Betalingsverzoeken

Niet elk document dat geld vraagt is een factuur. Financica klasseert die documenten bij de uitgaven als betalingsverzoek: een eigen documenttype, naast facturen en creditnota's, met eigen velden, eigen boekingsregels en een eigen plaats in de btw-aangifte.

Wat telt als betalingsverzoek

Een betalingsverzoek is een vordering die geen fiscale factuur is. Typische voorbeelden:

Een bijdragebericht van de RSZ of van een sociaal verzekeringsfonds.
Een uitnodiging tot voorafbetaling of een aanslagbiljet.
Een vervaldagbericht van een verzekering.
Een huuroproep of een oproep voor gemeenschappelijke kosten van een verhuurder of syndicus.
Een aflossing van een lening of leasing.
Lidgeld, een bijdrage aan een beroepsorde, gerechtskosten, een boete.

Wat ze gemeen hebben: er is geen btw te recupereren, er is vaak geen factuurnummer, en ze komen terug. Een bijdragebericht komt elk kwartaal met dezelfde referentie en een andere periode.

Een betalingsverzoek blijft een uitgave in Financica. Het heeft een tegenpartij, een vervaldatum en een totaal, het kan vanuit een banktransactie betaald worden en het verschijnt na goedkeuring in je rapporten. Wat verandert, is hoe het beschreven en geboekt wordt.

Hoe een document een betalingsverzoek wordt

Wanneer je een document uploadt, er een via Peppol ontvangt of een UBL-bestand importeert, bepaalt Financica het documenttype voor het je wordt getoond. Ze kijkt, in deze volgorde, naar:

De geschiedenis van de afzender. Als je eerder een document van deze leverancier als betalingsverzoek hebt gemarkeerd, is het volgende van dezelfde leverancier er ook een.
Bekende overheidsinstellingen. Een lijst van afzenders waarvan bekend is dat ze betalingsverzoeken via Peppol sturen, te beginnen met de RSZ. Overheidsinstellingen op het Peppol-netwerk sturen hun berichten als gewone facturen, dus de envelop alleen zegt niet wat het document is.
Het document zelf. Een opschrift zoals "vervaldagbericht", "aanslagbiljet", "avis d'échéance" of "payment request"; lijnen die het document buiten de werkingssfeer van de btw plaatst; of geen btw en geen btw-nummer van de leverancier op een document dat ook geen factuurnummer heeft.

Als geen van deze criteria van toepassing is, is het document een factuur.

Het type wijzigen

Het type is een veld als alle andere zolang het document niet is goedgekeurd. Op de uitgavepagina:

Gebruik in bewerkmodus het veld Documenttype en kies Factuur, Creditnota of Betalingsverzoek.
Of open het actiemenu ("...") en kies Markeren als betalingsverzoek, Markeren als factuur of Markeren als creditnota.

Wanneer je het type van een inkomend document wijzigt, onthoudt Financica je keuze voor die leverancier en past ze die toe op het volgende document van dezelfde afzender.

Zodra het document is goedgekeurd, is het type vergrendeld samen met de rest van de inhoud. Klik eerst op Goedkeuring intrekken, wijzig het type en keur opnieuw goed.

Wat de pagina toont

Een betalingsverzoek heeft geen factuurnummer om te vermelden, dus de uitgavepagina toont wat het wel identificeert:

Referentie, het nummer dat de afzender op het bericht afdrukt (een bijdragerekeningnummer, een fiscaal dossiernummer, een polisnummer).
Periode, de maanden of het kwartaal waarop het verzoek betrekking heeft.

De pagina verbergt wat een betalingsverzoek niet heeft: het factuurnummer, het btw-nummer van de leverancier, het btw-tarief en btw-bedrag per lijn, de aftrekbaarheidsinstelling en de btw-uitsplitsing in de totalen. De lijst toont het met een badge Betalingsverzoek, en de verwijderbevestiging en andere meldingen noemen het een betalingsverzoek, nooit een factuur.

Als een verzoek geen referentie, geen periode en geen vervaldatum heeft, waarschuwt het controlepaneel: zonder minstens een daarvan kan het volgende bericht van dezelfde afzender niet van dit onderscheiden worden.

Boeken

Een betalingsverzoek goedkeuren boekt het zoals elke andere uitgave, met een verschil: er worden geen btw-lijnen aangemaakt. Elke lijn gaat volledig naar de rekening waaraan je ze toewijst, en het totaal gaat naar de leveranciers.

Een betalingsverzoek kan geen btw dragen. Als de hoofding of een lijn nog een btw-tarief of btw-bedrag vermeldt, blokkeert het controlepaneel de goedkeuring en vraagt het je om dat bedrag in de lijn zelf op te nemen. Elke heffing die op het bericht staat, een verzekeringstaks of een zegelrecht, maakt deel uit van het lijnbedrag en is geen btw.

De rekening waaraan je elke lijn toewijst bepaalt wat het verzoek voor je boeken betekent:

Een kostenrekening registreert een kost: het vervaldagbericht van de verzekering, de onroerende voorheffing, het lidgeld, of de sociale bijdrage wanneer je loonadministratie niet in Financica wordt geboekt.
Een schuldrekening vereffent iets dat al op je balans staat: het kwartaalbericht van de RSZ nadat de loonadministratie de verschuldigde bijdragen al boekte, een voorafbetaling tegenover de provisie, een aflossing tegenover de lening. Er belandt niets in je resultatenrekening; het verzoek verplaatst de schuld alleen van die rekening naar de leveranciers.

Hetzelfde bericht kan het ene of het andere zijn, afhankelijk van hoe je organisatie haar boeken voert. De keuze is aan jou, lijn per lijn, voor je goedkeurt.

Belgische btw-aangifte

Een betalingsverzoek raakt nooit de btw-roosters (54 tot 64). De maatstaf wordt lijn per lijn bepaald, op basis van de rekening waarop elke lijn is geboekt:

Lijnen geboekt op een kostenrekening gaan in rooster 82 (aankopen van diensten en diverse goederen), zonder btw. Zo behandelen de Intervat-richtlijnen aankopen die van btw vrijgesteld zijn of erbuiten vallen: belastingen, sociale bijdragen, verzekeringspremies, beroepsbijdragen.
Lijnen geboekt op een balansrekening zijn geen aankoop en blijven buiten de aangifte. De btw-aangiftepagina vermeldt het bedrag onder "Betalingsverzoeken die een schuld vereffenen die al op de balans staat (geen aankoop)", zodat je ziet dat het in aanmerking is genomen.
Betalingsverzoeken die je zelf uitstuurt zijn geen verkoop en blijven ook buiten de aangifte, vermeld als "Uitgaande betalingsverzoeken (geen verkoop)".

Zie Btw-aangiften voor hoe de aangifte wordt opgebouwd.

Duplicaatdetectie

Facturen worden herkend aan hun factuurnummer. Betalingsverzoeken hebben er geen, dus Financica identificeert ze aan afzender, referentie en periode, met de vervaldatum als terugvaloptie wanneer het bericht geen periode vermeldt. Twee documenten van dezelfde afzender met dezelfde referentie en dezelfde periode worden op de uitgavepagina als duplicaat gemeld, en een upload die op die velden, plus de munt en het totaal, overeenkomt met een bestaand verzoek wordt aan dat bestaande record gekoppeld in plaats van een tweede aan te maken. De uitgiftedatum wordt bewust genegeerd: een bericht dat op een andere dag opnieuw is afgedrukt, blijft hetzelfde bericht.