Tout document qui vous réclame de l'argent n'est pas une facture. Financica classe ces documents parmi les dépenses comme demande de paiement : un type de document à part entière, aux côtés des factures et des notes de crédit, avec ses propres champs, ses propres règles de comptabilisation et sa propre place dans la déclaration TVA.
Ce qui compte comme demande de paiement
Une demande de paiement est une réclamation d'argent qui n'est pas une facture fiscale. Exemples courants :
- Un avis de cotisations sociales de l'ONSS ou d'une caisse d'assurances sociales.
- Un avis de versement anticipé ou un avertissement-extrait de rôle.
- Un avis d'échéance d'assurance.
- Un appel de loyer ou un appel de charges d'un propriétaire ou d'un syndic.
- Une mensualité de crédit ou de leasing.
- Une cotisation d'affiliation, une redevance à un ordre professionnel, des frais de justice, une amende.
Leur point commun : aucune TVA à récupérer, souvent aucun numéro de facture, et un caractère récurrent. Un avis de cotisations arrive chaque trimestre avec la même référence et une période différente.
Une demande de paiement reste une dépense dans Financica. Elle a une contrepartie, une échéance, un total, elle peut être payée depuis une transaction bancaire et elle apparaît dans vos rapports une fois approuvée. Ce qui change, c'est la façon dont elle est décrite et comptabilisée.
Comment un document devient une demande de paiement
Lorsque vous téléversez un document, en recevez un via Peppol ou importez un fichier UBL, Financica détermine le type de document avant de vous le présenter. Elle examine, dans cet ordre :
- L'historique de l'émetteur. Si vous avez déjà marqué un document de ce fournisseur comme demande de paiement, le suivant du même fournisseur en est une aussi.
- Les organismes publics connus. Une liste d'émetteurs connus pour envoyer des demandes de paiement via Peppol, à commencer par l'ONSS. Les organismes publics sur le réseau Peppol envoient leurs avis sous la forme de factures ordinaires ; l'enveloppe seule ne dit donc pas ce qu'est le document.
- Le document lui-même. Un intitulé tel que « avis d'échéance », « avertissement-extrait de rôle », « vervaldagbericht » ou « payment request » ; des lignes que le document signale hors champ de la TVA ; ou l'absence de TVA et de numéro de TVA du fournisseur sur un document qui n'a pas non plus de numéro de facture.
Si aucun de ces critères ne s'applique, le document est une facture.
Changer le type
Le type est un champ comme un autre tant que le document n'est pas approuvé. Sur la page de la dépense :
- En mode édition, utilisez le champ Type de document et choisissez Facture, Note de crédit ou Demande de paiement.
- Ou ouvrez le menu d'actions (« ... ») et choisissez Marquer comme demande de paiement, Marquer comme facture ou Marquer comme note de crédit.
Quand vous changez le type d'un document entrant, Financica mémorise votre choix pour ce fournisseur et l'applique au prochain document du même émetteur.
Une fois le document approuvé, le type est verrouillé avec le reste du contenu. Cliquez d'abord sur Retirer l'approbation, changez le type, puis approuvez à nouveau.
Ce que la page affiche
Une demande de paiement n'a pas de numéro de facture à citer ; la page de la dépense affiche donc ce qui l'identifie :
- Référence, le numéro que l'émetteur imprime sur l'avis (un numéro de compte de cotisations, un numéro de dossier fiscal, un numéro de police).
- Période, les mois ou le trimestre que la demande couvre.
La page masque ce qu'une demande de paiement n'a pas : le numéro de facture, le numéro de TVA du fournisseur, le taux et le montant de TVA sur chaque ligne, le réglage de déductibilité et la ventilation TVA dans les totaux. La liste l'affiche avec un badge Demande de paiement, et la confirmation de suppression comme les autres messages parlent d'une demande de paiement, jamais d'une facture.
Si une demande n'a ni référence, ni période, ni échéance, le panneau des vérifications vous avertit : sans au moins l'un de ces éléments, le prochain avis du même émetteur ne pourra pas être distingué de celui-ci.
