Factuurlevenscyclus

Elke factuur in Financica doorloopt een reeks staten die weergeven waar deze zich bevindt in het boekhoudproces. Deze pagina legt de volledige levenscyclus uit voor zowel uitgaven (inkomende) als inkomsten (uitgaande) facturen.

Statusbadges

De badge op elke factuur in de tabel wordt afgeleid uit een paar onafhankelijke signalen — staat de factuur in je administratie, is ze extern verstuurd, is ze nietig verklaard, en hoeveel is er betaald. Je stelt nooit zelf een staat in; je voert een actie uit en de badge volgt.

Badge	Betekenis	Wanneer hij wordt getoond
Concept	Een uitgaande factuur die je nog aan het opstellen bent.	Aangemaakt, nog niet verstuurd of geboekt.
Verstuurd	Je hebt de factuur extern verstuurd, maar ze staat nog niet in de boeken.	Uitgaand, sent_at is gezet, niet geboekt.
Uitgereikt	De factuur staat in de boeken en wacht op betaling door de klant.	Uitgaand, geboekt, onbetaald.
Te beoordelen	Een inkomende factuur die wacht op goedkeuring.	Inkomend, niet geboekt.
Betaald	Volledig betaald (of volledig toegepast voor creditnota's).	payment_status is paid.
Gedeeltelijk betaald	Er is een gedeeltelijke betaling toegepast, er resteert een saldo.	payment_status is partially_paid.
Te veel betaald	Meer toegepast dan verschuldigd.	payment_status is overpaid.
Geen kosten	Een factuur met nultotaal die geen betaling vereist.	total ≈ 0 en betaald.
Nietig verklaard	De factuur is ongeldig verklaard.	voided_at is gezet.

Voor creditnota's worden de termen Toegepast / Gedeeltelijk toegepast / Niet toegepast / Te veel toegepast, maar de onderliggende signalen zijn dezelfde.

Typische levenscyclus

Uitgavenfacturen (inkomend)

1. Upload of ontvang een factuur. Ze toont Te beoordelen.
2. Controleer de geëxtraheerde gegevens en corrigeer eventuele fouten.
3. Boek de factuur — dit creëert de boekingen die de uitgave op je rapporten zetten.
4. Koppel een banktransactie als betaling. De badge wordt Betaald.

Inkomstenfacturen (uitgaand)

1. Maak een factuur aan of upload er een. Ze toont Concept.
2. Bewerk factuurregels, stel datums en klantgegevens in.
3. Markeer als verstuurd (of verstuur via e-mail / Peppol) wanneer je de factuur naar de klant hebt gestuurd. De badge wordt Verstuurd.
4. Boek de factuur wanneer je klaar bent om ze in je administratie vast te leggen — de badge wordt Uitgereikt.
5. Wanneer de klant betaalt, koppel je de banktransactie. De badge wordt Betaald.

Je kunt ook een betaling koppelen aan een uitgaande conceptfactuur — de koppelflow boekt ze automatisch tijdens het toepassen van de betaling, wat overeenkomt met stappen 4 en 5 in één klik.

Voor facturen gesynchroniseerd vanuit Stripe volgt de badge de eigen staat van Stripe.

Wat je in elke fase kunt doen

De beschikbare acties op een willekeurig moment hangen alleen af van de huidige signalen van de factuur; ze volgen geen strikte volgorde.

