Deux choses différentes peuvent vous être proposées, et elles n'arrivent pas au même endroit. Quelqu'un peut vous inviter dans la comptabilité de sa société, ou un cabinet comptable peut demander à prendre en charge une de vos sociétés. Cet article traite de la réception des deux. Pour envoyer une invitation, voir inviter votre équipe.
Quelqu'un vous invite dans sa société
Vous recevez un e-mail contenant un lien. En l'ouvrant, vous voyez à quelle organisation vous êtes invité et avec quel rôle, ainsi qu'un bouton Accepter l'invitation. En dessous se trouve soit Refuser l'invitation, si vous êtes déjà connecté avec l'adresse à laquelle l'invitation a été envoyée, soit Annuler, qui vous emmène simplement sur votre tableau de bord et laisse l'invitation intacte : vous pouvez toujours l'accepter plus tard depuis le même e-mail.
- Si vous avez déjà un compte Financica, connectez-vous et acceptez. L'invitation est liée à l'adresse e-mail à laquelle elle a été envoyée : si vous êtes connecté avec une autre adresse, Financica la refuse et vous indique l'adresse à utiliser.
- Si vous n'avez pas encore de compte, accepter vous mène à l'inscription. S'inscrire ne vous fait pas rejoindre l'organisation : Financica crée d'abord votre compte et vous envoie un lien de vérification par e-mail. Vérifiez votre adresse, puis rouvrez le lien de l'e-mail d'invitation et acceptez.
- Si plusieurs invitations vous attendent, répondez à chacune depuis son propre e-mail. Il n'existe pas de liste regroupant les invitations en attente dans l'application.
Conservez l'e-mail d'invitation. Une inscription inachevée n'est mémorisée que dans l'onglet du navigateur où vous l'avez commencée : si vous vous inscrivez sur votre téléphone puis ouvrez Financica sur un ordinateur portable, rien ne vous y attend. Ouvrez le lien de l'e-mail sur cet appareil et acceptez.
Un lien d'invitation est valable 7 jours. Passé ce délai, ou une fois le lien utilisé, la page vous l'indique et la personne qui vous a invité doit en envoyer un nouveau.
Refuser est définitif : l'invitation ne peut plus être acceptée ensuite, et la personne qui vous a invité doit en envoyer une nouvelle si vous changez d'avis. Elle n'en est pas avertie, alors prévenez-la dans les deux cas. Ignorer l'invitation fonctionne aussi : elle expire d'elle-même au bout de 7 jours.
Un cabinet comptable demande à tenir votre comptabilité
Si un cabinet utilisant Financica souhaite ajouter une de vos sociétés à son portefeuille, il envoie sa demande à votre adresse e-mail. La demande apparaît aussi dans l'application, sous Invitations dans la barre latérale.
Cette entrée de la barre latérale n'existe que tant qu'une demande est réellement en attente. Ce n'est pas une page permanente : si vous ne la voyez pas, rien n'attend de réponse.
La carte indique quel cabinet vous sollicite, avec le message éventuel qu'il a rédigé. Avant de répondre :
- Choisissez la société. La demande vous est adressée à vous, pas à une société précise : c'est vous qui désignez celle qu'elle concerne. Le sélecteur ne liste que les sociétés dont vous êtes Propriétaire ou Administrateur et qui n'appartiennent pas déjà au portefeuille d'un autre cabinet ; une société ne peut appartenir qu'à un seul cabinet à la fois. Si aucune de vos sociétés n'est éligible, la carte vous le dit et il n'y a rien à accepter.
- Sachez ce que vous accordez. Toutes les personnes du cabinet deviennent Administrateurs de la société choisie. Elles voient la même comptabilité que vous.
- La facturation ne change pas. Votre abonnement et son payeur restent exactement les mêmes.
Ensuite, Acceptez ou Refusez. Une demande expire 14 jours après son envoi ; la date d'expiration figure sur la carte, et une fois passée la demande ne peut plus recevoir de réponse.
Accepter n'est pas définitif : chaque partie peut mettre fin à la relation par la suite. Voir inviter votre équipe pour la façon dont le personnel du cabinet apparaît dans votre liste d'utilisateurs et pour mettre fin à la relation de votre côté, et les cabinets et votre portefeuille pour le point de vue du cabinet sur la même relation.