Wanneer je bedrijf met meerdere valuta's werkt -- betalingen ontvangen in USD, leveranciers betalen in GBP, of Stripe-betalingen afwikkelen over valuta's heen -- registreert Financica het volledige valutadetail in plaats van alles samen te voegen tot één bedrag.
Structuur van een multi-valutatransactie
Een multi-valutatransactie heeft doorgaans vier soorten boekingsregels:
- Bankpost -- Het bedrag dat daadwerkelijk op je bankrekening is binnengekomen of uitgegaan, in je afwikkelings- of rekeningvaluta (bijv. EUR).
- Wisselposten -- Een paar boekingsregels op de Valutawisselrekening die de conversie weergeven: één in de valuta van je bank, één in de vreemde valuta. Deze zijn boekhoudkundig altijd per saldo nul.
- Categoriepost -- Het bedrag in de oorspronkelijke vreemde valuta (bijv. USD), dat je categoriseert op de juiste omzet- of kostenrekening. Dit is de post die gekoppeld wordt aan facturen in die valuta.
- Kostenposten -- Eventuele conversiekosten in rekening gebracht door de bank of betalingsverwerker, in de valuta van je bank.
Deze structuur bewaart de oorspronkelijke bedragen en valuta's door je hele boekhouding. Zo toont een betaling van $500 USD die wordt afgewikkeld als EUR 460 het volledige bedrag van $500 op de categoriepost, met wisselposten die de twee valuta's overbruggen.
Waar multi-valutatransacties vandaan komen
Stripe
Wanneer een klant betaalt in een andere valuta dan je Stripe-afwikkelingsvaluta, maakt Financica automatisch de multi-valutastructuur aan bij het importeren. Stripe levert de wisselkoers en oorspronkelijke betalingsgegevens bij elke valutaoverschrijdende saldotransactie -- er is geen configuratie nodig.
Bankimports
Als je bank valutadetails van buitenlandse transacties verstrekt in haar afschriften of feeds, bewaart Financica deze bij het importeren.
Handmatige invoer
Bij het categoriseren van een transactie kun je de valuta van een boekingsregel wijzigen om valutaoverschrijdende bewegingen handmatig vast te leggen. Financica maakt de wisselposten automatisch aan.
Wisselkoersen
Financica registreert de werkelijke wisselkoers die voor elke transactie is gebruikt, zoals gerapporteerd door je bank of betalingsverwerker. Dit zijn geen indicatieve marktkoersen -- ze weerspiegelen de werkelijke koers waartegen de conversie plaatsvond, inclusief eventuele marge.
Wanneer een rapport saldi in verschillende valuta tot één bedrag moet samenvoegen, rekent Financica de bedragen in vreemde valuta om tegen de euro-referentiekoers van de Europese Centrale Bank voor de rapportagedatum (de koers die belastingdiensten in de EU aanvaarden). Valt die datum op een weekend of feestdag, dan wordt de koers van de meest recente voorgaande werkdag gebruikt.
Multi-valuta in rapporten
- Balans en resultatenrekening -- Elke rekening en elk totaal wordt als één bedrag in je rapportagevaluta getoond. Elk totaal met omgerekende vreemde valuta is met een stippellijn onderstreept; beweeg eroverheen voor de uitsplitsing per valuta, de toegepaste koers en de ECB-datum. Totalen die al in je rapportagevaluta staan, worden gewoon getoond. Als een referentiekoers tijdelijk niet beschikbaar is, worden in plaats daarvan de oorspronkelijke bedragen per valuta getoond, zodat een bedrag nooit stilzwijgend onjuist is.
- Proefbalans -- Weergegeven in je rapportagevaluta.
- Btw-aangiften -- Btw-bedragen staan altijd in de standaardvaluta van je organisatie, omgerekend tegen de koers die bij elke transactie is vastgelegd.
Tips
- Factuutkoppeling -- Bij het koppelen van een banktransactie aan een factuur in vreemde valuta matcht Financica op de valuta en het bedrag van de categoriepost, niet de bankpost. Dit betekent dat een bankontvangst in EUR correct kan koppelen aan een factuur in USD als de transactie de juiste wisselstructuur heeft.
- Stripe-kosten -- Stripe's valutaconversiekosten worden als aparte kostenposten vastgelegd zodat ze je omzet- of kostenbedragen niet vertekenen.
- Reconciliatie -- De AI-assistent begrijpt multi-valutatransacties en kan helpen bij het identificeren van niet-gereconcilieerde bewegingen in vreemde valuta.