Qonto koppelen

Qonto is een Europese zakenbank en een erkend platform (Plateforme Agréée) voor het verplichte Franse e-facturatienetwerk. Door Qonto te koppelen laat je Financica namens jou met dat netwerk werken: de aankoopfacturen ophalen die Qonto voor je ontvangt, en je eigen facturen erover versturen.

Deze koppeling is nog niet beschikbaar. Financica heeft geen Qonto-applicatie in productie, dus de Qonto-kaart verschijnt niet in de app: de koppeling draait alleen in onze ontwikkel- en demo-omgevingen, en er is geen instelling die wij per account voor je kunnen aanzetten. Dit artikel beschrijft hoe ze werkt, zodat je weet wat je mag verwachten zodra ze live gaat.

Deze koppeling gaat over facturen, niet over bankieren. Bank je bij Qonto, dan komen je rekeningafschriften binnen via de bankkoppeling, onder Gegevensbronnen > Bankrekeningen (Bankrekeningen koppelen). Qonto hier koppelen importeert nooit banktransacties, en je Qonto-bankrekening daar koppelen importeert nooit facturen. Je kunt beide doen; ze blijven gescheiden.

Wat de Qonto-koppeling je oplevert

Inkomende aankoopfacturen — Facturen die je leveranciers je via het Franse netwerk sturen, worden als uitgaven geïmporteerd, met het originele document als bijlage.
Uitgaande e-facturatie — Facturen en creditnota's die je uitschrijft, kun je via het netwerk naar je Franse klanten sturen, als conforme Factur-X.
Statusopvolging — Qonto meldt wat er met elk verzonden document gebeurt (ingediend, goedgekeurd, geweigerd), en Financica houdt die status actueel.

Zo koppel je

Ga naar Gegevensbronnen > Andere bronnen.
Zoek Qonto onder "Een gegevensbron koppelen" en klik erop.
Je wordt naar Qonto doorgestuurd om de koppeling te autoriseren. De gevraagde toegang omvat je organisatiegegevens (bij Qonto horen je bankrekeningen bij dat record, dus de toestemming reikt ook daartoe), je e-facturatie-instellingen, je klanten, je aankoopfacturen en hun bijlagen, het aanmaken en versturen van verkoopfacturen en het terugschrijven van aankoopfacturen, en een webhookabonnement zodat Qonto statusupdates kan pushen. Financica leest er geen banktransacties mee: deze koppeling roept daar geen enkel Qonto-eindpunt voor aan.
Na autorisatie kom je op de Qonto-integratiepagina. De koppeling is meteen actief; er valt niets in te stellen.

De Qonto-kaart verschijnt alleen waar de koppeling is ingeschakeld, vandaag onze ontwikkel- en demo-omgevingen, en verdwijnt zodra Qonto gekoppeld is.

Wat er synchroniseert, en hoe vaak

Financica haalt Qonto elk uur op. Elke ronde haalt nieuwe aankoopfacturen binnen, ververst de status van wat je hebt verzonden, en controleert of de koppeling nog steeds live updates van Qonto ontvangt.

Statussen wachten niet op die ronde: Qonto meldt het zodra er iets met een document gebeurt, en Financica ververst het meteen. De uurlijkse ronde is het vangnet daarachter.

Er is geen handmatige synchronisatie voor Qonto. De knop Nu synchroniseren bovenaan de pagina staat er bij elke koppeling, maar Qonto kan ze niet uitvoeren: ze zet een taak in de wachtrij, meldt je dat de synchronisatie is ingepland, en de taak mislukt daarna op de achtergrond zonder iets te importeren. Erop drukken richt geen schade aan, en de uurlijkse ronde loopt gewoon door. We zijn de knop aan het herstellen.

Aankoopfacturen

Financica importeert alleen de facturen die Qonto via het e-facturatienetwerk voor je heeft ontvangen. Documenten die je zelf in Qonto hebt geüpload of doorgestuurd, blijven buiten beschouwing: die bereiken Financica meestal al langs een andere weg.

