Lorsque votre entreprise opère en plusieurs devises -- recevoir des paiements en USD, payer des fournisseurs en GBP ou régler des charges Stripe à travers les devises -- Financica enregistre le détail complet des devises au lieu de tout regrouper en un seul montant.
Structure d'une transaction multi-devises
Une transaction multi-devises comporte généralement quatre types d'écritures :
- Ligne bancaire -- Le montant réellement transité sur votre compte bancaire, dans votre devise de règlement ou de compte (ex. EUR).
- Lignes de change -- Une paire d'écritures sur le compte Change de devises représentant la conversion : l'une dans la devise de votre banque, l'autre dans la devise étrangère. La paire s'annule au taux appliqué par votre banque ; valorisée au taux de référence officiel, une petite différence subsiste, et c'est cette différence que recueille le compte Change de devises.
- Ligne de catégorie -- Le montant dans la devise étrangère d'origine (ex. USD), que vous catégorisez sur le compte de produit ou de charge approprié. C'est cette ligne qui se lie aux factures libellées dans cette devise.
- Lignes de frais -- Les éventuels frais de conversion facturés par la banque ou le processeur de paiement, dans la devise de votre banque.
Cette structure préserve les montants et devises d'origine dans toute votre comptabilité. Par exemple, un paiement de 500 USD réglé en 460 EUR affiche les 500 USD complets sur la ligne de catégorie, avec des lignes de change reliant les deux devises.
D'où proviennent les transactions multi-devises
Stripe
Lorsqu'un client paie dans une devise différente de votre devise de règlement Stripe, Financica crée automatiquement la structure multi-devises lors de l'importation. Stripe fournit le taux de change et les détails de la charge d'origine sur chaque transaction de solde multi-devises -- aucune configuration n'est nécessaire.
Imports bancaires
Si votre banque fournit les détails des transactions en devises étrangères dans ses relevés ou flux, Financica les préserve lors de l'importation.
Saisie manuelle
Lors de la catégorisation d'une transaction, vous pouvez changer la devise d'une écriture pour enregistrer des mouvements inter-devises manuellement. Financica crée les écritures de change automatiquement.
Taux de change
Deux taux différents comptent, et Financica les garde distincts.
Le taux que vous avez réellement obtenu. Lorsqu'une conversion a lieu, votre banque ou votre prestataire de paiement a appliqué un taux réel, marge comprise. Financica enregistre ce taux sur les lignes de change et ne le remplace jamais par un taux de marché.
Le taux de référence. Pour exprimer un montant en devise étrangère dans votre devise de reporting, Financica utilise le taux de référence de la Banque centrale européenne. Les taux sont enregistrés une fois et jamais récupérés à nouveau : un rapport relancé donne donc le même résultat. Si une date tombe un week-end ou un jour férié, le taux du dernier jour ouvrable précédent s'applique.
Quelques devises n'ont aucun taux de référence BCE. Financica n'en invente jamais : ces montants restent dans leur propre devise et le rapport indique quelle devise n'a pas pu être convertie.
Le compte Change de devises
Votre plan comptable contient un compte nommé Change de devises que Financica gère pour vous. Chaque conversion y passe : il porte les paires de lignes de change décrites plus haut, une par devise.
Un solde sur ce compte est normal. Votre banque convertit à son propre taux, marge comprise ; les rapports valorisent les montants au taux de référence officiel. Le petit écart entre les deux reste sur ce compte à chaque conversion et finit par constituer un véritable gain ou une véritable perte de change.
Ce solde ne demande aucune action de votre part. Les états statutaires que Financica prépare pour le dépôt (comme les comptes annuels belges) le reconnaissent automatiquement dans votre résultat, en gain ou perte de change plutôt qu'en capitaux propres. Il n'y a aucune écriture à passer en fin d'exercice pour le déplacer.
C'est autre chose que l'écart de change constaté au paiement d'une facture en devise, qui est comptabilisé sur des comptes dédiés de gains et pertes de change au moment du paiement. Voir comptabilisation et réconciliation des factures pour ce flux.
Comment les rapports convertissent les devises étrangères
Chaque montant est converti au taux de sa propre date. Une charge engagée en août vaut ce que disait le taux d'août, pas celui de décembre. Cela vaut pour le bilan autant que pour le compte de résultat, et c'est ce qui fait que les deux côtés de votre bilan s'équilibrent.
Tout total incluant une devise étrangère convertie est souligné en pointillés. Survolez-le pour voir le détail par devise et le taux appliqué. Si un taux de référence n'était pas disponible, les montants d'origine par devise sont affichés à la place.
Les déclarations fiscales fonctionnent de la même manière, à une différence près : elles sont déposées dans une seule devise, donc une facture en devise étrangère est convertie au taux de référence de la date d'exigibilité de la taxe. Si une devise n'a pas de taux de référence, les factures concernées sont listées comme exclues plutôt que comptées à une valeur erronée, ce qui vous permet de voir exactement ce qui a été laissé de côté avant de déposer.
Réévaluation des devises étrangères
Convertir au taux de la date de chaque écriture signifie qu'un solde en devise étrangère que vous détenez encore est comptabilisé à sa valeur d'arrivée, pas à sa valeur d'aujourd'hui. Pour un solde bancaire ou une facture impayée, les deux diffèrent, et l'écart est un gain ou une perte que vous n'avez pas encore réalisé.
La réévaluation comble cet écart. Affichez l'aperçu depuis la clôture annuelle pour voir chaque solde en devise, sa valeur comptabilisée et sa valeur au taux de clôture. La comptabilisation enregistre l'écart en gain ou perte de change, et votre bilan affiche alors les valeurs actuelles.
- Rien n'est écrit tant que vous ne comptabilisez pas. Une réévaluation comptabilisée peut être annulée, ce qui restaure les valeurs comptabilisées précédentes, sauf si la période a été clôturée depuis.
- Seuls les soldes monétaires sont réévalués : comptes bancaires, créances, dettes, emprunts. Une immobilisation en devise étrangère conserve sa valeur d'origine.
- Relancer la réévaluation plus tard calcule ce qui est déjà enregistré et ne comptabilise que la différence restante, sans double comptage.
- Tous les pays n'autorisent pas la comptabilisation d'un gain latent. Financica applique la règle de votre pays et l'indique sur la ligne d'aperçu lorsqu'un gain est écarté. La perte est toujours enregistrée.
Vos comptes affichent toujours la devise qu'ils détiennent
La réévaluation enregistre l'écart à côté du solde au lieu de le convertir. Un compte en dollars reste affiché en dollars sur la page des comptes et sur le tableau de bord, et se rapproche toujours de votre relevé bancaire. La valeur convertie apparaît au bilan et dans vos comptes annuels.
Il n'y a rien à contre-passer l'année suivante. L'écart reste enregistré, et la réévaluation suivante ne comptabilise que le mouvement depuis la précédente.
Conseils
- Liaison de factures -- Lorsque vous liez une transaction bancaire à une facture en devise étrangère, Financica fait la correspondance sur la devise et le montant de la ligne de catégorie, pas de la ligne bancaire. Ainsi, un encaissement bancaire en EUR peut correctement se lier à une facture en USD si la transaction a la bonne structure de change.
- Frais Stripe -- Les frais de conversion de devise Stripe sont enregistrés comme des lignes de frais séparées afin de ne pas fausser vos montants de revenus ou de charges.
- Rapprochement -- L'assistant IA comprend les transactions multi-devises et peut aider à identifier les mouvements en devises étrangères non rapprochés.