Uitgaven beheren

De sectie Uitgaven (ook wel inkomende facturen genoemd) is waar je de facturen van je leveranciers beheert, dus de facturen die je ontvangt en moet betalen.

De uitgavenpagina

Ga naar Boekhouding > Uitgaven om al je inkomende facturen te bekijken. Elk item toont:

• Factuurnummer -- De factuurreferentie van de leverancier.
• Leveranciersnaam -- Wie de factuur heeft gestuurd.
• Bedrag en valuta -- De totale waarde van de factuur.
• Status -- Of de factuur is betaald, onbetaald of achterstallig is.
• Factuurregels -- Een voorvertoning van wat de factuur omvat.
• Betalingsstatus -- Of een banktransactie aan deze factuur is gekoppeld.

Uitgaven toevoegen

Er zijn twee manieren om uitgaven toe te voegen:

Uploaden en verwerken

1. Klik op Uitgave uploaden.
2. Upload een PDF of afbeelding van de factuur.
3. De OCR-engine van Financica (aangedreven door Amazon Textract) extraheert:
   • Leveranciersnaam en gegevens
   • Factuurnummer en datum
   • Factuurregels met omschrijvingen en bedragen
   • Btw-informatie
   • Betalingsvoorwaarden
4. Controleer de geëxtraheerde gegevens en corrigeer eventuele fouten.
5. Sla de factuur op.

UBL-import

Als je facturen ontvangt in UBL XML-formaat (gebruikelijk bij Europese elektronische facturatie), kun je ze rechtstreeks uploaden. De gestructureerde gegevens worden zonder OCR verwerkt, wat resulteert in een hogere nauwkeurigheid. Zie Elektronische facturatie voor meer details.

Gehoste factuurimport

Als je facturen ontvangt die gehost worden op platforms zoals Stripe of Xero, kun je ze importeren door de URL te plakken. Zie Gehoste factuurimports voor details over ondersteunde platforms en hoe het werkt.

Stripe-factuurimport

Als je facturen ontvangt via Stripe Billing, kun je ze rechtstreeks importeren via de door Stripe gehoste factuur-URL:

1. Kopieer de Stripe-factuur-URL uit je browser of e-mail. Die ziet er uit als https://invoice.stripe.com/i/acct_…/live_….
2. Ga naar de pagina Uitgave uploaden.
3. Druk op Ctrl+V (of Cmd+V op Mac) om de URL te plakken.
4. Financica haalt automatisch de factuurgegevens, factuurregels en PDF-bijlagen op bij Stripe.
5. De geïmporteerde uitgave wordt geopend ter controle.

Deze importmethode extraheert gestructureerde gegevens rechtstreeks via de API van Stripe. Er is geen OCR nodig, dus het resultaat is zeer nauwkeurig. Facturen worden ontdubbeld op basis van hun Stripe-factuur-ID, dus als je dezelfde URL tweemaal plakt, wordt er gekoppeld aan de bestaande uitgave in plaats van een duplicaat aan te maken.

Uitgaven goedkeuren

Uitgaven doorlopen een goedkeuringsworkflow voordat ze boekingen in je administratie aanmaken.

• Ter controle -- Wanneer een uitgave wordt geüpload of aangemaakt, start deze in deze status. De gegevens kunnen vrij worden bewerkt.
• Goedgekeurd -- Klik op Goedkeuren om de uitgave te boeken. Dit maakt de bijbehorende boekingen aan (kostenrekeningen, btw-regels) en vergrendelt de factuurinhoud. Na goedkeuring verschijnt de uitgave in je financiële rapporten.
• Goedkeuring intrekken -- Als je wijzigingen moet aanbrengen na goedkeuring, klik op Goedkeuring intrekken op de detailpagina van de uitgave. Dit draait de boekingen terug en zet de uitgave terug naar de status "Ter controle". Als een banktransactie was geconsolideerd met de uitgave, wordt de consolidatie ook ongedaan gemaakt.

Btw inclusief/exclusief schakelaar

Elke uitgave heeft een schakelaar Prijs inclusief btw die bepaalt hoe de bedragen van factuurregels worden geïnterpreteerd:

• Uit (standaard) -- Bedragen zijn netto (exclusief btw). Btw wordt erbij opgeteld.
• Aan -- Bedragen zijn bruto (inclusief btw). Btw wordt teruggerekend vanuit het totaal.

Dit is handig bij bonnetjes of facturen waar prijzen inclusief belasting worden getoond.

Btw-regime

Elke uitgavenfactuur heeft een btw-regime dat bepaalt hoe de btw in je boekhouding wordt verwerkt. Je kunt het btw-regime instellen via de detailpagina van de uitgave.

