Host u bij AWS, dan kan Financica uw facturen automatisch binnenhalen. Wanneer u een uitgave opent die op een AWS-factuur lijkt, biedt een banner aan om AWS te verbinden.
Zo verbindt u
- Open een AWS-uitgave, of ga naar Instellingen > Integraties > Amazon Web Services.
- Kies een verbindingsmethode:
- IAM-rol (aanbevolen). Maak in uw AWS-account een rol aan waarmee Financica uw facturen kan lezen, en plak de ARN ervan. Als er een éénklik-knop wordt getoond, opent die AWS CloudFormation met alles vooraf ingevuld; kopieer anders de twee beleidsfragmenten van de pagina naar een nieuwe IAM-rol. Er verlaat niets geheims uw AWS-account.
- Toegangssleutels. Maak een IAM-gebruiker aan die alleen facturen kan lezen (het exacte beleid staat op de pagina) en plak het sleutelpaar.
- Financica controleert de toegang en start meteen met importeren.
Verbind uw betaler- (beheer)account: in een AWS-organisatie bezitten lidaccounts de facturen niet.
Wat wordt geïmporteerd
- Elke factuur. Elke AWS-factuur wordt een uitgave met de officiële pdf en eventuele aanvullende belastingdocumenten als bijlage. In een AWS-organisatie stelt AWS elke maand één factuur per account op, en die worden allemaal geïmporteerd.
- Echte boekhoudgegevens. Totalen, belastingdetails, valuta's en vervaldatums komen rechtstreeks uit de facturatiegegevens van AWS, en de leverancier is de werkelijke uitgevende entiteit (bijvoorbeeld "Amazon Web Services EMEA SARL").
- Automatisch geboekt. Nieuwe facturen worden geboekt op een AWS hosting-kostenrekening tegen hun brutobedrag (wat het gebruik werkelijk kostte). Het niet door tegoeden gedekte saldo blijft onbetaald tot u de bijbehorende bankbetaling afpunt.
- Tegoeden, correct verwerkt. Tegoedtoekenningen worden automatisch als opbrengst geboekt tegenover een activarekening AWS Credits, en elke factuur vermindert het actief met de verbruikte tegoeden. Uw boekhouding toont de echte gebruikskosten, de verbruikte tegoeden en de resterende tegoedwaarde; de integratiepagina toont per factuur het brutobedrag, de toegepaste tegoeden en het nettobedrag, plus uw resterende tegoedsaldo.
Over tegoedtoekenningen
Financica leest uw tegoeden uit AWS en boekt elke toekenning één keer, op de begindatum van het tegoed, met debet AWS Credits en credit AWS credit grants (een opbrengstenrekening; hercategoriseer de boekingen als u een andere verkiest). Twee beperkingen aan de kant van AWS:
- Tegoedgegevens reiken maar ongeveer één jaar terug, dus een tegoed dat meer dan een jaar geleden volledig is opgebruikt, is niet zichtbaar. Registreer zo'n oude toekenning eenmalig handmatig en alles klopt weer.
- Tegoeden lezen vereist dat "IAM user and role access to Billing information" geactiveerd is in uw AWS-accountinstellingen. Alleen de rootgebruiker van het account kan dit inschakelen (Billing-console, pagina Account). Staat het uit, dan worden facturen gewoon geïmporteerd en toont de integratiepagina een herinnering.
Goed om te weten
- De toegang is alleen-lezen en beperkt tot facturen: Financica kan nooit iets wijzigen in uw AWS-account.
- Nieuwe facturen worden automatisch op regelmatige tijdstippen opgehaald; u kunt ook een synchronisatie starten vanaf de integratiepagina.
- Creditnota's en betalingsbewijzen worden niet geïmporteerd.
- Bij het verwijderen van de integratie kunt u "Ook alle gekoppelde gegevens verwijderen" aanvinken om in één keer elke geïmporteerde factuur, de bijbehorende boekingen en de bijgevoegde documenten te verwijderen.