Comptabilisation et rapprochement des factures

Lorsque vous approuvez une facture dans Financica, le système crée une écriture comptable -- une transaction qui enregistre la facture dans vos livres. Cette page explique comment ce processus fonctionne, comment les écritures comptables interagissent avec les transactions bancaires, et comment traiter les cas particuliers comme les différences de devise.

Approuver une facture

Approuver une dépense (ou comptabiliser une facture de revenus) crée une nouvelle transaction dont les lignes sont dérivées du contenu de la facture :

• Une ligne de contrôle sur le compte de dettes fournisseurs ou de créances clients, représentant l'obligation de payer ou d'être payé.
• Une ou plusieurs lignes de catégorie sur des comptes de charges ou de produits, une par ligne de facture.
• Si la facture comporte de la TVA, des lignes supplémentaires pour les comptes de TVA concernés (TVA déductible, autoliquidation, etc.).

Toutes les lignes sont créées dans la devise de la facture. Les montants proviennent des lignes et des totaux de la facture, de sorte que l'écriture comptable est une représentation fidèle de ce que dit la facture.

Cette transaction est appelée la transaction comptabilisée et est liée à la facture via le champ « transaction comptabilisée ».

Comment les montants sont arrondis

Dans Financica, les montants sont toujours conservés à la précision normale de votre devise : deux décimales pour l'euro, la livre ou le dollar, et des unités entières pour les devises sans centimes, comme le yen japonais. Cela vaut pour chaque montant qui arrive dans vos livres.

Certains documents affichent davantage de décimales. Un fournisseur peut facturer trois licences à un prix unitaire de 6,18666666 €, pour un total de ligne de 18,56 €. Financica conserve le prix unitaire détaillé pour l'affichage, mais le montant qui est comptabilisé est le total de ligne arrondi (18,56 €), c'est-à-dire exactement le chiffre à partir duquel le total du document lui-même est construit.

Vos livres s'équilibrent toujours au centime près

Une écriture comptable doit s'équilibrer exactement : chaque débit est compensé par un crédit, jusqu'au dernier centime, sans tolérance.

Il arrive que les montants des lignes d'une facture importée ne correspondent pas parfaitement au total indiqué. C'est un artefact d'arrondi courant sur les PDF de fournisseurs et sur des plateformes comme Stripe, où un prix unitaire est arrondi puis remultiplié. Dans ce cas, Financica réconcilie la petite différence avec le total de la facture au moment de comptabiliser l'écriture, de sorte que l'écriture correspond au document tout en s'équilibrant exactement. Vous n'avez rien à faire, et les montants comptabilisés concorderont avec la facture.

Si un document s'écarte de plus qu'un artefact d'arrondi, cela révèle une incohérence réelle dans les chiffres : Financica vous la signale avant la comptabilisation plutôt que de l'absorber en silence.

Lier une transaction bancaire comme paiement

Indépendamment de l'approbation, vous pouvez lier une transaction bancaire à une facture comme paiement. Cela enregistre le fait que de l'argent a effectivement bougé pour régler la facture.

Lorsque vous liez un paiement, Financica :

1. Reclasse la ligne de catégorie de la transaction bancaire pour la pointer vers le compte de dettes fournisseurs (ou de créances clients), et la verrouille comme paiement de facture.
2. Si une partie seulement de la transaction couvre cette facture, fractionne la ligne pour que le reste demeure modifiable.
3. Crée un enregistrement d'application de paiement qui suit le montant imputé.

À ce stade, vous avez deux transactions dans vos livres : l'écriture comptable issue de l'approbation et la transaction bancaire issue de la liaison de paiement. Les deux sont correctes et vos livres sont équilibrés. L'écriture comptable enregistre le contenu de la facture et la transaction bancaire enregistre le paiement réel ; l'application de paiement les relie afin que le solde de chaque document soit suivi.

Enregistrer un paiement sans transaction bancaire

Il arrive que le paiement qui règle une facture n'ait pas de transaction bancaire importée correspondante :

• La dépense a été payée en espèces.
• Une facture SaaS a été payée avec des crédits prépayés (crédits AWS, soldes de cartes-cadeaux, etc.).
• Un petit reliquat a été abandonné sans note de crédit (par ex. une différence de 0,51 € entre la facture et le virement arrondi).

Dans ces cas, ouvrez la carte Paiements liés de la facture, cliquez sur le menu ... et choisissez Enregistrer un paiement manuellement. La fenêtre demande un montant, un compte « payé depuis », une date et une description facultative ; à la validation, elle crée une transaction à deux lignes (compte choisi ↔ dettes fournisseurs / créances clients) et la lie à la facture en une seule étape.