Binnenlands

De standaardinstelling. Btw op de factuur wordt behandeld als standaard aftrekbare btw, terugvorderbaar via je binnenlandse btw-aangifte. Het aftrekbare deel gaat naar de rekening Btw Inkopen en het niet-aftrekbare deel naar Btw Inkopen (Niet-aftrekbaar).

Buitenlandse btw

Gebruik dit wanneer een buitenlandse leverancier zijn lokale btw heeft aangerekend (bijv. een Frans hotel dat TVA aanrekent). Buitenlandse btw kan niet worden teruggevorderd via je binnenlandse btw-aangifte. In plaats daarvan wordt het aftrekbare deel geboekt op een rekening Buitenlandse Btw Terug te vorderen. Je vordert dit apart terug via een buitenlands btw-teruggaveregeling.

Verlegging van heffing

Gebruik dit voor grensoverschrijdende B2B-diensten waarbij de leverancier 0% btw aanrekent en je zelf btw berekent tegen je lokale tarief. Financica berekent automatisch het zelf berekende bedrag op basis van het standaard lokale btw-tarief van je organisatie (ingesteld in Instellingen > Organisatie). De boeking creëert een paar boekingsregels die per saldo nul opleveren: een debet op Btw Inkopen Verlegging en een credit op Btw Verkopen Verlegging. Beide moeten op je btw-aangifte worden vermeld, ook al heffen ze elkaar op.

Als de btw bij verlegging van heffing slechts gedeeltelijk aftrekbaar is (bijv. bij een gedeeltelijk vrijgesteld bedrijf), wordt het niet-aftrekbare deel zoals gebruikelijk geboekt op Btw Inkopen (Niet-aftrekbaar).

Uitgavedetails

Klik op een uitgave om de volledige details te bekijken:

• Factuurinhoud -- Alle geëxtraheerde factuurregels, bedragen en totalen.
• Leveranciersgegevens -- Naam, adres en btw-nummer.
• Betalingstoepassingen -- Als een banktransactie aan deze factuur is gekoppeld, zie je de betalingslink.
• Gerelateerde documenten -- Het oorspronkelijk geüploade bestand en eventuele aanvullende ondersteunende documenten.
• Audittrail -- Een geschiedenis van alle wijzigingen aan het factuurrecord.

Filteren en zoeken

• Zoeken -- Zoek facturen op leveranciersnaam of factuurgegevens.
• Filter op niet-gereconcilieerd -- Toon alleen facturen die niet aan een banktransactie zijn gekoppeld.

Omzetten vanuit een transactie

Als je al een banktransactie hebt geïmporteerd (bijvoorbeeld via een bankafschrift) en een bijbehorende uitgave wilt aanmaken:

1. Open de transactie vanuit Boekhouding > Transacties.
2. Upload de leveranciersfactuur als documentbijlage.
3. Klik op Omzetten naar uitgave op de bijlage.
4. Financica verwerkt het document en maakt een nieuwe uitgave aan.
5. De banktransactie wordt automatisch gekoppeld als betaling voor de nieuwe uitgave.

Dit is de snelste manier om uitgaven te reconciliëren wanneer je vanuit de bankzijde werkt.

Uitgaven reconciliëren

Wanneer een banktransactie overeenkomt met een uitgavenfactuur:

1. De factuurstatus wordt bijgewerkt om de betaling te tonen.
2. De transactie en factuur worden aan elkaar gekoppeld voor auditdoeleinden.
3. Zowel de transactie- als de factuurdetailpagina verwijzen naar elkaar.

Deze koppeling kan automatisch plaatsvinden bij het uploaden van documenten naar transacties, of handmatig via de factuurdetailweergave.

Hoe betalingskoppeling de transactie beïnvloedt

Wanneer je een banktransactie aan een uitgave koppelt, verwerkt Financica de boekhouding automatisch, zodat je administratie klopt zonder extra stappen van jouw kant.

Het gekoppelde deel wordt vergrendeld. Het deel van de banktransactie dat overeenkomt met de factuur wordt gemarkeerd als factuurbetaling en weergegeven met een slotpictogram in het transactiedetailscherm. Je kunt het niet opnieuw categoriseren zolang de koppeling actief is: de "categorie" is de factuur zelf. Ontkoppel de betaling om het deel vrij te geven voor handmatige bewerking.

Gedeeltelijke betalingen creëren een splitsing. Als je slechts een deel van een banktransactie toepast op een factuur (bijvoorbeeld een overboeking van 500,00 EUR waarvan slechts 300,00 EUR deze specifieke uitgave dekt), splitst Financica het transactiedeel in tweeën:

• Het toegepaste deel (300,00 EUR) wordt vergrendeld als factuurbetaling.
• Het restant (200,00 EUR) blijft een apart, vrij bewerkbaar deel dat je zoals gewoonlijk kunt categoriseren.

