Financica is ontworpen voor samenwerking. Je kunt je accountant, boekhouder, mede-oprichters of financiële teamleden uitnodigen om aan dezelfde boekhouding te werken.
Leden uitnodigen
- Ga naar Instellingen > Organisatie > Teamleden.
- Klik op Gebruiker uitnodigen.
- Voer het e-mailadres in van de persoon die je wilt uitnodigen.
- Selecteer hun rol: Alleen lezen, Lid of Beheerder.
- Verstuur de uitnodiging.
De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail met een link om lid te worden van je organisatie. Als diegene nog geen Financica-account heeft, wordt gevraagd om er een aan te maken. Uitnodigingen die u ontvangt beschrijft wat die persoon te zien krijgt en moet doen.
Rollen en rechten
Financica heeft vier rollen. Drie daarvan, Alleen lezen, Lid en Beheerder, kun je toekennen bij het uitnodigen van iemand.
| Rol | Wat ze kunnen doen | Hoe de rol wordt toegekend |
|---|---|---|
| Eigenaar | Volledige toegang tot alles: boekhoudgegevens, instellingen, facturatie, gebruikersbeheer en het verwijderen van de organisatie. | Toegekend aan wie de organisatie heeft aangemaakt. Kan niet via een uitnodiging worden gegeven. |
| Beheerder | In de praktijk dezelfde toegang als Eigenaar, inclusief facturatie en het verwijderen van de organisatie. | Beschikbaar in het uitnodigingsvenster. Ook de rol die een accountantskantoor doorgaans heeft. |
| Lid | Kan boekhoudgegevens bekijken en bewerken: transacties, facturen, documenten en rapporten. Kan geen organisatie-instellingen wijzigen of gebruikers beheren. | Beschikbaar in het uitnodigingsvenster, en de standaardkeuze. |
| Alleen lezen | Kan de boekhouding inzien en exporteren maar niets wijzigen. Knoppen die zouden schrijven zijn uitgeschakeld en leggen uit waarom. | Beschikbaar in het uitnodigingsvenster. Wordt in de ledenlijst getoond als "Alleen lezen". |
Eigenaar en Beheerder verschillen alleen in naam: vandaag is niets in Financica voorbehouden aan de Eigenaar, dus een Beheerder kan de facturatie wijzigen en de organisatie met alles erin verwijderen. Geef de rol Beheerder met hetzelfde vertrouwen als Eigenaar. De echte grens ligt tussen Beheerder en Lid.
Een organisatie kan meer dan één Eigenaar hebben, bijvoorbeeld wanneer een accountantskantoor de entiteit namens jou heeft aangemaakt: de medewerkers van dat kantoor hebben dan die rol.
Typische opzet
- Ondernemer als Eigenaar - Je behoudt volledige controle over de organisatie en facturatie.
- Accountant als Beheerder - Je accountant kan het rekeningschema beheren, transacties bekijken en boekhoudinstellingen configureren.
- Teamleden als Lid - Overige medewerkers die bonnetjes moeten uploaden, rapporten bekijken of transacties categoriseren.
Leden beheren
Vanuit de pagina Teamleden kun je:
- Leden verwijderen - Trek de toegang onmiddellijk in. Vereist de rol Eigenaar of Beheerder.
- Verlaten - Geef je eigen toegang op, ongeacht je rol. De knop Verlaten staat naast je eigen naam.
- Uitnodigingen opnieuw versturen - Alleen een uitnodiging waarvan de e-mail is mislukt of die is verlopen, kun je opnieuw versturen.
- Uitnodigingen intrekken - Annuleer een uitnodiging die nog niet is geaccepteerd.
Uitnodigen, en iets doen met iemand anders dan jezelf, vereist de rol Eigenaar of Beheerder, dus Leden en gebruikers met Alleen lezen zien geen uitnodigingsknop en geen actie naast iemand anders dan zichzelf. Verlaten staat open voor elke rol: je bent uitgenodigd, en je kunt vertrekken zonder het te vragen.
Een organisatie moet ten minste één lid houden. De laatste persoon kan niet vertrekken, want een organisatie waartoe niemand behoort is voor niemand leesbaar terwijl de gegevens en het abonnement blijven bestaan.
De rol van een lid kan niet ter plekke worden gewijzigd. Wil je iemand een andere rol geven, verwijder die persoon dan en nodig hem of haar opnieuw uit met de gewenste rol.
Openstaande uitnodigingen
Uitnodigingen die nog niet zijn geaccepteerd, verschijnen met hun status in de gebruikerslijst. Je kunt elke uitnodiging intrekken, en een uitnodiging waarvan de e-mail is mislukt of die is verlopen, kun je opnieuw versturen.
Leden via je accountantskantoor
Als een accountantskantoor je boekhouding voert, hoef je de medewerkers niet één voor één uit te nodigen. Zodra de relatie met het kantoor bestaat, verschijnen de medewerkers in je lijst Teamleden als gewone leden, met een badge Via {kantoor} naast hun rol die aangeeft waar de toegang vandaan komt. Een kaart boven de lijst noemt het kantoor en vermeldt dat het je boekhouding voert.
Beide partijen kunnen de relatie beëindigen. Het kantoor kan je uit zijn portefeuille halen, en jij kunt op die kaart op Toegang intrekken klikken. Het beëindigen trekt precies de toegang in die de relatie gaf en niets meer: de leden via het kantoor verdwijnen uit je lijst, terwijl iedereen die je rechtstreeks hebt uitgenodigd, ook wie daarnaast bij het kantoor werkt, de door jou gegeven toegang behoudt.
Zie kantoren en je portefeuille voor hoe die relatie tot stand komt.