Wanneer je bedrijf met meerdere valuta's werkt -- betalingen ontvangen in USD, leveranciers betalen in GBP, of Stripe-betalingen afwikkelen over valuta's heen -- registreert Financica het volledige valutadetail in plaats van alles samen te voegen tot één bedrag.
Structuur van een multi-valutatransactie
Een multi-valutatransactie heeft doorgaans vier soorten boekingsregels:
- Bankpost -- Het bedrag dat daadwerkelijk op je bankrekening is binnengekomen of uitgegaan, in je afwikkelings- of rekeningvaluta (bijv. EUR).
- Wisselposten -- Een paar boekingsregels op de rekening Valutawissel die de conversie weergeven: één in de valuta van je bank, één in de vreemde valuta. Het paar saldeert op nul tegen de koers die je bank toepaste; gewaardeerd tegen de officiële referentiekoers blijft een klein verschil over, en dat verschil verzamelt zich op de rekening Valutawissel.
- Categoriepost -- Het bedrag in de oorspronkelijke vreemde valuta (bijv. USD), dat je categoriseert op de juiste omzet- of kostenrekening. Dit is de post die gekoppeld wordt aan facturen in die valuta.
- Kostenposten -- Eventuele conversiekosten in rekening gebracht door de bank of betalingsverwerker, in de valuta van je bank.
Deze structuur bewaart de oorspronkelijke bedragen en valuta's door je hele boekhouding. Zo toont een betaling van $500 USD die wordt afgewikkeld als EUR 460 het volledige bedrag van $500 op de categoriepost, met wisselposten die de twee valuta's overbruggen.
Waar multi-valutatransacties vandaan komen
Stripe
Wanneer een klant betaalt in een andere valuta dan je Stripe-afwikkelingsvaluta, maakt Financica automatisch de multi-valutastructuur aan bij het importeren. Stripe levert de wisselkoers en oorspronkelijke betalingsgegevens bij elke valutaoverschrijdende saldotransactie -- er is geen configuratie nodig.
Bankimports
Als je bank valutadetails van buitenlandse transacties verstrekt in haar afschriften of feeds, bewaart Financica deze bij het importeren.
Handmatige invoer
Bij het categoriseren van een transactie kun je de valuta van een boekingsregel wijzigen om valutaoverschrijdende bewegingen handmatig vast te leggen. Financica maakt de wisselposten automatisch aan.
Wisselkoersen
Twee verschillende koersen doen ertoe, en Financica houdt ze uit elkaar.
De koers die je werkelijk kreeg. Bij een omwisseling hanteerde je bank of betaalprovider een echte koers, inclusief hun marge. Financica legt die koers vast op de wisselregels en vervangt hem nooit door een marktkoers.
De referentiekoers. Om een bedrag in vreemde valuta in je rapportagevaluta uit te drukken, gebruikt Financica de referentiekoers van de Europese Centrale Bank. Koersen worden één keer opgeslagen en nooit opnieuw opgehaald, dus een rapport dat je twee keer draait geeft hetzelfde antwoord. Valt een datum in een weekend of op een feestdag, dan geldt de koers van de laatste voorgaande werkdag.
Een handvol valuta heeft helemaal geen ECB-referentiekoers. Financica verzint er nooit een: die bedragen blijven in hun eigen valuta staan en het rapport vermeldt welke valuta niet kon worden omgerekend.
De rekening Valutawissel
Je rekeningschema bevat een rekening met de naam Valutawissel die Financica voor je beheert. Elke conversie loopt erdoorheen: ze draagt de hierboven beschreven paren wisselposten, één per valuta.
Een saldo op deze rekening is normaal. Je bank rekent om tegen haar eigen koers, marge inbegrepen; rapporten waarderen bedragen tegen de officiële referentiekoers. Het kleine verschil tussen beide blijft bij elke conversie op deze rekening staan en groeit zo uit tot een echte wisselkoerswinst of een echt wisselkoersverlies.
Je hoeft niets met dat saldo te doen. De statutaire staten die Financica voor neerlegging opstelt (zoals de Belgische jaarrekening) nemen het automatisch op in je resultaat, als wisselkoerswinst of -verlies in plaats van als eigen vermogen. Er is op het jaareinde geen boeking nodig om het te verplaatsen.