Dit houdt elk deel van de transactie afzonderlijk adresseerbaar zonder extra transacties in je boekhouding aan te maken.

Ontkoppeling van een betaling maakt de splitsing ongedaan. Als je de koppeling tussen een banktransactie en een uitgave verwijdert, worden alle splitsingen samengevoegd en worden vergrendelde delen vrijgegeven voor bewerking, waardoor de transactie terugkeert naar de staat van voor de koppeling.

Transactieconsolidatie

Wanneer je een banktransactie aan een factuur koppelt, kan Financica de boeking van de factuur en de banktransactie samenvoegen tot één enkele transactie. Dit gebeurt wanneer:

• Het betalingsbedrag exact overeenkomt met het factuurtotaal.
• Het de eerste betaling is die op de factuur wordt toegepast.
• De transactie een eenvoudige structuur heeft (dezelfde valuta, duidelijke bank- en categorieregels).

Bij consolidatie zie je één transactie in je transactielijst die zowel de bankbeweging als de volledige factuuruitsplitsing bevat (kostenrekeningen en btw). Dit is het ideale resultaat voor eenvoudige, volledig betaalde facturen.

Als consolidatie niet mogelijk is -- bijvoorbeeld bij gedeeltelijke betalingen, multi-valutatransacties of complexe regelstructuren -- blijven de boeking van de factuur en de banktransactie als twee afzonderlijke transacties bestaan. Beide zijn zichtbaar in je transactielijst en verwijzen naar elkaar. Dit is normaal en je boekhouding is nog steeds correct; de twee transacties samen vormen het volledige beeld.

Als je een geconsolideerde betaling ontkoppelt, wordt de consolidatie ongedaan gemaakt en worden de oorspronkelijke transacties hersteld.

Betalingen registreren zonder banktransactie

Niet elke afwikkeling loopt via je bankfeed. Contant geld, prepaid tegoeden, leverancierscheques, klantsaldo of kleine afboekingen die de leverancier kwijtscheldt zonder creditnota uit te schrijven moeten toch ergens in je boekhouding terechtkomen, en de actie Betaling handmatig registreren van Financica is daar het ingangspunt voor.

Je vindt deze actie in de kaart Gekoppelde betalingen op de detailpagina van de uitgave, onder het menu "...". Kies een financieringsrekening (de plek waar het geld vandaan kwam of naartoe ging), voer het bedrag in, en Financica maakt een zelfstandige transactie met twee regels die in één stap aan de factuur wordt gekoppeld.

De financieringsrekening is bewust niet beperkt. Enkele veelvoorkomende vormen:

• Een actiefrekening kas of kleine kas voor betalingen aan de balie.
• Een opbrengstenrekening zoals Betalingskortingen op aankopen om een klein restant af te boeken dat de leverancier kwijtschold -- de korting komt op de winst- en verliesrekening, en de factuur wordt in dezelfde stap op nul gezet.
• Een rekening voor prepaid tegoed of voucher wanneer de factuur uit een bestaand saldo werd betaald in plaats van via een bankoverschrijving.

Een negatief saldo terugbetalen

Dezelfde actie dekt ook de omgekeerde richting. Als de factuur een negatief openstaand saldo heeft -- ofwel omdat ze eerder werd overbetaald, ofwel omdat de leverancier een corrigerend document met een negatief totaal uitgaf ("wij zijn jou geld schuldig" in plaats van "jij bent ons geld schuldig") -- verandert het menu-item in Terugbetaling handmatig registreren. Het dialoogvenster vult de absolute waarde van het negatieve saldo voor, en de financieringsrekening wordt "Terugbetaling ontvangen op" in plaats van "Betaald vanaf".

Dit is de juiste route wanneer het tegoed op een interne rekening wordt afgewikkeld, bijvoorbeeld:

• Leverancierstegoed dat op je klantsaldo bij die leverancier wordt geboekt in plaats van naar je bankrekening te worden terugbetaald.
• Een voucher of winkeltegoed dat inwisselbaar is bij toekomstige bestellingen.
• Het afboeken van een klein overschot dat je niet van plan bent terug te vorderen.

In beide richtingen behoort de resulterende transactie tot de factuur die ze afwikkelt -- bij het ontkoppelen krijg je de optie om de transactie meteen te verwijderen, aangezien handmatige boekingen geen bankimport zijn en buiten de factuur geen andere betekenis hebben.