Un ordinateur portable acheté 2 160 € n'est pas une charge du mois de l'achat. C'est une immobilisation qui perd de la valeur sur trois ans, et chacun de ces mois demande une écriture d'amortissement. Financica tient le registre de vos immobilisations et passe ces écritures pour vous.
Les immobilisations sont disponibles dans les formules Scale et Professional Plus.
Le registre ne stocke aucun montant
Cela mérite d'être dit d'emblée, car cela explique tout le reste du comportement.
Financica ne stocke ni la valeur d'acquisition, ni les amortissements actés, ni la valeur comptable. Ces trois chiffres sont lus dans vos écritures à chaque ouverture du registre : la valeur d'acquisition est la somme des lignes que vous avez rattachées à l'immobilisation, et les amortissements actés la somme des lignes d'amortissement. La fiche d'immobilisation ne contient que la règle : la durée d'utilité, la méthode, la date de mise en service.
Conséquence pratique : le registre et votre balance ne peuvent pas diverger. Si vous passez une écriture d'amortissement à la main, Financica la voit. Si vous en supprimez une, il le voit aussi.
Enregistrer une immobilisation
Allez dans Immobilisations dans la barre latérale et cliquez sur Nouvelle immobilisation. Trois champs suffisent :
- Nom : ce dont il s'agit.
- Catégorie : matériel informatique, matériel roulant, constructions, etc. La catégorie détermine les comptes utilisés.
- En service depuis le : la date de début de l'amortissement.
Financica préremplit la durée d'utilité, la méthode et la règle de première année selon les règles de votre pays. Pour une société belge enregistrant du matériel informatique : trois ans, linéaire, avec prorata journalier la première année. Ouvrez Avancé pour modifier la durée ou fixer une valeur résiduelle.
Il n'y a pas de champ « valeur d'acquisition », car celle-ci est un fait comptable. Vous la rattachez à l'étape suivante.
Rattacher l'achat
Ouvrez l'immobilisation. Si rien n'est encore rattaché et que le compte d'acquisition contient des lignes non affectées, une carte Rattacher l'achat les liste. Cochez la ligne qui a payé cette immobilisation et cliquez sur Rattacher la sélection. La valeur d'acquisition affiche alors ce montant.
C'est aussi ainsi que vous reprenez des immobilisations existantes. Rattachez les lignes de votre écriture de bilan d'ouverture : Financica repart de là où votre comptabilité précédente s'est arrêtée, sans champ d'import ni étape de migration.
Comment les amortissements sont comptabilisés
Le premier de chaque mois, Financica calcule le montant d'amortissements actés que le plan prévoit, le compare à ce qui figure réellement dans les comptes, et passe une écriture pour la différence. L'écriture est datée du dernier jour du mois et couvre toutes les immobilisations à la fois, avec une paire de lignes par immobilisation :
- Débit du compte de dotation aux amortissements (6302 pour les immobilisations corporelles au PCMN)
- Crédit du compte d'amortissements actés (le compte 2x9 correspondant)
Plusieurs conséquences découlent de cette logique de comparaison :
- Enregistrez une immobilisation en retard : le rattrapage tient en une écriture. Une immobilisation mise en service en janvier mais enregistrée en avril reçoit une seule écriture d'avril pour les quatre mois, et non quatre écritures antidatées.
- Passez l'amortissement vous-même : Financica n'y touche pas. Si votre comptable a déjà comptabilisé le mois, la comparaison ne trouve rien de manquant et rien n'est passé.
- Comptabilisez moins que le plan : Financica complète. Le plan suit le taux fiscal, un écart est donc traité comme un oubli. Si vous vouliez amortir plus lentement, modifiez plutôt la durée d'utilité : le plan repart alors de la valeur comptable actuelle sur la durée restante, ce qui est le traitement correct d'un changement d'estimation.
- Comptabilisez plus : Financica s'arrête. Il n'extourne jamais une écriture. Il reste silencieux jusqu'à ce que le plan rattrape ce que vous avez comptabilisé.
- Supprimez une écriture générée dans un mois ouvert : elle revient. Le passage suivant retrouve le même écart.
- La dernière écriture tombe juste. Elle porte les amortissements actés exactement à la valeur d'acquisition moins la valeur résiduelle, sans jamais laisser un centime d'arrondi.
Vous pouvez aussi cliquer sur Lancer l'amortissement depuis le registre à tout moment. Seuls les mois terminés sont traités, de sorte que rien n'est postdaté.
Choisir où l'écriture atterrit
Lancer l'amortissement propose deux choix, chacun affichant la date que portera l'écriture :
- Jusqu'au mois dernier correspond à la cadence habituelle, celle du traitement mensuel. L'écriture est datée de la fin du dernier mois terminé.
- Jusqu'à la clôture du dernier exercice s'arrête à la fin de votre exercice précédent et y date l'écriture.
