Vaste activa en afschrijvingen

Een laptop van € 2.160 is geen kost in de maand van aankoop. Het is een actief dat over drie jaar waarde verliest, en elk van die maanden vraagt een afschrijvingsboeking. Financica houdt een register van uw activa bij en verwerkt die boekingen voor u.

Vaste activa zijn beschikbaar in de formules Scale en Professional Plus.

Het register slaat geen bedragen op

Dat is meteen goed om te weten, want het verklaart al het overige gedrag.

Financica slaat de aanschaffingswaarde, de geboekte afschrijvingen en de boekwaarde niet op. Die drie cijfers worden bij elke opening van het register uit uw boekingen gelezen: de aanschaffingswaarde is de som van de boekingslijnen die u aan het actief hebt gekoppeld, en de geboekte afschrijvingen de som van de afschrijvingslijnen. Het actief zelf bevat alleen de regel: de gebruiksduur, de methode, de datum van ingebruikname.

Het praktische gevolg: het register en uw proefbalans kunnen niet uit elkaar lopen. Boekt u een afschrijving met de hand, dan ziet Financica dat. Verwijdert u er een, dan ziet het dat ook.

Een actief registreren

Ga naar Vaste activa in de zijbalk en klik op Nieuw actief. Drie velden volstaan:

• Naam — wat het is.
• Categorie — IT-materiaal, rollend materieel, gebouwen enzovoort. De categorie bepaalt welke rekeningen het actief gebruikt.
• In gebruik vanaf — de datum waarop de afschrijving begint.

Financica vult de gebruiksduur, de methode en de eerstejaarsregel in volgens de regels van uw land. Voor een Belgische vennootschap met IT-materiaal is dat drie jaar, lineair, met een pro rata per dag in het eerste jaar. Open Geavanceerd om de duur aan te passen of een restwaarde in te stellen.

Er is geen veld voor de aanschaffingswaarde, want die is een boekhoudkundig feit. U koppelt ze in de volgende stap.

De aankoop koppelen

Open het actief. Is er nog niets gekoppeld en staan er niet-toegewezen lijnen op de aanschafrekening, dan toont een kaart Koppel de aankoop ze. Vink de lijn aan die dit actief betaalde en klik op Selectie koppelen. De aanschaffingswaarde toont nu dat bedrag.

Zo brengt u ook activa binnen die u al bezit. Koppel de lijnen van uw openingsbalansboeking en Financica pikt op waar uw vorige boekhouding stopte, zonder importvelden en zonder migratiestap.

Hoe de afschrijving wordt geboekt

Op de eerste van elke maand berekent Financica wat het plan als geboekte afschrijvingen voorschrijft, vergelijkt dat met wat er werkelijk in de boeken staat, en boekt het verschil in één boeking. De boeking draagt de datum van de laatste dag van de maand en dekt alle activa tegelijk, met één paar lijnen per actief:

• Debet de afschrijvingsrekening (6302 voor materiële vaste activa in het Belgische rekeningstelsel)
• Credit de rekening geboekte afschrijvingen (de bijbehorende 2x9-rekening)

Uit die vergelijkingslogica volgt een en ander:

• Registreert u een actief laat, dan gebeurt de inhaalslag in één boeking. Een actief dat in januari in gebruik ging maar pas in april werd geregistreerd, krijgt één aprilboeking voor de vier maanden, geen vier teruggedateerde.
• Boekt u de afschrijving zelf, dan laat Financica ze staan. Heeft uw boekhouder de maand al geboekt, dan vindt de vergelijking niets ontbrekends en wordt er niets geboekt.
• Boekt u minder dan het plan, dan vult Financica aan. Het plan volgt het fiscale tarief, dus een tekort geldt als een vergetelheid. Wilde u trager afschrijven, pas dan de gebruiksduur aan: het plan vertrekt dan opnieuw van de huidige boekwaarde over de resterende duur, wat de juiste behandeling is van een schattingswijziging.
• Boekt u meer, dan stopt Financica. Het draait nooit een boeking terug. Het blijft stil tot het plan uw boeking heeft ingehaald.
• Verwijdert u een gegenereerde boeking in een open maand, dan komt ze terug. De volgende run vindt hetzelfde gat.
• De laatste boeking valt exact. Ze brengt de geboekte afschrijvingen precies op aanschaffingswaarde min restwaarde, zodat afronding nooit een cent laat liggen.

U kunt ook op elk moment Afschrijving uitvoeren klikken in het register. Alleen afgelopen maanden worden verwerkt, dus er wordt nooit iets in de toekomst geboekt.

Kiezen waar de boeking terechtkomt

Afschrijving uitvoeren biedt twee keuzes, met bij elke keuze de datum die de boeking zal dragen:

• Tot vorige maand is de gewone cadans, dezelfde als de maandelijkse verwerking. De boeking is gedateerd op het einde van de laatste afgelopen maand.
• Tot het einde van het vorige boekjaar stopt in plaats daarvan bij het einde van uw vorige boekjaar en dateert de boeking daar.

