Inkomsten beheren

De sectie Inkomsten (ook wel uitgaande facturen genoemd) is waar je de facturen beheert die je naar je klanten stuurt, oftewel het geld dat je tegoed hebt.

De inkomstenpagina

Ga naar Boekhouding > Inkomsten om al je uitgaande facturen te bekijken. Elk item toont:

• Factuurnummer -- Je factuurreferentie.
• Klantnaam -- Aan wie de factuur is verstuurd.
• Bedrag en valuta -- De totale factuurwaarde.
• Betalingsstatus -- Of de klant heeft betaald, gedeeltelijk heeft betaald, of de factuur achterstallig is.
• Factuurregels -- Een voorvertoning van de gefactureerde items.

Facturen aanmaken

Klik op Factuur aanmaken om een nieuwe uitgaande factuur op te stellen:

1. Selecteer een klant -- Kies uit je bestaande klantenlijst of maak een nieuwe aan.
2. Voeg factuurregels toe -- Vul omschrijvingen, hoeveelheden, eenheidsprijzen en btw-tarieven in voor elk item.
3. Stel voorwaarden in -- Factuurdatum, vervaldatum en betalingsvoorwaarden.
4. Controleer en bewaar -- Controleer de totalen en sla de factuur op.

Factuurregels bewerken

Op niet-vergrendelde facturen kun je factuurregels direct bewerken. Elke factuuregel ondersteunt:

• Omschrijving -- Waar het item over gaat.
• Hoeveelheid en eenheidsprijs -- Het aantal eenheden en de prijs per eenheid.
• Btw-categorie -- Standaard btw (S), nultarief (Z) of vrijgesteld (E).
• Btw-bedrag -- Bewerkbaar per factuuregel.
• Korting -- Een kortingsbedrag per regel.
• Aftrekbaarheid -- Het aftrekbare percentage (100%, 50%, enz.).

Terwijl je bewerkt, worden de factuurtotalen live herberekend. Als je wijzigingen afwijken van de oorspronkelijke bedragen, worden de oude totalen doorgestreept getoond voor eenvoudige vergelijking.

Je kunt meerdere factuurregels tegelijk selecteren en verwijderen met bulkselectie (selectievakjes met Shift+klik ondersteuning).

Verzendkosten

Als de factuur verzendkosten bevat, gebruik dan de schakelaar Verzendkosten op de factuurdetailpagina om een verzendtotaal toe te voegen of te verwijderen. Het verzendbedrag is bewerkbaar wanneer de factuur niet vergrendeld is.

Prijs inclusief btw

Gebruik de schakelaar Prijs inclusief btw om te wisselen tussen btw-exclusieve (netto) en btw-inclusieve (bruto) regelitembedragen. Wanneer ingeschakeld, wordt btw teruggerekend vanuit het totaal in plaats van erbij opgeteld.

Inkomstenfacturen uploaden

Als je facturen aanmaakt in een ander systeem, kun je ze uploaden naar Financica:

1. Klik op Inkomsten uploaden.
2. Upload de PDF of afbeelding van de factuur.
3. De OCR-engine van Financica zal het document verwerken en de gegevens extraheren.
4. Controleer, corrigeer en bewaar.

Factuurdetails

Klik op een inkomstenfactuur om te bekijken:

• Volledige factuurinhoud -- Alle factuurregels, bedragen, btw-details en totalen.
• Klantgegevens -- Naam, adres en btw-nummer.
• Betalingsopvolging -- Welke banktransacties als betalingen zijn toegepast.
• Gerelateerde creditnota's -- Of er een creditnota is uitgereikt voor deze factuur.
• Peppol/EDI-status -- Als de factuur elektronisch is verzonden, kun je de leveringsstatus bekijken.
• Audittrail -- Geschiedenis van alle wijzigingen.

Stripe-integratie

Als je bedrijf Stripe gebruikt voor betalingen, kan Financica je Stripe-transacties synchroniseren en automatisch bijbehorende inkomstenrecords aanmaken. Configureer dit via Gegevensbronnen > Overige bronnen.

Inkomsten reconciliëren

Wanneer een klantbetaling binnenkomt op je bankrekening:

1. De banktransactie wordt geïmporteerd door Financica.
2. Jij (of het systeem) koppelt de transactie aan de bijbehorende factuur.
3. De factuurstatus wordt bijgewerkt om de betaling weer te geven.
4. Beide records verwijzen naar elkaar voor een volledige audittrail.

Hoe betalingskoppeling de transactie beïnvloedt

Wanneer je een banktransactie aan een factuur koppelt, verwerkt Financica de boekhouding automatisch, zodat je administratie klopt zonder extra stappen van jouw kant.

Het gekoppelde deel wordt vergrendeld. Het deel van de banktransactie dat overeenkomt met de factuur wordt gemarkeerd als factuurontvangst en weergegeven met een slotpictogram in het transactiedetailscherm. Je kunt het niet opnieuw categoriseren zolang de koppeling actief is: de "categorie" is de factuur zelf. Ontkoppel de betaling om het deel vrij te geven voor handmatige bewerking.

Gedeeltelijke betalingen creëren een splitsing. Als je slechts een deel van een banktransactie toepast op een factuur (bijvoorbeeld een overboeking van 1,00 EUR waarvan slechts 0,61 EUR het resterende saldo dekt), splitst Financica het transactiedeel in tweeën:

• Het toegepaste deel (0,61 EUR) wordt vergrendeld als factuurontvangst.
• Het restant (0,39 EUR) blijft een apart, vrij bewerkbaar deel dat je zoals gewoonlijk kunt categoriseren.

Dit houdt elk deel van de transactie afzonderlijk adresseerbaar zonder extra transacties in je boekhouding aan te maken.

Ontkoppeling van een betaling maakt de splitsing ongedaan. Als je de koppeling tussen een banktransactie en een factuur verwijdert, worden alle splitsingen samengevoegd en worden vergrendelde delen vrijgegeven voor bewerking, waardoor de transactie terugkeert naar de staat van voor de koppeling.

Transactieconsolidatie

Wanneer je een banktransactie aan een factuur koppelt, kan Financica de boeking van de factuur en de banktransactie samenvoegen tot één enkele transactie. Dit gebeurt wanneer:

• Het betalingsbedrag exact overeenkomt met het factuurtotaal.
• Het de eerste betaling is die op de factuur wordt toegepast.
• De transactie een eenvoudige structuur heeft (dezelfde valuta, duidelijke bank- en categorieregels).

Bij consolidatie zie je één transactie in je transactielijst die zowel de bankbeweging als de volledige factuuruitsplitsing bevat (omzetrekeningen en btw). Dit is het ideale resultaat voor eenvoudige, volledig betaalde facturen.

Als consolidatie niet mogelijk is -- bijvoorbeeld bij gedeeltelijke betalingen, multi-valutatransacties of complexe regelstructuren -- blijven de boeking van de factuur en de banktransactie als twee afzonderlijke transacties bestaan. Beide zijn zichtbaar in je transactielijst en verwijzen naar elkaar. Dit is normaal en je boekhouding is nog steeds correct; de twee transacties samen vormen het volledige beeld.

Als je een geconsolideerde betaling ontkoppelt, wordt de consolidatie ongedaan gemaakt en worden de oorspronkelijke transacties hersteld.