Choisir le compte « payé depuis »

Le sélecteur affiche tous les comptes libellés dans la même devise que la facture. Choisissez le compte qui reflète l'origine réelle de l'argent :

• Caisse / Petite caisse pour les paiements en espèces.
• Un compte d'actif personnalisé comme Crédits AWS pour des crédits non monétaires. Créez d'abord le compte dans Plan comptable si vous n'en avez pas encore.
• Un compte de résultat comme Escomptes accordés sur achats (PCMN belge 657) ou Autres produits d'exploitation pour un abandon de créance / un arrondi. Le montant imputé sur la facture est le même que pour un vrai paiement ; la différence atterrit sur le compte de résultat que vous avez choisi.
• Un compte bancaire si vous comptez rapprocher manuellement d'un relevé importé plus tard. Le sélecteur signale les comptes bancaires pour que vous vous en souveniez.

La devise du compte de financement doit correspondre à celle de la facture. Les paiements manuels en devises croisées (par ex. payer une facture en EUR depuis un portefeuille en USD) ne sont pas encore pris en charge dans ce flux ; liez plutôt une véritable transaction bancaire.

Délier un paiement enregistré manuellement

Les saisies manuelles apparaissent dans le tableau des paiements liés avec la mention Saisie manuelle. Lorsque vous cliquez sur Délier, Financica vous demande s'il faut conserver la transaction sous-jacente dans vos livres (retirer seulement le lien) ou supprimer aussi la transaction (annulation complète). Les transactions bancaires importées ne proposent jamais ce choix : elles appartiennent à votre source de relevés bancaires, pas au lien de facture.

Solder une petite différence de paiement

Quand une facture est pour ainsi dire réglée mais que le paiement est légèrement décalé — 999 € reçus sur une facture de 1 000 €, ou 1 001 € — le reliquat maintient la facture Partiellement payée ou Trop-perçu alors que personne ne bougera jamais cet euro. Financica le détecte et affiche une bannière en haut de la facture :

Il semble que cette facture ait été sous-payée de 1,00 €. Solder 1,00 €

Cliquer sur le bouton affiche une confirmation puis comptabilise une petite écriture d'équilibrage entre les dettes fournisseurs / créances clients et un compte dédié Différences de paiement (plage PCMN belge 657, créé automatiquement à la première utilisation). L'écriture est datée du dernier paiement de la facture afin de tomber dans la même période, la TVA n'est pas touchée, et la facture passe à Payée.

Quelques points à connaître :

• La bannière n'apparaît que pour de petites différences — jusqu'à 4 % du total de la facture, et toujours pour tout écart jusqu'à 1,00 dans la devise de la facture. Un écart plus important signifie généralement qu'un paiement manque réellement, il n'obtient donc jamais de solde en un clic.
• Cela fonctionne dans les deux sens (sous-payé et trop-perçu) et sur les factures d'achat comme sur les factures de revenus.
• Si vous comptez plutôt réclamer le montant manquant ou rembourser le surplus, fermez la bannière avec le X ; elle reste masquée tant que la différence en cours ne change pas.
• Les factures en devise étrangère conservent le flux manuel décrit plus haut.

Trop-perçu sur une facture

Il arrive que la transaction bancaire qui règle une facture soit plus importante que la facture elle-même. La raison la plus fréquente est un acompte qui dépasse le montant final : un fournisseur demande un acompte, vous payez plus que ce que la facture exigera finalement, et la différence vous est due.

Lorsque vous cliquez sur Lier pour une transaction dont le montant restant est supérieur au solde dû de la facture, Financica vous demande comment le répartir :

• Imputer le solde dû (partiel) enregistre le montant lié à concurrence du total de la facture. Le reliquat inutilisé de la transaction reste disponible pour être lié ailleurs. C'est le bon choix quand une partie seulement de la transaction concerne cette facture (par ex. un virement unique a payé deux factures).
• Imputer toute la transaction lie le montant entier. La facture est réglée pour ce qu'elle demandait, et le surplus part sur un compte Trop-perçus fournisseurs (ou Trop-perçus clients sur une facture de revenus) où il reste comme de l'argent qui vous est dû jusqu'à son remboursement. C'est le bon choix quand le fournisseur a réellement prélevé plus que ce que dit la facture -- par exemple en ajoutant de la TVA qu'il créditera plus tard.