Comptabilisation
Approuver une demande de paiement la comptabilise comme toute autre dépense, à une différence près : aucune écriture de TVA n'est créée. Chaque ligne va en totalité au compte auquel vous la catégorisez, et le total va aux fournisseurs.
Une demande de paiement ne peut pas porter de TVA. Si l'en-tête ou une ligne indique encore un taux ou un montant de TVA, le panneau des vérifications bloque l'approbation et vous demande d'intégrer ce montant à la ligne. Toute taxe imprimée sur l'avis, une taxe sur les primes d'assurance ou un droit de timbre, fait partie du montant de la ligne et n'est pas une TVA.
Le compte auquel vous catégorisez chaque ligne décide de ce que la demande signifie pour vos comptes :
- Un compte de charges enregistre un coût : l'avis d'échéance d'assurance, le précompte immobilier, la cotisation d'affiliation, ou la cotisation sociale quand votre paie n'est pas comptabilisée dans Financica.
- Un compte de dettes règle quelque chose qui figure déjà à votre bilan : l'avis trimestriel de cotisations quand la paie a déjà comptabilisé les cotisations dues, un versement anticipé imputé sur la provision, une mensualité imputée sur l'emprunt. Rien ne passe par le compte de résultats ; la demande déplace seulement la dette de ce compte vers les fournisseurs.
Le même avis peut être l'un ou l'autre, selon la façon dont votre organisation tient ses comptes. Le choix vous appartient, ligne par ligne, avant l'approbation.
Déclaration TVA belge
Une demande de paiement ne touche jamais aux grilles de TVA (54 à 64). Sa base est décidée ligne par ligne, d'après le compte sur lequel chaque ligne a été comptabilisée :
- Les lignes comptabilisées sur un compte de charges vont en grille 82 (achats de services et biens divers), sans TVA. C'est ainsi que les directives Intervat traitent les achats exemptés de TVA ou hors de son champ : impôts, cotisations sociales, primes d'assurance, cotisations professionnelles.
- Les lignes comptabilisées sur un compte de bilan ne sont pas un achat et restent hors de la déclaration. La page de la déclaration TVA reprend le montant sous « Demandes de paiement réglant une dette déjà au bilan (pas un achat) », pour que vous voyiez qu'il a été pris en compte.
- Les demandes de paiement que vous émettez ne sont pas une vente et restent hors de la déclaration elles aussi, sous « Demandes de paiement émises (pas une vente) ».
Consultez Déclarations TVA pour la construction de la déclaration.
Détection des doublons
Les factures sont rapprochées par leur numéro de facture. Les demandes de paiement n'en ont pas ; Financica les identifie donc par émetteur, référence et période, avec l'échéance comme solution de repli quand l'avis n'indique aucune période. Deux documents du même émetteur avec la même référence et la même période sont signalés comme doublons sur la page de la dépense, et un téléversement qui correspond à une demande existante sur ces champs, plus la devise et le total, est rattaché à l'enregistrement existant au lieu d'en créer un second. La date d'émission est ignorée à dessein : un avis réimprimé un autre jour reste le même avis.
Retrouver les demandes de paiement
- Liste des dépenses. Chaque demande de paiement porte un badge Demande de paiement. La fenêtre Filtres propose un filtre Type de document pour n'afficher que les factures, les notes de crédit ou les demandes de paiement.
- Transactions. Une transaction bancaire liée à une demande de paiement la nomme comme telle dans ses paiements liés.
- Bibliothèque de documents. La bibliothèque classe les pièces jointes dans les catégories Demandes de paiement reçues et Demandes de paiement émises, que vous pouvez filtrer et télécharger en lot comme les autres catégories. Consultez Bibliothèque de documents.
Ce qu'une demande de paiement ne peut pas faire
Une demande de paiement n'a pas encore de forme sortante ; Financica refuse donc de :
- l'envoyer via Peppol, par e-mail ou via le service de facturation électronique d'une banque connectée ;
- l'exporter en fichier UBL ou Factur-X ;
- la produire en PDF de facture.
Si vous devez réclamer un paiement à un client, créez plutôt une facture.