Lorsque vous téléversez un PDF ou une image de facture, Financica utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire automatiquement les informations clés. Cela vous évite de saisir manuellement les détails de la facture.
Ce qui est extrait
Le moteur OCR identifie et extrait :
- Nom du fournisseur ou du client : l'entreprise qui a émis ou reçu la facture.
- Numéro de facture : le numéro de référence figurant sur la facture.
- Date de facturation : la date d'émission de la facture.
- Date d'échéance : la date à laquelle le paiement est attendu.
- Lignes de facturation : les produits ou services individuels avec descriptions, quantités et prix.
- Sous-totaux et totaux : y compris les éventuelles remises appliquées.
- Détails TVA : taux de TVA et montants par ligne et au total.
- Informations de paiement : coordonnées bancaires ou références de paiement, lorsqu'elles sont disponibles.
Comment fonctionne le processus
- Téléversement : vous téléversez un fichier PDF ou image depuis la section dépenses ou revenus.
- Traitement : le fichier est envoyé au moteur OCR pour analyse. Cela prend généralement quelques secondes.
- Vérification : les données extraites vous sont présentées pour vérification. Les champs pour lesquels le moteur est moins confiant peuvent être mis en évidence.
- Correction et enregistrement : apportez les corrections nécessaires et enregistrez la facture.
Conseils pour de meilleurs résultats OCR
- Utilisez des numérisations de bonne qualité : des images nettes et bien éclairées donnent de meilleurs résultats que des photos floues.
- Le PDF est préférable : les fichiers PDF natifs (et non des images numérisées enregistrées en PDF) donnent les meilleurs résultats car le texte est déjà lisible par la machine.
- Mises en page standard : les factures avec des mises en page conventionnelles sont analysées plus précisément que les designs très stylisés.
- Une facture par fichier : téléversez chaque facture dans un fichier séparé pour des résultats optimaux.
Formats de fichiers acceptés
- PDF (natif et numérisé)
- Images PNG et JPG
PDF hybrides avec données de facture intégrées
Certains PDF transportent les données de la facture deux fois : sous forme de document visuel et sous forme d'attachement XML structuré à l'intérieur du fichier. Le standard Factur-X (appelé ZUGFeRD en Allemagne) est le format le plus répandu. Lorsque vous téléversez un tel PDF, Financica lit directement le XML intégré et n'utilise pas l'OCR. Le résultat est le même qu'une facture UBL : chaque champ est extrait avec une précision de 100 %.
Aucune action n'est requise pour l'activer : la détection est automatique. Si le XML intégré n'est pas lisible (variantes anciennes ou non conformes), le téléversement bascule sur l'OCR.
Mettre à jour une facture à partir d'une facture électronique reçue plus tard
Il est fréquent de téléverser d'abord le PDF d'un fournisseur, puis de recevoir la même facture sous forme électronique structurée, via Peppol ou manuellement. Financica reconnaît le même document et conserve une seule facture au lieu d'en créer un doublon.
Dans ce cas, la page de la facture affiche un avis : la facture électronique jointe contient les montants du fournisseur lui-même, plus fiables que ce qui a été lu sur un scan. Cliquez sur Mettre à jour les détails et Financica réécrit la facture à partir de ce document : montants, dates, lignes, codes produits, catégories de TVA et informations de paiement.
Les valeurs précédentes sont conservées dans l'historique d'audit de la facture : vous pouvez toujours voir ce qui a changé et le rétablir manuellement.
Les factures comptabilisées ne sont pas mises à jour : annulez d'abord leur approbation, mettez-les à jour, puis approuvez-les de nouveau. Cela évite que le grand livre ne diverge de la facture qui l'a alimenté.
Quand l'OCR ne suffit pas
Les scans et photos, y compris les reçus manuscrits et les en-têtes tamponnés, sont lus par un modèle d'IA visuel. Quand il peine (très mauvaise qualité, mises en page inhabituelles), vous pouvez toujours saisir les détails manuellement. L'extraction OCR est un point de départ, pas une obligation : chaque champ peut être modifié.
Pour les factures électroniques structurées (UBL XML ou Factur-X / ZUGFeRD), l'OCR n'est pas du tout nécessaire. Consultez Facturation électronique.