Een laptop van € 2.160 is geen kost in de maand van aankoop. Het is een actief dat over drie jaar waarde verliest, en elk van die maanden vraagt een afschrijvingsboeking. Financica houdt een register van uw activa bij en verwerkt die boekingen voor u.
Vaste activa zijn beschikbaar in de formules Scale en Professional Plus.
Het register slaat geen bedragen op
Dat is meteen goed om te weten, want het verklaart al het overige gedrag.
Financica slaat de aanschaffingswaarde, de geboekte afschrijvingen en de boekwaarde niet op. Die drie cijfers worden bij elke opening van het register uit uw boekingen gelezen: de aanschaffingswaarde is de som van de boekingslijnen die u aan het actief hebt gekoppeld, en de geboekte afschrijvingen de som van de afschrijvingslijnen. Het actief zelf bevat alleen de regel: de gebruiksduur, de methode, de datum van ingebruikname.
Het praktische gevolg: het register en uw proefbalans kunnen niet uit elkaar lopen. Boekt u een afschrijving met de hand, dan ziet Financica dat. Verwijdert u er een, dan ziet het dat ook.
Een actief registreren
Ga naar Vaste activa in de zijbalk en klik op Nieuw actief. Drie velden volstaan:
- Naam — wat het is.
- Categorie — IT-materiaal, rollend materieel, gebouwen enzovoort. De categorie bepaalt welke rekeningen het actief gebruikt.
- In gebruik vanaf — de datum waarop de afschrijving begint.
Financica vult de gebruiksduur, de methode en de eerstejaarsregel in volgens de regels van uw land. Voor een Belgische vennootschap met IT-materiaal is dat drie jaar, lineair, met een pro rata per dag in het eerste jaar. Open Geavanceerd om de duur aan te passen of een restwaarde in te stellen.
Er is geen veld voor de aanschaffingswaarde, want die is een boekhoudkundig feit. U koppelt ze in de volgende stap.
De aankoop koppelen
Open het actief. Is er nog niets gekoppeld en staan er niet-toegewezen lijnen op de aanschafrekening, dan toont een kaart Koppel de aankoop ze. Vink de lijn aan die dit actief betaalde en klik op Selectie koppelen. De aanschaffingswaarde toont nu dat bedrag.
Zo brengt u ook activa binnen die u al bezit. Koppel de lijnen van uw openingsbalansboeking en Financica pikt op waar uw vorige boekhouding stopte, zonder importvelden en zonder migratiestap.
Hoe de afschrijving wordt geboekt
Op de eerste van elke maand berekent Financica wat het plan als geboekte afschrijvingen voorschrijft, vergelijkt dat met wat er werkelijk in de boeken staat, en boekt het verschil in één boeking. De boeking draagt de datum van de laatste dag van de maand en dekt alle activa tegelijk, met één paar lijnen per actief:
- Debet de afschrijvingsrekening (6302 voor materiële vaste activa in het Belgische rekeningstelsel)
- Credit de rekening geboekte afschrijvingen (de bijbehorende 2x9-rekening)
Uit die vergelijkingslogica volgt een en ander:
- Registreert u een actief laat, dan gebeurt de inhaalslag in één boeking. Een actief dat in januari in gebruik ging maar pas in april werd geregistreerd, krijgt één aprilboeking voor de vier maanden, geen vier teruggedateerde.
- Boekt u de afschrijving zelf, dan laat Financica ze staan. Heeft uw boekhouder de maand al geboekt, dan vindt de vergelijking niets ontbrekends en wordt er niets geboekt.
- Boekt u minder dan het plan, dan vult Financica aan. Het plan volgt het fiscale tarief, dus een tekort geldt als een vergetelheid. Wilde u trager afschrijven, pas dan de gebruiksduur aan: het plan vertrekt dan opnieuw van de huidige boekwaarde over de resterende duur, wat de juiste behandeling is van een schattingswijziging.
- Boekt u meer, dan stopt Financica. Het draait nooit een boeking terug. Het blijft stil tot het plan uw boeking heeft ingehaald.
- Verwijdert u een gegenereerde boeking in een open maand, dan komt ze terug. De volgende run vindt hetzelfde gat.
- De laatste boeking valt exact. Ze brengt de geboekte afschrijvingen precies op aanschaffingswaarde min restwaarde, zodat afronding nooit een cent laat liggen.
U kunt ook op elk moment Afschrijving uitvoeren klikken in het register. Alleen afgelopen maanden worden verwerkt, dus er wordt nooit iets in de toekomst geboekt.
Afgesloten periodes
Loopt een maand achter op het plan terwijl u die periode al hebt afgesloten, dan boekt Financica er niets in. Een ingediende periode corrigeren is een boekhoudkundige beoordeling: het register markeert het als Nazicht nodig en zegt om welke periode het gaat. Heropen de periode om de motor te laten bijwerken, of boek de correctie zelf.
Een actief afstoten
Open het actief en klik op Afstoten. Geef de datum, de verkoopopbrengst (nul bij schroot) en de rekening waarop het geld binnenkwam. Financica toont de boeking voordat ze wordt verwerkt:
- De afschrijving die tot de datum van afstoting nog verschuldigd is
- De aanschaffingswaarde, uit de balans gehaald
- De geboekte afschrijvingen, mee uitgeboekt
- De opbrengst
- Het verschil, als meerwaarde (763) of minderwaarde (663)
Er wordt niets geboekt zolang u niet bevestigt.
Goed om te weten
- Terreinen worden niet afgeschreven. Kies de categorie Terreinen en Financica registreert ze zonder plan.
- Degressieve afschrijving is voor Belgische vennootschappen afgeschaft in 2020. Ze blijft open voor natuurlijke personen, dus de methode is selecteerbaar, maar de standaard is voor iedereen lineair.
- Er is geen veld voor de aanschaffingswaarde om te wijzigen. De waarde van een actief wijzigen gebeurt via een boeking, en dat is precies wat register en boeken op één lijn houdt.
- Een saldo dat niemand opeist, wordt gemeld. Houdt een rekening vaste activa een saldo aan dat aan geen enkel actief is gekoppeld, dan zegt het register dat. Dat saldo wordt niet afgeschreven.
- Voor landen die we nog niet hebben onderzocht is de standaard lineair over een voorzichtige duur, pro rata per maand. Toets dat aan uw eigen regels.