Wanneer u een PDF of afbeelding van een factuur uploadt, gebruikt Financica optische tekenherkenning (OCR) om automatisch de belangrijkste gegevens te extraheren. Zo hoeft u factuurgegevens niet handmatig in te voeren.
Wat wordt er geëxtraheerd
De OCR-engine herkent en extraheert:
- Leverancier- of klantnaam - Het bedrijf dat de factuur heeft uitgereikt of ontvangen.
- Factuurnummer - Het referentienummer op de factuur.
- Factuurdatum - Wanneer de factuur is uitgereikt.
- Vervaldatum - Wanneer de betaling wordt verwacht.
- Factuurregels - Afzonderlijke producten of diensten met omschrijvingen, hoeveelheden en prijzen.
- Subtotalen en totalen - Inclusief eventuele toegepaste kortingen.
- Btw-gegevens - Btw-tarieven en btw-bedragen per factuurregel en in totaal.
- Betalingsinformatie - Bankrekeninggegevens of betalingsreferenties, indien beschikbaar.
Hoe het proces werkt
- Uploaden - U uploadt een PDF- of afbeeldingsbestand vanuit het kosten- of opbrengstengedeelte.
- Verwerking - Het bestand wordt naar de OCR-engine gestuurd voor analyse. Dit duurt doorgaans enkele seconden.
- Controle - De geëxtraheerde gegevens worden ter controle aangeboden. Velden waarover de engine minder zeker was, kunnen worden gemarkeerd.
- Corrigeren en opslaan - Breng eventuele correcties aan en sla het factuurrecord op.
Tips voor betere OCR-resultaten
- Gebruik scans van hoge kwaliteit - Duidelijke, goed belichte afbeeldingen leveren betere resultaten op dan wazige foto's.
- PDF heeft de voorkeur - Native PDF-bestanden (geen ingescande afbeeldingen opgeslagen als PDF) geven de beste resultaten, omdat de tekst al machineleesbaar is.
- Standaardlayouts - Facturen met een conventionele lay-out worden nauwkeuriger verwerkt dan sterk gestileerde ontwerpen.
- Eén factuur per bestand - Upload elke factuur als een apart bestand voor de schoonste resultaten.
Ondersteunde bestandsformaten
- PDF (native en ingescand)
- PNG- en JPG-afbeeldingen
Hybride PDF's met ingesloten factuurgegevens
Sommige PDF's bevatten de factuurgegevens twee keer: als visueel document en als gestructureerd XML-bestand dat in het bestand is ingesloten. De Factur-X-standaard (in Duitsland ZUGFeRD genoemd) is het meest voorkomende formaat. Wanneer u zo'n PDF uploadt, leest Financica direct het ingesloten XML en slaat OCR volledig over. Het resultaat is hetzelfde als bij een UBL-factuur: elk veld wordt met 100% nauwkeurigheid geëxtraheerd.
U hoeft niets te doen om dit te activeren - de detectie gebeurt automatisch. Als het ingesloten XML niet gelezen kan worden (oudere of niet-conforme varianten), valt het systeem terug op OCR.
Een factuur bijwerken met een later ontvangen e-factuur
Het komt vaak voor dat u eerst de pdf van een leverancier uploadt en dezelfde factuur later als gestructureerde e-factuur ontvangt, via Peppol of handmatig. Financica herkent hetzelfde document en houdt één factuur aan in plaats van een duplicaat aan te maken.
In dat geval toont de factuurpagina een melding: de bijgevoegde e-factuur bevat de cijfers van de leverancier zelf, die betrouwbaarder zijn dan wat uit een scan is gelezen. Klik op Factuurgegevens bijwerken en Financica herschrijft de factuur op basis van dat document: bedragen, datums, factuurregels, productcodes, btw-categorieën en betaalgegevens.
De vorige waarden blijven bewaard in het auditspoor van de factuur, zodat u altijd kunt zien wat er is gewijzigd en het handmatig kunt terugzetten.
Geboekte facturen worden niet bijgewerkt: keur de factuur eerst af, werk ze bij en keur ze opnieuw goed. Zo blijft het grootboek in overeenstemming met de factuur waaruit het is geboekt.
Wanneer OCR niet volstaat
Scans en foto's, ook handgeschreven bonnetjes en gestempelde koppen, worden gelezen door een AI-visiemodel. Wanneer dat moeite heeft (zeer slechte kwaliteit, ongebruikelijke lay-outs) kunt u de gegevens altijd handmatig invoeren. De OCR-extractie is een startpunt, geen vereiste. Elk veld kan worden bewerkt.
Voor gestructureerde elektronische facturen (UBL XML of Factur-X / ZUGFeRD) is helemaal geen OCR nodig. Zie Elektronische facturatie.