Stripe koppelen

Door Stripe te koppelen kan Financica:

• Saldotransacties importeren -- Elke uitbetaling, betaling, terugbetaling en kost wordt als transactie geïmporteerd.
• Kosten bijhouden -- Stripe-verwerkingskosten worden apart geregistreerd, zodat u uw werkelijke omzet kunt zien.
• Webhooks ontvangen -- Realtime updates wanneer er nieuwe transacties plaatsvinden.

Stripe koppelen

1. Ga naar Gegevensbronnen > Andere bronnen.
2. Zoek Stripe en klik op Koppelen.
3. Autoriseer Financica om toegang te krijgen tot uw Stripe-account.
4. Transacties worden automatisch gesynchroniseerd.

Stripe en omzet

Stripe-facturen worden geïmporteerd als omzetfacturen, en hun betalingen worden er vanuit het grootboek aan gekoppeld. Uw boeken, niet Stripe, bepalen of een factuur betaald is: een factuur is vereffend wanneer er een betalingstransactie aan gekoppeld is, en nooit omdat Stripe dat zegt.

Betalingen die Stripe int

Wanneer een klant via Stripe betaalt (kaart, SEPA, PayPal, enzovoort), komt het geld op uw Stripe-saldo en met de volgende uitbetaling op uw bank. Financica importeert die uitbetaling, en de betaling erin wordt automatisch aan de factuur gekoppeld. Tot de uitbetaling geïmporteerd is, toont de factuurpagina een melding: Stripe heeft de betaling van deze factuur geïnd, maar ze is hier nog niet gekoppeld. U hoeft niets te doen; ze verdwijnt vanzelf zodra de uitbetalingssynchronisatie draait.

Facturen die buiten Stripe als betaald zijn gemarkeerd

De actie Als betaald markeren van Stripe is voor facturen die de klant op een andere manier heeft vereffend: een overschrijving, cash, een cheque. Stripe registreert dat de factuur betaald is, maar het heeft het geld nooit gezien en heeft dus niets uit te betalen.

Financica boekt daar niets voor. De factuur blijft onbetaald in uw boeken en toont een waarschuwing: Stripe heeft deze factuur gemarkeerd als buiten Stripe betaald, maar hier is geen betaling geregistreerd. Het geld staat meestal al in uw boeken als een geïmporteerde bankregel, dus vereffent u de factuur zoals elke andere:

• Koppel de banktransactie via de sectie Gekoppelde transacties van de factuur. De suggesties matchen op bedrag, datum en referentie, dus de overschrijving is normaal de eerste kandidaat.
• Registreer een betaling handmatig als het geld ergens terechtkwam dat u niet importeert, bijvoorbeeld cash of een tegoed van de klant.
• Schrijf het verschil af als er na het koppelen een klein restbedrag overblijft.

De waarschuwing verdwijnt zodra de factuur betaald is. Dezelfde waarschuwing verschijnt ook wanneer een factuur in Stripe betaald werd op een manier zonder onderliggende betaling, bijvoorbeeld een handmatig toegevoegd betalingsrecord.

Facturen betaald in Financica maar open in Stripe

Het omgekeerde komt ook voor: een klant betaalt u per overschrijving, u koppelt die transactie in Financica, en Stripe beschouwt de factuur nog als open en blijft herinneringen sturen. De factuurpagina toont dan een banner met Als betaald markeren in Stripe, die de Stripe-factuur markeert als buiten Stripe betaald. Er verandert niets in uw boeken; het stopt alleen de herinneringen van Stripe aan de klant.

Factureren via Stripe

Stripe kan de motor zijn achter de facturen die u verstuurt, terwijl u ze in Financica opstelt. Elk concept dat u zo aanmaakt, is een echte Stripe-factuur: Stripe nummert ze, host de betaalpagina, mailt de klant en verstuurt herinneringen, en Financica houdt de boekhoudkundige kopie gesynchroniseerd. Elke Stripe-factuur die u in het Stripe-dashboard aanmaakt, wordt op dezelfde manier geïmporteerd.

Kies bij Boekhouding > Omzet > Factuur aanmaken het tabblad Stripe-factuur. Het is standaard geselecteerd zodra er een Stripe-account gekoppeld is. Alles wat u invult, wordt als concept op Stripe bewaard, en niets bereikt de klant voordat u verzendt.

De klant kiezen of aanmaken

De klant is een Stripe-klant uit het gekoppelde account. Bestaat de gewenste klant nog niet, typ dan de naam en kies Aanmaken op Stripe: de klant wordt op Stripe aangemaakt vanuit het korte formulier, met de naam, het e-mailadres, telefoonnummer, adres en btw-nummer dat u invult. Een btw-nummer invullen haalt de bedrijfsgegevens op uit het register waar dat beschikbaar is. De valuta van de klant volgt het gekozen land, dus de factuur schakelt daarnaar over, en Stripe legt die valuta vast zodra de eerste factuur gefinaliseerd is. Er wordt op dat moment geen klantrecord in Financica aangemaakt; de tegenpartij wordt vastgelegd wanneer het concept wordt bewaard.