Les deux choix sont comptablement valables ; l'invite existe pour que le grand livre reflète ce qui s'est réellement passé avec l'argent plutôt que de rabaisser silencieusement le lien au total de la facture. Garder le surplus sur son propre compte plutôt que comme un solde négatif signifie que la facture se lit comme réglée (parce qu'elle l'est) et que le montant qui vous reste dû demeure visible au bilan.

Lorsque le remboursement arrive enfin, catégorisez cette transaction bancaire sur le même compte de trop-perçus et les deux s'annulent.

Rembourser un trop-perçu

Lorsqu'une facture est à l'état Trop-perçu, Financica débloque la possibilité de lier une transaction de remboursement (un mouvement en sens inverse) à cette même facture. Pour une dépense, il s'agit d'argent qui revient du fournisseur ; pour une facture de revenus, d'argent qui repart vers le client.

Pour solder le trop-perçu :

1. Ouvrez la facture et cliquez sur Rechercher des transactions.
2. Trouvez le remboursement dans la liste. Il porte un badge Remboursement pour le distinguer des paiements ordinaires.
3. Cliquez sur Lier. L'application est enregistrée comme un montant négatif, de sorte que le total imputé de la facture redescend au total de la facture et que le solde dû revient à zéro.

Vous ne pouvez lier un remboursement qu'à concurrence du trop-perçu actuel. Si le remboursement est supérieur au surplus (par ex. le fournisseur vous a renvoyé plus que ce que vous aviez payé en trop), Financica refuse le lien et indique la capacité restante dans le message d'erreur ; le surplus se rapporte probablement à une autre facture ou relève de sa propre note de crédit.

Remboursements et notes de crédit

Un lien de remboursement est le bon outil lorsque le fournisseur ou le client a simplement renvoyé de l'argent sans produire de nouveau document. Si le fournisseur a émis une note de crédit formelle, comptabilisez-la comme note de crédit dans Financica et utilisez le panneau Réconciliation du crédit pour l'appliquer (voir Notes de crédit). Les deux chemins produisent des résultats comptables équivalents mais préservent la piste documentaire à des endroits différents : liez une transaction lorsqu'elle représente un mouvement d'argent, comptabilisez une note de crédit lorsqu'elle représente un document.

Comment un paiement lié se rapproche

Lorsque vous liez une transaction bancaire à une facture comme paiement, Financica ne la fusionne pas avec l'écriture comptable d'approbation. Il reclasse la ligne de catégorie de la transaction bancaire vers le compte de contrôle des dettes fournisseurs (ou des créances clients) et verrouille cette ligne comme paiement de facture :

• La ligne bancaire enregistre toujours où l'argent a bougé.
• La ligne de contrôle reclassée solde le solde ouvert de la facture via une application de paiement, ce qui pilote balance_due.
• Si une partie seulement de la transaction concerne cette facture, la ligne est fractionnée pour que le reste demeure modifiable et puisse être lié ailleurs.

L'écriture comptable et la transaction bancaire restent toutes deux dans votre liste de transactions. C'est normal et vos livres sont corrects : l'écriture comptable enregistre le contenu de la facture (comptes de charges/produits et TVA) et la transaction bancaire enregistre le mouvement de trésorerie réel. L'application de paiement les relie afin que le solde de chaque document soit suivi.

Délier annule tout cela proprement : la reclassification et l'éventuel fractionnement sont défaits, la ligne retrouve son état d'origine, et l'application de paiement est supprimée (voir Délier un paiement ci-dessous).

Paiements multi-devises

Lorsque vous payez une facture libellée dans une devise depuis un compte bancaire dans une autre devise (par exemple, payer une facture en USD depuis un compte bancaire en EUR via Wise), la transaction bancaire comporte typiquement :

• Une ligne bancaire dans la devise de la banque (EUR).
• Des lignes de change convertissant entre les devises.
• Une ligne de frais pour les éventuels frais de transfert.
• Une ligne de catégorie / de dette dans la devise de la facture (USD).

L'écriture comptable, créée lors de l'approbation, comporte des lignes entièrement dans la devise de la facture (USD). La ligne de contrôle de la transaction bancaire solde le solde en USD de la facture ; les lignes bancaires, de change et de frais maintiennent la justesse du mouvement inter-devises. Les deux transactions restent séparées, ce qui est le traitement comptable correct pour un paiement en devises croisées.

Régler une facture en devise étrangère par un paiement dans votre propre devise

Souvent, la conversion a lieu avant que l'argent n'atteigne votre compte : une facture de 10,10 GBP est débitée 11,61 EUR par votre émetteur de carte, et votre relevé bancaire n'affiche que le montant en EUR. Dans ce cas, il n'y a aucune transaction en GBP à lier.