Ze worden uitgaven. Elke factuur wordt vastgelegd als inkomende factuur met de naam en het btw-nummer van de leverancier, het factuurnummer, de factuur- en vervaldatum, de valuta en de bedragen. Ontvangen creditnota's worden als creditnota vastgelegd.
Eén samenvattende regel. Qonto levert totalen en geen regeluitsplitsing, dus de factuur draagt één regel met het bedrag exclusief btw en, als er maar één tarief is, het btw-tarief.
Het document wordt in Financica bewaard. De downloadlinks van Qonto verlopen na ongeveer een half uur, dus het bestand wordt tijdens de synchronisatie opgehaald en in je eigen documenten bewaard in plaats van gelinkt. Mislukt de download, dan wordt de factuur toch geïmporteerd en het bestand bij een volgende ronde opnieuw geprobeerd.
Niets komt dubbel binnen. Facturen die al in je boeken staan, worden herkend en overgeslagen, en een identiek bestand dat al is opgeslagen wordt hergebruikt in plaats van opnieuw geüpload.

Facturen versturen via het Franse netwerk

Open op een factuur Versturen en vink Versturen via e-facturatie (Qonto) aan. De optie verschijnt wanneer Qonto gekoppeld is en er een klant op de factuur staat.

Vóór het versturen controleert Financica of die klant bereikbaar is op het netwerk, en maakt of werkt daarbij de bijbehorende klantfiche in Qonto bij. Bij het versturen bouwt Financica een conform Factur-X-bestand (met de eigen pdf van de factuur als zichtbare laag wanneer die bestaat), uploadt het naar Qonto en dient het in.

Een paar dingen om te weten:

Een onbereikbare ontvanger krijgt toch een factuur. Staat de klant nog niet op het netwerk, dan wordt het document wel in Qonto klaargezet maar niet verzonden, en Financica meldt dat. Vink in dat geval ook Per e-mail versturen aan.
Versturen verloopt asynchroon. Een geslaagde verzending betekent dat Qonto het document heeft aanvaard, niet dat de klant het heeft. De status die volgt komt van het netwerk.
Dezelfde factuur kan niet twee keer verstuurd worden. Zodra een document is ingediend, is de optie uitgeschakeld en toont het venster de huidige status.
Creditnota's werken anders. Qonto dient een creditnota in op het moment dat die wordt aangemaakt; een aparte verzendstap is er niet. De creditnota moet verwijzen naar het nummer van de factuur die ze corrigeert, en Qonto aanvaardt alleen creditnota's tegen facturen die het al heeft, dus de originele factuur moet eerst via Qonto zijn verstuurd.

Voor wie dit is

Het e-facturatiegedeelte is voor Franse organisaties. Frankrijk gebruikt geen Peppol: facturen worden daar uitgewisseld en gerapporteerd via erkende platformen, en Qonto is de weg waarlangs Financica op dat model aansluit.

Is je organisatie niet Frans, dan doet deze koppeling niets voor je e-facturatie. Je facturen gaan via Peppol, waarvoor geen Qonto-koppeling nodig is. Zie Elektronisch factureren.

Nog twee beperkingen om rekening mee te houden:

Qonto moet je account hebben aangemeld. E-facturatie wordt per account door Qonto aangezet. Zolang dat niet gebeurd is, zegt de integratiepagina dat, en valt er voor jou niets in te stellen.
E-reporting valt erbuiten. De tweede Franse verplichting, het doorgeven van transactie- en betaalgegevens die niet als binnenlandse B2B-e-factuur circuleren, maakt geen deel uit van deze koppeling.

De integratiepagina

Open de Qonto-koppeling via Gegevensbronnen > Andere bronnen. De pagina leest je e-facturatiegereedheid live bij Qonto op en toont twee regels:

Verzenden — Of je facturen aan Franse klanten via het netwerk kunt uitschrijven.
Ontvangen — Of de facturen van je Franse leveranciers je langs die weg bereiken.

Elke regel is Actief, Niet actief, of in overgang. Dit zijn de statussen van Qonto zelf, geen instellingen die je hier wijzigt. Heeft Qonto e-facturatie helemaal niet aangezet voor je account, dan zegt de pagina dat gewoon en hoef je niets te doen.

Medewerkers van Financica zien een extra sectie Technische details die toont of de koppeling de live updates van Qonto ontvangt. Dat is een diagnose, geen instelling: de uurlijkse ronde herstelt het vanzelf.

Ontkoppelen

Gebruik Integratie verwijderen in de kop van de Qonto-integratiepagina. Financica zegt ook het abonnement op live updates bij Qonto op, zodat er niets blijft aankloppen bij een koppeling die niet meer bestaat.

Alles wat al geïmporteerd is, blijft staan: je aankoopfacturen, de bijgevoegde documenten, en het spoor van wat er verstuurd is.