Wat op de Stripe-factuur terechtkomt

Het concept weerspiegelt wat u invulde, in de eigen begrippen van Stripe, zodat de gehoste factuur en de pdf dezelfde bedragen tonen:

• Factuurregels, hoeveelheden en eenheidsprijzen.
• Btw-tarieven worden Stripe-belastingtarieven. Een overeenkomstig tarief op uw Stripe-account wordt hergebruikt; anders wordt er een aangemaakt voor uw land.
• Regelkortingen worden eenmalige Stripe-coupons op de regel.
• Bestelbonnummer wordt toegevoegd als aangepast Stripe-veld met de naam PO number, omdat Stripe er geen eigen veld voor heeft. Een nummer dat op Stripe in dat veld is ingevuld, leest Financica terug bij de eerste import van de factuur.
• Betalingsvoorwaarden worden afgedrukt in de voettekst van de Stripe-factuur en de memo wordt de factuuromschrijving. Bij het importeren van een Stripe-factuur worden ze op dezelfde manier teruggelezen: de voettekst als betalingsvoorwaarden, de memo als omschrijving.
• Vervaldatum: een vast aantal dagen (door Stripe geteld vanaf het verzenden) of een specifieke datum.
• Uw btw-nummer wordt toegevoegd als fiscaal nummer van de verkoper, zodat het op de factuur staat ook als het Stripe-factuursjabloon het niet standaard toevoegt.
• Bijlagen die u toevoegt, blijven in Financica, op de pagina van de factuur; ze worden nooit naar Stripe gestuurd.

De eigen factuurnummering van Financica geldt niet: Stripe kent het nummer toe bij het finaliseren. Tot dan toont het concept het voorlopige nummer van Stripe.

Omdat het concept van Stripe is, wordt het bij het openen in Financica eerst vanuit Stripe vernieuwd, en worden wijzigingen die u op Stripe aan het concept maakte overgenomen. Zie Een Stripe-conceptfactuur openen.

De factuur verzenden

Een Stripe-factuur verzenden gaat altijd via Stripe; Financica stuurt er zelf geen e-mail voor en Peppol wordt niet aangeboden. Factuur verzenden op de factuurpagina biedt de twee opties van Stripe:

• Finaliseren en verzenden finaliseert de factuur op Stripe en laat Stripe ze naar de klant mailen, met de gehoste betaallink. De herinneringen van Stripe volgen de instellingen van Stripe.
• Alleen finaliseren finaliseert ze op Stripe en registreert ze in Financica als verzonden, zonder e-mail naar de klant. Gebruik dit wanneer u de factuur op een andere manier bezorgt.

Finaliseren geeft de factuur haar Stripe-nummer en vergrendelt ze aan beide kanten; daarna vraagt Factuur opnieuw verzenden Stripe om ze opnieuw te mailen. Betalingen verlopen vervolgens zoals bij Stripe en omzet hierboven: de factuur is in uw boeken vereffend wanneer de uitbetaling met de betaling is geïmporteerd en gekoppeld.

Valutaoverschrijdende betalingen

Wanneer een klant betaalt in een andere valuta dan uw Stripe-afwikkelingsvaluta (bijvoorbeeld een USD-betaling die wordt afgewikkeld naar uw EUR-saldo), registreert Financica de transactie met de juiste valutawisselposten:

• Bankpost -- Het nettobedrag ontvangen in uw afwikkelingsvaluta (bv. EUR).
• Wisselposten -- Een paar posten op de rekening Valutawissel die de conversie weergeven: één in uw afwikkelingsvaluta, één in de oorspronkelijke betalingsvaluta.
• Categoriepost -- Het omzetbedrag in de oorspronkelijke betalingsvaluta van de klant (bv. USD), dat gekoppeld kan worden aan facturen in die valuta.
• Kostenposten -- Stripe-verwerkings- en valutaconversiekosten, in uw afwikkelingsvaluta.

Het oorspronkelijke bedrag en de valuta van de betaling worden bewaard in plaats van samengevoegd in de afwikkelingsvaluta. Bijvoorbeeld: een betaling van $125,00 USD die wordt afgewikkeld als EUR 108,57 (tegen een koers van 0,868572) toont het volledige bedrag van $125,00 USD op de omzetpost, met expliciete wisselposten die de twee valuta's overbruggen.

Stripe levert de wisselkoers en de oorspronkelijke betalingsgegevens bij elke valutaoverschrijdende saldotransactie. Financica detecteert dit automatisch bij het importeren -- er is geen configuratie nodig.

PayPal-betalingen

PayPal is geen aparte integratie. Wanneer een klant via PayPal betaalt op je Stripe-account, wordt de betaling met de Stripe-synchronisatie geïmporteerd en op de transactie aangeduid als betaalmethode PayPal.