Si vous hébergez chez AWS, Financica peut importer vos factures automatiquement. Quand vous ouvrez une dépense qui ressemble à une facture AWS, une bannière vous propose de connecter AWS.
Comment connecter
- Ouvrez une dépense AWS, ou allez dans Paramètres > Intégrations > Amazon Web Services.
- Choisissez une méthode de connexion :
- Rôle IAM (recommandé). Créez dans votre compte AWS un rôle qui permet à Financica de lire vos factures, puis collez son ARN. Si un bouton en un clic est proposé, il ouvre AWS CloudFormation avec tout pré-rempli ; sinon, copiez les deux extraits de politique affichés sur la page dans un nouveau rôle IAM. Rien de secret ne quitte votre compte AWS.
- Clés d'accès. Créez un utilisateur IAM qui ne peut que lire les factures (la politique exacte est affichée sur la page) et collez sa paire de clés d'accès.
- Financica vérifie l'accès et démarre l'importation immédiatement.
Connectez votre compte payeur (de gestion) : dans une Organisation AWS, les comptes membres ne détiennent pas les factures.
Ce qui est importé
- Chaque facture. Chaque facture AWS devient une dépense avec le PDF officiel et les éventuels documents fiscaux complémentaires en pièces jointes. Dans une Organisation AWS, AWS émet une facture par compte chaque mois, et toutes sont importées.
- De vraies données comptables. Les totaux, détails de taxes, devises et échéances proviennent directement des registres de facturation d'AWS, et le fournisseur est l'entité émettrice réelle (par exemple « Amazon Web Services EMEA SARL »).
- Comptabilisation automatique. Les nouvelles factures sont imputées sur un compte de charges AWS hosting à leur montant brut (le coût réel de l'utilisation). Le solde non couvert par des crédits reste impayé jusqu'à ce que vous rapprochiez le paiement bancaire correspondant.
- Des crédits bien gérés. Les octrois de crédits sont comptabilisés automatiquement en produits, en contrepartie d'un compte d'actif AWS Credits, et chaque facture réduit l'actif à hauteur des crédits consommés. Votre comptabilité montre le coût réel de l'utilisation, les crédits consommés et la valeur de crédit restante ; la page de l'intégration affiche pour chaque facture le montant brut, les crédits appliqués et le montant net, ainsi que votre solde de crédits restant.
À propos des octrois de crédits
Financica lit vos crédits depuis AWS et comptabilise chaque octroi une seule fois, à la date de début de validité du crédit, par une écriture au débit de AWS Credits et au crédit de AWS credit grants (un compte de produits ; recatégorisez les écritures si vous en préférez un autre). Deux limites côté AWS :
- Les données de crédits ne remontent qu'environ un an en arrière, donc un crédit entièrement consommé il y a plus d'un an n'est pas visible. Enregistrez un tel ancien octroi une fois manuellement et tout s'équilibre.
- La lecture des crédits nécessite que « IAM user and role access to Billing information » soit activé dans les paramètres de votre compte AWS. Seul l'utilisateur root du compte peut l'activer (console Billing, page Account). Si c'est désactivé, les factures s'importent quand même et la page de l'intégration affiche un rappel.
Bon à savoir
- L'accès est en lecture seule et limité aux factures : Financica ne peut jamais rien modifier dans votre compte AWS.
- Les nouvelles factures sont récupérées automatiquement à intervalle régulier ; vous pouvez aussi lancer une synchronisation depuis la page de l'intégration.
- Les notes de crédit et reçus de paiement ne sont pas importés.
- Lors de la suppression de l'intégration, vous pouvez cocher « Supprimer aussi toutes les données associées » pour retirer en une fois chaque facture importée, ses écritures comptables et les documents joints.