Pour les factures libellées dans une devise autre que celle de votre organisation, la recherche Lier à une transaction affiche aussi les transactions dans votre propre devise, et la suggestion utilise le taux de référence de la Banque centrale européenne pour trouver la correspondance probable (une facture de 10,10 GBP suggérera une transaction en EUR d'un montant à peu près converti).

Lier une telle transaction ouvre une étape de confirmation montrant les deux montants, le taux de change implicite et sa comparaison avec le taux de référence BCE :

• À quelques pour cent du taux de référence (marges de conversion normales des cartes et des banques) : confirmez en un clic.
• Loin du taux de référence : Financica vous avertit que la transaction ne ressemble pas à un paiement de cette facture, et explique ce qui se passera si vous continuez malgré tout. Vous pouvez ajuster l'un ou l'autre montant -- par exemple n'utiliser que 90 EUR d'une transaction de 300 EUR qui a payé plusieurs factures à la fois (le reste demeure disponible pour être lié aux autres factures), ou imputer le montant total et laisser la facture partiellement payée ou en trop-perçu.

À la confirmation, Financica règle la facture pour le montant en devise de facture, consomme le montant choisi de la transaction, et comptabilise automatiquement l'écart entre la valeur au taux de référence BCE et ce que vous avez réellement payé comme gain ou perte de change réalisé (comptes PCMN belges 7540 / 6540, créés pour vous à la première utilisation). Délier le paiement supprime à nouveau l'écriture d'écart de change : l'opération est donc entièrement réversible.

Pour les devises sans taux de référence BCE publié, le règlement est enregistré au taux implicite des deux montants et aucun écart de change n'est comptabilisé.

Retirer l'approbation

Si l'écriture comptable a été créée de manière incorrecte -- par exemple avec la mauvaise devise, les mauvais comptes ou des données périmées -- vous pouvez retirer l'approbation pour supprimer l'écriture comptable et repartir de zéro.

Depuis la page de détail de la dépense, ouvrez le menu ... et sélectionnez Retirer l'approbation. Cela :

1. Supprime la transaction d'écriture comptable.
2. Ramène la dépense au statut « À vérifier ».

Après avoir retiré l'approbation, vous pouvez corriger les détails de la facture et l'approuver à nouveau pour générer une nouvelle écriture comptable. Les liens de paiement existants vers des transactions bancaires sont préservés -- seule l'écriture comptable est affectée.

Quand utiliser Retirer l'approbation plutôt qu'Annuler

• Retirer l'approbation supprime l'écriture comptable et vous permet de réapprouver. Utilisez cette option quand la comptabilisation était fausse et que vous voulez la corriger.
• Annuler marque toute la facture comme annulée et supprime l'écriture comptable. Utilisez cette option quand la facture elle-même ne devrait pas exister dans vos livres (par ex. c'était un doublon ou elle a été annulée par le fournisseur).

Délier un paiement

Délier une transaction bancaire d'une facture annule le lien de paiement :

1. L'enregistrement d'application de paiement est supprimé.
2. Toute reclassification ou fractionnement de ligne est annulé, restaurant les lignes d'origine de la transaction bancaire.

La facture redevient impayée (ou partiellement payée s'il reste d'autres paiements). Vous pouvez ensuite lier une autre transaction ou la même.

Compensation par note de crédit

Lorsqu'une note de crédit est appliquée à une facture, le grand livre enregistre une seconde transaction aux côtés de la comptabilisation de la note de crédit : l'écriture de compensation. Cette section explique pourquoi deux transactions apparaissent et comment elles s'articulent.

Pourquoi deux transactions ?

La comptabilisation d'une note de crédit et son application à une facture sont deux événements économiques indépendants :

1. La comptabilisation enregistre le fait que la note de crédit existe et réduit votre dette. Elle a un sens en soi — la note de crédit pourrait plus tard être appliquée à une autre facture, appliquée partiellement, ou simplement conservée. La comptabilisation crée l'écriture qui suit le solde propre de la note de crédit.

2. L'écriture de compensation enregistre la décision d'imputer un montant précis du crédit sur une facture précise. Elle solde le solde ouvert de la facture et consomme la part correspondante du solde de la note de crédit.

Les fusionner en une seule transaction serait incorrect dans le cas général : une note de crédit appliquée en deux montants partiels sur deux factures différentes exigerait que la comptabilisation et les deux applications coexistent comme écritures distinctes. La conception à deux transactions gère cela naturellement.