De tweede keuze bestaat voor het geval een boekjaar nooit is afgeschreven en u dat pas bij de afsluiting merkt. De gewone verwerking zou de volledige achterstand van dat jaar naar de huidige maand halen, waardoor de last van een vorig boekjaar in het verkeerde boekjaar belandt — en, als u dat jaar op het punt staat neer te leggen, in de verkeerde jaarrekening. Uitvoeren tot het einde van het boekjaar zet ze op de juiste plaats.

U kunt beide na elkaar gebruiken. Voer eerst uit tot het einde van het boekjaar en daarna opnieuw op de gewone manier: de tweede verwerking leest wat de eerste heeft geboekt en boekt alleen de maanden sindsdien, dus niets wordt dubbel geboekt.

De keuze verdwijnt wanneer beide datums samenvallen, wat het grootste deel van het jaar zo is.

Een run ongedaan maken

Elke boeking die de motor heeft verwerkt, staat onder Afschrijvingsboekingen in het register, met daarnaast een Ongedaan maken.

Ongedaan maken verwijdert de boeking. Er wordt geen tegenboeking geboekt, want een tegenboeking zou twee boekingen in de boeken laten staan om te zeggen wat niets had moeten zeggen, en de volgende run zou het saldo lezen en de last er toch weer in zetten. Achteraf zien de boeken eruit alsof de run nooit heeft plaatsgevonden.

Twee dingen weigert ze:

• Een boeking die ze niet zelf schreef. Hebt u een afschrijvingsboeking bewerkt of er iets anders in samengevoegd, dan is ze niet langer van de motor om te verwijderen. Verwijder ze dan uit de transactielijst.
• Een afgesloten periode. Dat is nu net de bedoeling van afsluiten. Heropen eerst de periode.

Voer de afschrijving opnieuw uit om de last terug te zetten -- maar let op waar ze terugkomt. De run boekt in de periode die u kiest, dus een boeking uit een vorig jaar ongedaan maken en daarna op de gewone manier uitvoeren verplaatst die last naar de huidige periode in plaats van ze te herstellen waar ze stond. Hoorde de boeking bij uw vorige boekjaar, kies dan Tot het einde van het vorige boekjaar en ze komt terug waar ze thuishoort. Voor een ouder jaar gebruikt u Uit het register halen hieronder, dat de boeking ter plaatse aanpast.

Een actief uit het register halen

Soms klopt het register gewoon niet: er is iets geactiveerd dat rechtstreeks als kost had moeten worden geboekt. Dat is geen afstoting, want het actief heeft de onderneming nooit verlaten; een afstotingsboeking met een minderwaarde zou het verkeerd omschrijven.

Open het actief en klik op Uit het register halen. Er wordt niets geboekt. De eigen afschrijving van het actief wordt lijn per lijn uit de boekingen gehaald waarin ze werd verwerkt, zodat de last van elk ander actief exact blijft staan waar ze stond -- ook in een jaar waarin de motor niet meer kan boeken. De boekingen op de rekeningen van het actief worden niet langer aan dat actief toegewezen en duiken weer op als een saldo vaste activa dat geen enkel actief opeist. Van daaruit kunt u de oorspronkelijke aankoop hercategoriseren naar de kostenrekening waar ze thuishoorde.

Twee dingen weigert ze: afschrijvingen die u zelf hebt geboekt, die u zelf verwijdert, en een afgesloten periode, die afgesloten blijft ook al boekt het uit het register halen zelf niets.

Afgesloten periodes

Loopt een maand achter op het plan terwijl u die periode al hebt afgesloten, dan boekt Financica er niets in. Een ingediende periode corrigeren is een boekhoudkundige beoordeling: het register markeert het als Nazicht nodig en zegt om welke periode het gaat. Heropen de periode om de motor te laten bijwerken, of boek de correctie zelf.

Zie de boeken afsluiten voor hoe periodeafsluiting werkt.

Een actief afstoten

Open het actief en klik op Afstoten. Geef de datum, de verkoopopbrengst (nul bij schroot) en de rekening waarop het geld binnenkwam. Financica toont de boeking voordat ze wordt verwerkt:

• De afschrijving die tot de datum van afstoting nog verschuldigd is
• De aanschaffingswaarde, uit de balans gehaald
• De geboekte afschrijvingen, mee uitgeboekt
• De opbrengst
• Het verschil, als meerwaarde (763) of minderwaarde (663)

Er wordt niets geboekt zolang u niet bevestigt.

Goed om te weten

• Terreinen worden niet afgeschreven. Kies de categorie Terreinen en Financica registreert ze zonder plan.
• Degressieve afschrijving is voor Belgische vennootschappen afgeschaft in 2020. Ze blijft open voor natuurlijke personen, dus de methode is selecteerbaar, maar de standaard is voor iedereen lineair.
• Er is geen veld voor de aanschaffingswaarde om te wijzigen. De waarde van een actief wijzigen gebeurt via een boeking, en dat is precies wat register en boeken op één lijn houdt.
• Een saldo dat niemand opeist, wordt gemeld. Houdt een rekening vaste activa een saldo aan dat aan geen enkel actief is gekoppeld, dan zegt het register dat. Dat saldo wordt niet afgeschreven.
• Voor landen die we nog niet hebben onderzocht is de standaard lineair over een voorzichtige duur, pro rata per maand. Toets dat aan uw eigen regels.