Dit is iets anders dan het wisselkoersverschil bij het betalen van een factuur in vreemde valuta, dat op het moment van betaling op aparte rekeningen voor wisselkoerswinsten en -verliezen wordt geboekt. Zie facturen boeken en afletteren voor die verwerking.
Hoe rapporten vreemde valuta omrekenen
Elk bedrag wordt omgerekend tegen de koers van zijn eigen datum. Een kost uit augustus is waard wat de augustuskoers zei, niet wat de decemberkoers zegt. Dat geldt voor de balans net zo goed als voor de resultatenrekening, en het is wat beide zijden van je balans doet aansluiten.
Elk totaal met omgerekende vreemde valuta is met een stippellijn onderstreept. Beweeg eroverheen voor de uitsplitsing per valuta en de toegepaste koers. Was er geen referentiekoers beschikbaar, dan worden de oorspronkelijke bedragen per valuta getoond.
Belastingaangiften werken op dezelfde manier, met één verschil: ze worden in één valuta ingediend, dus een factuur in vreemde valuta wordt omgerekend tegen de referentiekoers van de datum waarop de belasting opeisbaar werd. Heeft een valuta geen referentiekoers, dan worden de betrokken facturen als uitgesloten vermeld in plaats van tegen een verkeerde waarde meegeteld, zodat je vóór het indienen precies ziet wat is weggelaten.
Herwaardering van vreemde valuta
Omrekenen tegen de koers van elke eigen boekingsdatum betekent dat een saldo in vreemde valuta dat je nog aanhoudt, staat geboekt tegen zijn waarde bij binnenkomst, niet tegen zijn waarde vandaag. Voor een banksaldo of een openstaande factuur verschillen die, en het gat is een winst of verlies die je nog niet hebt gerealiseerd.
De herwaardering dicht dat gat. Bekijk het voorbeeld vanuit de jaarafsluiting: elk saldo in vreemde valuta, waartegen het geboekt staat en wat het waard is tegen de slotkoers. Boeken legt het verschil vast als koerswinst of koersverlies, en je balans toont daarna actuele waarden.
- Er wordt niets weggeschreven tot je boekt. Een geboekte herwaardering kun je ongedaan maken, wat de vorige boekwaarden herstelt, tenzij de periode intussen is afgesloten.
- Alleen monetaire saldi worden geherwaardeerd: bankrekeningen, vorderingen, schulden, leningen. Een vast actief in vreemde valuta behoudt zijn oorspronkelijke waarde.
- Later opnieuw draaien bepaalt wat al is vastgelegd en boekt alleen het resterende verschil, dus een tweede keer telt niet dubbel.
- Niet elk land staat het boeken van een ongerealiseerde winst toe. Financica past de regel van jouw land toe en meldt het op de voorbeeldregel wanneer een winst is weggelaten. Het verlies wordt altijd geboekt.
Je rekeningen tonen nog steeds de valuta die ze aanhouden
De herwaardering legt het verschil naast het saldo vast in plaats van het om te rekenen. Een dollarrekening blijft in dollars staan op de rekeningenpagina en op het dashboard, en sluit nog steeds aan op je bankafschrift. De omgerekende waarde verschijnt op de balans en in je jaarrekening.
Er valt in het nieuwe jaar niets terug te boeken. Het verschil blijft vastgelegd, en de volgende herwaardering boekt alleen de beweging sinds de vorige.
Tips
- Factuurkoppeling -- Bij het koppelen van een banktransactie aan een factuur in vreemde valuta matcht Financica op de valuta en het bedrag van de categoriepost, niet de bankpost. Dit betekent dat een bankontvangst in EUR correct kan koppelen aan een factuur in USD als de transactie de juiste wisselstructuur heeft.
- Stripe-kosten -- Stripe's valutaconversiekosten worden als aparte kostenposten vastgelegd zodat ze je omzet- of kostenbedragen niet vertekenen.
- Reconciliatie -- De AI-assistent begrijpt multi-valutatransacties en kan helpen bij het identificeren van niet-gereconcilieerde bewegingen in vreemde valuta.