À quoi ressemble l'écriture de compensation

L'écriture de compensation comporte deux lignes, toutes deux sur le même compte de contrôle dettes fournisseurs / créances clients :

Les deux lignes sont sur les dettes fournisseurs — c'est correct. La transaction ne déplace pas d'argent ; elle relie deux soldes auxiliaires opposés et les compense. Chaque ligne est liée à son document respectif via invoice_payment_applications, ce qui est la manière dont balance_due est dérivé pour les deux documents.

L'effet net sur le solde du compte de dettes fournisseurs est nul. Ce qui change, c'est le solde individuel de chaque document.

Dans l'interface

L'écriture de compensation apparaît dans la section Transactions liées des deux documents, avec le libellé « Règlement par note de crédit ». Elle n'a pas de bouton Délier — pour annuler une application de crédit, utilisez le bouton Retirer dans le panneau Réconciliation du crédit de la note de crédit, qui contre-passe l'écriture de compensation et restaure proprement les soldes des deux documents.

L'Historique des applications dans le panneau Réconciliation du crédit et la ligne « Règlement par note de crédit » dans Transactions liées représentent le même événement financier vu sous deux angles. L'historique des applications est la trace du rapprochement ; la transaction liée est l'écriture comptable correspondante.

Factures importées de Stripe

Les factures Stripe sont synchronisées depuis le compte Stripe connecté. C'est le grand livre de Financica — et non Stripe — qui fait foi pour savoir si une facture est payée. balance_due est calculé exclusivement à partir de invoice_payment_applications, de sorte que chaque diminution du solde affiché est adossée à une véritable écriture comptable.

Paiements Stripe ordinaires

Lorsque Stripe signale une facture comme payée et qu'une transaction bancaire / de solde correspondante a été importée, la synchronisation la lie automatiquement à la facture. La transaction liée apparaît sous Transactions liées et balance_due est mis à jour par le déclencheur de rapprochement habituel.

Si une note de crédit a été émise sur la facture dans Stripe, l'écriture de compensation est appliquée en premier et couvre une partie du total ; le paiement bancaire Stripe restant se lie automatiquement pour le solde. Avant ce correctif, le chemin de liaison automatique abandonnait dès qu'une compensation par note de crédit existait, laissant un trou fantôme dans les Transactions liées. Ce n'est plus le cas.

Factures marquées comme payées hors Stripe

Le tableau de bord Stripe propose une action Marquer comme payée pour les factures réglées en dehors de Stripe (virement, espèces, chèque, etc.). Lorsqu'une facture est finalisée ainsi, Stripe indique paid_out_of_band: true sur la facture mais ne produit jamais de transaction de solde. Sans traitement particulier, il n'y a aucune écriture au grand livre à faire correspondre au paiement.

Pour ces factures, la synchronisation crée une transaction synthétique en attente sur le compte d'attente Paiements externes Stripe :

• Pour les factures sortantes (créances clients) : les créances clients sont débitées (l'obligation est réduite) et les Paiements externes Stripe sont crédités (enregistrant que de l'argent est arrivé quelque part que nous n'avons pas encore identifié).
• Pour les factures entrantes (dettes fournisseurs) : les Paiements externes Stripe sont débités et les dettes fournisseurs sont créditées.

La ligne d'attente est liée à la facture via invoice_payment_applications, de sorte que balance_due atteint zéro par le déclencheur de rapprochement — et non par une écriture directe de la synchronisation Stripe.

Comme la transaction synthétique est créée en attente, elle est clairement signalée comme étant à confirmer. Pour boucler la boucle, retrouvez le véritable versement bancaire dans vos transactions importées et catégorisez-le sur Paiements externes Stripe ; cela solde le compte d'attente et l'indicateur « en attente » disparaît.

Dépannage

La facture affiche toujours deux transactions distinctes

C'est attendu. L'écriture comptable d'approbation et la transaction bancaire liée restent toujours séparées ; l'application de paiement les relie et solde le solde. Les deux transactions sont valables et vos livres s'équilibrent correctement. Aucune action n'est nécessaire.

L'écriture comptable a la mauvaise devise ou les mauvais comptes

Utilisez Retirer l'approbation depuis le menu de la dépense pour supprimer l'écriture comptable, puis corrigez les détails de la facture (devise, lignes, comptes) et approuvez à nouveau.

Un paiement n'apparaît pas après une nouvelle approbation

Lier un paiement et approuver une facture sont des actions indépendantes. Si vous avez retiré l'approbation puis réapprouvé, vérifiez que le paiement est toujours lié sous Paiements liés. Si le solde semble faux, déliez puis reliez le paiement pour recalculer l'application.