Factuurnummering

Elke factuur en creditnota die u vanuit Financica uitgeeft krijgt een opeenvolgend nummer uit een nummeringsreeks. Nummers zijn zonder gaten binnen een reeks en uniek binnen uw bedrijf, zoals de btw-wetgeving vraagt (in België het koninklijk besluit nr. 1, art. 5: "een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat de factuur op eenduidige wijze identificeert").

Wanneer het nummer wordt toegekend

Een concept heeft nog geen nummer. Het nummer wordt toegekend op het moment dat het document definitief wordt: wanneer u het goedkeurt, als verzonden markeert, per e-mail verzendt of via Peppol verzendt. Dat is bewust: een concept dat u verwijdert laat geen gat in de reeks.

Tot dan tonen het factuurformulier en de factuurpagina het nummer dat het document zal krijgen. Twee concepten kunnen hetzelfde volgende nummer tonen; het eerste dat definitief wordt, neemt het.

Eenmaal toegekend kan het nummer niet meer worden gewijzigd. Om een genummerde factuur te annuleren, maakt u ze ongeldig of geeft u een creditnota uit.

Nummers die met een document meekomen (Stripe-facturen, via Peppol ontvangen facturen, geïmporteerde facturen, leveranciersfacturen) blijven zoals ze zijn; de reeksen gelden alleen voor documenten die u in Financica opstelt.

Het formaat van het nummer

Nummers zien eruit als VOORVOEGSEL-0001 en volgen uw instellingen:

• CN--markering voor creditnota's: CN-VOORVOEGSEL-0001. Creditnota's hebben hun eigen teller: CN-VOORVOEGSEL-0001 is de eerste creditnota, geen creditnota op factuur 0001. De creditnota verwijst nog steeds naar de factuur die ze corrigeert.
• Jaar, als de jaarlijkse herstart aan staat: VOORVOEGSEL-2026-0001. De teller herstart elk jaar en het jaar komt van de factuurdatum, dus een factuur gedateerd in december blijft in de reeks van vorig jaar, ook als u ze in januari definitief maakt.
• Cijfers van de teller: op hoeveel cijfers de teller wordt aangevuld (0001 bij 4).

Eén reeks, of één per klant

Onder Instellingen > Organisatie > Boekhouding > Factuurnummering kiest u:

• Eén reeks voor het hele bedrijf: elk document zet dezelfde teller voort onder uw voorvoegsel (bijvoorbeeld ACME-0001, ACME-0002).
• Eén reeks per klant: elke klant heeft een eigen voorvoegsel en een eigen teller (ACME-0001 voor de ene klant, 9F2C1B7A-0001 voor een andere). De reeks van elke klant is op zichzelf zonder gaten.

Het voorvoegsel per klant is standaard een korte code afgeleid van de klant. U kunt het op de klantpagina vervangen door wat u wilt (Factuurvoorvoegsel), bijvoorbeeld de korte naam van de klant. Voorvoegsels bestaan uit letters, cijfers en streepjes en moeten uniek zijn onder uw klanten.

Het wijzigen van deze instellingen heeft alleen gevolgen voor nummers die daarna worden toegekend. Bestaande nummers veranderen nooit; een nieuw voorvoegsel, of het inschakelen van de jaarlijkse herstart, start gewoon een nieuwe reeks.

Nummering uit een ander programma voortzetten

Als u dit jaar al facturen hebt uitgegeven in een ander systeem, hoeft u niet bij 1 te beginnen. Onder Instellingen > Organisatie > Geavanceerd > Factuurnummerreeksen ziet u elke reeks met het aantal uitgegeven nummers en het volgende nummer, en kunt u een teller vooruitzetten. U kunt een reeks ook bij een bepaald nummer laten starten vóór de eerste factuur, bijvoorbeeld de facturen van 2026 vanaf 143.

Tellers gaan alleen vooruit. Een teller terugzetten zou nummers hergebruiken, en dat is precies wat een controle nakijkt.