Organisatie-instellingen bepalen hoe Financica je boekhouding afhandelt en welke standaardinstellingen over het hele platform worden toegepast.
Toegang tot instellingen
Ga naar Instellingen > Organisatie in de zijbalk.
Bedrijfsgegevens
Werk de basisgegevens van je organisatie bij:
- Organisatienaam -- De officiële of handelsnaam van je bedrijf.
- Ondernemingsnummer -- Je officieel registratienummer.
- Land -- Je primaire rechtsgebied.
- Standaardvaluta -- De basisvaluta voor je rekeningen.
- Facturatie-e-mailadres -- Het e-mailadres dat factureringsmeldingen en doorgestuurde Peppol-facturen ontvangt. Standaard het e-mailadres van de persoon die de organisatie heeft aangemaakt.
- Facturatieadres -- Je geregistreerd bedrijfsadres.
Peppol e-facturatie
De Peppol-sectie op de pagina Bedrijfsinstellingen laat je toe je bedrijf te registreren op het Peppol-netwerk voor elektronische facturatie. Zie Elektronische facturatie voor volledige details over registratie, migratie en e-maildoorsturen.
Boekhoudconfiguratie
Deze instellingen beïnvloeden hoe transacties en rapporten worden verwerkt:
Standaardrekeningen
- Standaard uitgavenrekening -- Nieuwe uitgaventransacties worden standaard voorgesteld om hier te worden gecategoriseerd, tenzij een betere match wordt gevonden.
- Standaard inkomstenrekening -- Hetzelfde, maar dan voor inkomstentransacties.
Het instellen van deze standaarden versnelt de categorisering, vooral wanneer de AI niet genoeg historiek heeft om een betrouwbare suggestie te doen.
Boekjaar
- Einddatum boekjaar -- Bepaalt je boekhoudperiodes. Dit beïnvloedt hoe de resultatenrekening en andere periodegerelateerde rapporten worden berekend.
De meeste bedrijven gebruiken een kalenderjaar (31 december), maar je kunt elke datum instellen die overeenkomt met het boekjaar van je bedrijf.
Tijdzone
- Tijdzone -- De tijdzone waarin je boekhouding leeft. Datums op documenten en rapporten (factuurdatums, datums van journaalposten, rapportperiodes) volgen deze tijdzone: een factuur die net na middernacht lokale tijd wordt uitgereikt, krijgt de juiste datum, ook al valt het tijdstip in UTC nog op de vorige dag.
Standaard volgt de tijdzone je land van oprichting (bijvoorbeeld Europe/Brussels voor een Belgisch bedrijf); kies een andere als je activiteiten elders plaatsvinden.
Btw-configuratie
- Btw-inkopen controlerekening -- De grootboekrekening die aftrekbare btw op aankopen bijhoudt.
- Btw-verkopen controlerekening -- De grootboekrekening die geïnde btw op verkopen bijhoudt.
Het standaard lokale btw-tarief staat in Instellingen > Organisatie > Boekhouding: het is het tarief (0 tot 100 %) waaraan je jezelf belast wanneer een leverancier de btw naar jou verlegt, en het stuurt de berekeningen van verlegde btw aan. Het is ook het tarief waarmee nieuwe lijnen starten op de verkoopfacturen die je binnenlands uitreikt. Laat je het leeg, dan wordt het standaardtarief van je land gebruikt; in beide gevallen kun je het tarief op elke lijn aanpassen.
Deze moeten geconfigureerd zijn voordat je het btw-aangifterapport kunt gebruiken. Werk samen met je boekhouder om de juiste rekeningen uit je rekeningschema te identificeren.
Geavanceerde instellingen
Ga naar Instellingen > Organisatie > Geavanceerd voor extra opties:
- AI-categorisatie-instructies -- Geef aangepaste instructies die de AI-categorisatie-engine sturen. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat een bepaald type uitgave altijd aan een specifieke rekening moet worden toegewezen.
- Organisatie verwijderen -- Verwijder de organisatie en al haar gegevens permanent. Deze actie is onomkeerbaar en alleen beschikbaar voor eigenaars.
- Debuginformatie -- Systeeminformatie voor probleemoplossing.
Alleen eigenaars en beheerders hebben toegang tot geavanceerde instellingen.