• Velden bewerken — Toegestaan tot de factuur nietig wordt verklaard. Voor uitgaande facturen ook vergrendeld zodra je ze als verstuurd hebt gemarkeerd of geboekt. (UBL-imports en Stripe-gesynchroniseerde facturen zijn ook vergrendeld voor bewerking, omdat hun inhoud bij het bronbestand hoort.)
• Markeren als verstuurd — Beschikbaar voor uitgaande, niet-Stripe concepten die nog niet verstuurd of geboekt zijn.
• Boeken — Beschikbaar voor elke niet-nietige factuur die nog niet is geboekt.
• Een betaling koppelen — Beschikbaar voor elke niet-nietige factuur met openstaand saldo. Koppelen aan een concept boekt de factuur automatisch.
• Nietig verklaren — Beschikbaar voor elke niet-nietige factuur. Nietig verklaren draait boekingen terug en maakt betalingsconsolidatie ongedaan.
• Herstellen — Beschikbaar voor elke nietig verklaarde factuur. Zet ze terug naar de staat van vóór de nietigverklaring voor herverwerking.
• Verwijderen — Beschikbaar voor elke factuur. Voor Stripe-gesynchroniseerde facturen, zie Een factuur verwijderen hieronder.

Voor ontwikkelaars: de canonieke implementatie van elke "wat kan de gebruiker doen"-controle staat in src/lib/invoices/state.ts — zie de documentatie over het factuurstaatmodel.

Een factuur nietig verklaren

Nietig verklaren markeert een factuur als ongeldig zonder ze te verwijderen. Dit is de aanbevolen aanpak wanneer je een registratie van de factuur moet bewaren voor auditdoeleinden.

Wanneer je een factuur nietig verklaart:

• Er verschijnt een badge Nietig verklaard.
• Als de factuur was geboekt, worden de boekingen teruggedraaid.
• Als een betaling was geconsolideerd, wordt de consolidatie ongedaan gemaakt.
• De factuur wordt alleen-lezen.

Je kunt een factuur op elk moment herstellen om ze opnieuw in omloop te brengen.

Een factuur verwijderen

Verwijderen haalt de factuur en alle bijbehorende gegevens (documenten, boekingen, betalingslinks) permanent weg. Gebruik dit wanneer de factuur per ongeluk is aangemaakt en je geen registratie hoeft te bewaren.

Bij het verwijderen van een factuur:

• De factuur en haar documenten worden verwijderd.
• Eventuele geboekte journaalboekingen worden eerst teruggedraaid.
• Eventuele betalingsconsolidatie wordt ongedaan gemaakt.

Een Stripe-inkomstenfactuur verwijderen

Een Stripe-gesynchroniseerde factuur verwijderen haalt ze alleen uit Financica weg. Stripe zelf staat niet toe een factuur te verwijderen zodra ze is gefinaliseerd, dus het oorspronkelijke document blijft bestaan in je Stripe-account. Dit is een nuttige uitweg om dubbele imports of testdata op te ruimen zonder je Stripe-historiek aan te raken.

Wanneer je op Verwijderen klikt bij een Stripe-gesynchroniseerde factuur, controleert Financica de huidige status opnieuw bij Stripe zodat het dialoogvenster de laatste stand weergeeft (een concept dat eerder vandaag is gesynchroniseerd kan ondertussen in het Stripe-dashboard zijn gefinaliseerd). Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van wat Stripe terugmeldt:

• Stripe-integratie ontkoppeld — de verbinding met Stripe is niet meer actief, dus verwijderen is een gewone lokale verwijdering.
• Nog steeds een concept op Stripe — je kunt kiezen om alleen lokaal te verwijderen, of ook het concept op Stripe te verwijderen. Concepten zijn de enige facturen die Stripe laat verwijderen.
• Iets anders (open, betaald, nietig, oninbaar) — Financica waarschuwt je dat Stripe de factuur behoudt en de actie verwijdert alleen de lokale kopie.

Verwijderen vanuit de inkomstenlijst

De bulkactie Verwijderen in de inkomstenlijst verwijdert altijd alleen lokaal. Ze probeert niets te wijzigen op Stripe, zelfs niet voor concepten. Gebruik de detailpagina van de factuur wanneer je ook de keuze wilt om op Stripe te verwijderen.

Facturen met nultotaal

Facturen met een totaal van nul worden automatisch gemarkeerd als Betaald met een badge Geen kosten. Er is geen betalingskoppeling nodig. Dit komt vaak voor bij volledig gekortingde facturen of facturen die na verrekening van tegoeden op nul uitkomen.