Financica leest die automatisch af van Peppol/UBL-, Factur-X- en Stripe-facturen; een factuur die er geen vermeldt, heeft niets om over te spreiden.
Kies er één, druk op Opslaan, en de boekingen verschijnen eronder.
Wat het schrijft
Twee boekingen, of meer als u spreidt:
- een overlopende boeking gedateerd op het einde van uw boekjaar, die het bedrag uit uw resultaat van dat jaar haalt, en
- een erkenningsboeking in het doeljaar, die het er weer in zet.
Het saldo wacht daartussen op een van de gebruikelijke overlopende rekeningen (490, 491, 492 of 493 in het Belgische rekeningschema), precies waar een boekhouder het verwacht te vinden. Het resultaat van elk jaar klopt op zichzelf, en de twee boekingen vallen samen tegen elkaar weg.
De sectie Boekingen onder de opties wordt uit uw grootboek gelezen, niet uit een instelling. Wat u daar ziet, is wat er werkelijk geboekt is.
Wat het nooit aanraakt
De btw. De btw op de factuur blijft op de factuurdatum staan, want btw is verschuldigd wanneer de factuur wordt uitgereikt, niet wanneer de prestatie wordt geleverd. Een overlopende post kan een btw-aangifte die u al ingediend hebt niet wijzigen, en ook niet die welke u op het punt staat in te dienen.
Wat u verschuldigd bent of tegoed hebt. De leverancier heeft het geld nog steeds tegoed op de factuurdatum, en de klant is het nog steeds verschuldigd op de factuurdatum. Alleen de kost of opbrengst verschuift.
De boekingen zijn vergrendeld
Open een van de gegenereerde boekingen vanuit Transacties en ze vermeldt waar ze vandaan komt, met een link terug naar de factuur, en ze kan daar niet bewerkt of verwijderd worden. Ze worden telkens opnieuw vanuit de factuur geschreven wanneer de overlopende post verandert, zodat het tabblad Overlopende post de enige plek is die bepaalt wat ze zeggen.
Van gedacht veranderen
Kies een andere optie en sla op — de vorige boekingen worden verwijderd en vervangen, nooit aangevuld. Schakel terug naar Op factuurdatum en ze worden volledig verwijderd.
Wijzigt u nadien de bedragen van de factuur, dan volgt de overlopende post: ze stelt altijd uit wat de factuur nu zegt, niet wat ze zei toen u het instelde. De goedkeuring intrekken of de factuur annuleren verwijdert de overlopende post samen met de boeking.
Beperkingen
Een afgesloten periode wordt geweigerd. Is het boekjaar waaruit u verplaatst, of het boekjaar waarnaar u verplaatst, afgesloten, dan zegt Financica u welke datum geblokkeerd is in plaats van in een vergrendelde periode te schrijven. Open ze opnieuw in Instellingen > Boekhoudperiodes als u de wijziging echt wil doorvoeren.
Facturen in vreemde valuta worden nog niet ondersteund. Een paar overlopende boekingen zou aan twee verschillende wisselkoersen omgerekend worden en een wisselkoersverschil fabriceren dat over twee boekjaren gespreid is, wat fout zou zijn op een manier die moeilijk te zien is. In plaats van een cijfer te verzinnen, weigert Financica.