Le second cas sert lorsqu'un exercice n'a jamais été amorti et que vous ne le remarquez qu'à la clôture. Le traitement habituel ramènerait tout l'arriéré de cet exercice sur le mois en cours, plaçant la charge d'un exercice antérieur dans le mauvais exercice — et, si vous êtes sur le point de le déposer, dans les mauvais comptes. Lancer jusqu'à la clôture la place au bon endroit.
Vous pouvez utiliser les deux à la suite. Lancez d'abord jusqu'à la clôture, puis relancez normalement : le second traitement lit ce que le premier a comptabilisé et n'ajoute que les mois écoulés depuis, sans jamais compter deux fois.
Le choix disparaît lorsque les deux dates coïncident, ce qui est le cas la majeure partie de l'année.
Annuler un traitement
Chaque écriture passée par le moteur est listée sous Écritures d'amortissement dans le registre, avec un bouton Annuler à côté.
Annuler supprime l'écriture. Aucune extourne n'est comptabilisée : une extourne laisserait deux écritures dans les livres pour dire ce qui n'aurait rien dû dire, et le traitement suivant lirait le net et remettrait la charge de toute façon. Après coup, les livres se présentent comme si le traitement n'avait jamais eu lieu.
Deux cas de refus :
- Une écriture qu'il n'a pas écrite. Si vous avez modifié une écriture d'amortissement, ou y avez fusionné autre chose, elle n'appartient plus au moteur. Supprimez-la depuis la liste des transactions.
- Une période clôturée. C'est tout l'intérêt d'une clôture. Rouvrez d'abord la période.
Relancez l'amortissement pour remettre la charge en place -- mais attention à l'endroit où elle revient. Le traitement comptabilise dans la période que vous choisissez : annuler une écriture d'un exercice antérieur puis relancer normalement déplace cette charge sur la période en cours au lieu de la restituer là où elle était. Si l'écriture appartenait à votre exercice précédent, choisissez Jusqu'à la clôture du dernier exercice et elle retrouvera sa place. Pour un exercice plus ancien, utilisez Retirer du registre ci-dessous, qui modifie l'écriture sur place.
Retirer une immobilisation du registre
Il arrive que le registre soit tout simplement faux : quelque chose a été immobilisé alors qu'il aurait dû passer directement en charges. Ce n'est pas une cession, puisque le bien n'a jamais quitté l'entreprise : comptabiliser une écriture de cession avec une moins-value la décrirait mal.
Ouvrez l'immobilisation et cliquez sur Retirer du registre. Rien n'est comptabilisé. L'amortissement propre à l'immobilisation est retiré des écritures où il a été comptabilisé, ligne par ligne, de sorte que la charge de toutes les autres immobilisations reste exactement là où elle était -- y compris dans un exercice où le moteur ne peut plus comptabiliser. Les écritures sur les comptes de l'immobilisation cessent de lui être attribuées et réapparaissent comme un solde d'immobilisations que plus aucune immobilisation ne revendique. De là, vous pouvez recatégoriser l'achat d'origine vers le compte de charges auquel il appartenait.
Deux cas de refus : les amortissements que vous avez comptabilisés à la main, qui sont à vous de retirer, et une période clôturée, qui reste clôturée même si le retrait lui-même ne comptabilise rien.
Périodes clôturées
Si un mois est en retard sur son plan mais que vous avez déjà clôturé cette période, Financica n'y comptabilise rien. Corriger une période déposée relève du jugement comptable : le registre le signale par À revoir et indique la période concernée. Rouvrez la période pour laisser le moteur rattraper, ou passez la correction vous-même.
Voir clôturer les livres pour le fonctionnement de la clôture de période.
Céder une immobilisation
Ouvrez l'immobilisation et cliquez sur Céder. Indiquez la date, le prix de vente (zéro si vous l'avez mise au rebut) et le compte d'encaissement. Financica vous montre l'écriture avant de la comptabiliser :
- L'amortissement encore dû jusqu'à la date de cession
- La valeur d'acquisition, sortie du bilan
- Les amortissements actés, sortis avec elle
- Le prix de vente
- La différence, en plus-value (763) ou en moins-value (663)
Rien n'est comptabilisé tant que vous n'avez pas confirmé.
Bon à savoir
- Les terrains ne s'amortissent pas. Choisissez la catégorie Terrains et Financica l'enregistre sans plan d'amortissement.
- L'amortissement dégressif a été supprimé pour les sociétés belges en 2020. Il reste ouvert aux personnes physiques, la méthode est donc sélectionnable, mais la valeur par défaut pour tout le monde est le linéaire.
- Il n'y a pas de champ de valeur d'acquisition à modifier. Changer la valeur d'une immobilisation passe par une écriture, ce qui maintient l'accord entre le registre et les comptes.
- Un solde que personne ne revendique est signalé. Si un compte d'immobilisations présente un solde non rattaché à une immobilisation, le registre vous le dit. Ce solde n'est pas amorti.
- Pour les pays que nous n'avons pas encore étudiés, la valeur par défaut est le linéaire sur une durée prudente, avec prorata mensuel. Vérifiez-la au regard de vos propres règles.