Ben je accountant, boekhouder of externe CFO en voer je de boekhouding voor meerdere vennootschappen, dan kun je in Financica je kantoor opzetten als accountantskantoor. Je kantoor bundelt je klantvennootschappen in één portefeuille: één login, één factuur, één plek waar je ze allemaal ziet.
Deze pagina is voor beide kanten van die relatie: het kantoor dat de portefeuille beheert, en de klantvennootschap waarvan het kantoor de boekhouding voert.
Wat een kantoor is
Een kantoor is een volwaardige organisatie in Financica, net als elk van je klanten:
- Zijn eigen boekhouding -- Je kantoor heeft zijn eigen rekeningstelsel en grootboek, zodat je je eigen boekhouding naast die van je klanten kunt voeren. De boekhouding van je kantoor is inbegrepen in je plan en telt niet mee als klantvennootschap.
- Zijn eigen team -- Je nodigt je medewerkers uit in het kantoor zoals elke organisatie leden uitnodigt.
- Zijn eigen identiteit -- Naam, land en btw-nummer, plus je inschrijvingsnummer bij het lokale beroepsinstituut (het ITAA-nummer voor Belgische kantoren).
Om er een op te zetten kies je Zet in plaats daarvan een kantoor op op de pagina voor een nieuwe organisatie. Je geeft het kantoor een naam en een land, en (voor Belgische kantoren) je ITAA-nummer, en het start met een proefabonnement. Heb je al een gewone organisatie, dan wordt het kantoor als aparte organisatie ernaast aangemaakt.
De portefeuille
Zodra je een kantoor hebt, verschijnt een Portefeuille-pagina bovenaan de zijbalk. Die geeft je het overzicht over al je klanten:
- Gecombineerde cash -- De cashsaldi van al je entiteiten, opgeteld per valuta.
- Klantvennootschappen -- Hoeveel vennootschappen in de portefeuille zitten. Als je plan het aantal klantvennootschappen begrenst, staat die limiet er ook bij.
- Openstaande transacties -- Het totale aantal transacties in de portefeuille waarvan de status nog openstaand is. Openstaand is een status van bankverwerking (openstaand, verwerkt, afgepunt) en zegt niets over categorisering: dit cijfer meet dus niet hoeveel boekhoudwerk een klant nog heeft. Rekeninguittreksels en gekoppelde rekeningen die hun transacties als verwerkt boeken, laten het op nul staan, hoeveel er ook nog te categoriseren valt.
Onder de samenvatting toont de pagina Je kantoor (je eigen boekhouding) en je Klantvennootschappen. Elke rij toont het land, de valuta en de cashsaldi van de vennootschap, en markeert ze als Bij of telt haar openstaande transacties in diezelfde verwerkingszin. Klik op een rij om naar die vennootschap te schakelen en in haar boekhouding te werken.
Een klantvennootschap toevoegen
Een vennootschap kan op twee manieren in je portefeuille komen, en die zijn bewust verschillend.
Een nieuwe vennootschap aanmaken
Staat de klant nog niet op Financica, gebruik dan Vennootschap toevoegen > Nieuwe vennootschap. Je kantoor maakt de vennootschap rechtstreeks aan:
- De medewerkers van je kantoor krijgen eigenaar-toegang tot de nieuwe vennootschap, omdat je kantoor ze heeft aangemaakt en niemand anders er aanspraak op heeft.
- De vennootschap wordt aan je kantoor gefactureerd, en dat blijft zo zolang ze in je portefeuille zit. Er is geen manier om het abonnement aan de klant terug te geven terwijl je haar blijft beheren: de facturering keert pas naar de klant terug wanneer de kantoorrelatie eindigt, wat meteen ook de toegang van je kantoor beëindigt.
Hoort het ondernemingsnummer dat je invoert al bij een vennootschap op Financica, dan zie je een melding: haar opnieuw toevoegen zou een tweede, lege boekhouding starten. Nodig in plaats daarvan de bestaande vennootschap uit.
Een vennootschap uitnodigen die al op Financica staat
Voert de klant zijn boekhouding al op Financica, dan kan je kantoor die niet zomaar overnemen: de klant moet akkoord gaan. Gebruik Vennootschap toevoegen > Al op Financica en stuur het verzoek naar het e-mailadres van wie de vennootschap beheert.
- De uitnodiging is gericht aan een persoon, niet aan een vennootschap. Die kiest welke van zijn vennootschappen hij overdraagt, en kan weigeren. Financica vertelt je niet of het adres een account heeft.
- De ontvanger ziet het verzoek op een Uitnodigingen-pagina in zijn zijbalk, die alleen verschijnt zolang er iets wacht. Aanvaarden vereist dat je eigenaar of beheerder bent van de gekozen vennootschap.
- Bij aanvaarding krijgen de medewerkers van je kantoor beheerder-toegang, geen eigenaarschap. De klant heeft je uitgenodigd en blijft eigenaar van zijn eigen boekhouding.
- Aanvaarden raakt de facturering niet. De klant blijft zijn eigen abonnement betalen, tenzij jullie expliciet afspreken de factuur te verplaatsen.
Openstaande uitnodigingen staan op dezelfde pagina, en je kunt er op elk moment een intrekken. Een uitnodiging is 14 dagen geldig: daarna ziet de ontvanger ze niet meer en kan hij ze niet meer aanvaarden. Ze wordt daarom niet opgeruimd: aan jouw kant blijft ze als openstaand vermeld tot je ze intrekt.
Welke toegang het kantoor werkelijk krijgt
Zit een vennootschap in je portefeuille, dan wordt iedereen in het team van je kantoor een echt lid van die klant. Op de pagina Instellingen > Organisatie > Teamleden van de klant verschijnen die personen in de ledenlijst met een badge "Via {kantoor}", zodat de klant altijd precies ziet wie toegang heeft en waarom.
Wanneer iemand bij je kantoor komt of vertrekt, volgt zijn toegang tot elke klant in de portefeuille automatisch.
De boekhoudingen vermengen zich nooit
Een kantoorrelatie geeft toegang; ze voegt nooit boekhoudingen samen. Het grootboek van je kantoor en dat van elke klant zijn volledig gescheiden organisaties met gescheiden rekeningstelsels, gescheiden transacties en gescheiden rapporten. Niets wordt geconsolideerd, en niets van de ene klant is ooit zichtbaar vanuit een andere.
De relatie beëindigen
Beide kanten kunnen ze beëindigen:
- De klant gaat naar Instellingen > Organisatie > Teamleden, waar een kaart toont welk kantoor zijn boekhouding voert, en klikt op Toegang intrekken.
- Het kantoor verwijdert de klant uit zijn portefeuille.
De relatie beëindigen trekt precies de toegang in die de relatie had verleend, en niets anders. Elk lid dat er via het kantoor was, verliest zijn toegang; iemand die ook rechtstreeks door de klant was uitgenodigd, behoudt zijn eigen lidmaatschap. Betaalde het kantoor het abonnement van de klant, dan gaat de facturering op hetzelfde moment terug naar de klant.
Wie betaalt
De boekhouding van een klant voeren en ze betalen zijn twee aparte zaken:
- Klant gedekt door het kantoor -- Een vennootschap die je kantoor heeft aangemaakt, wordt aan je kantoor gefactureerd. Je portefeuilleabonnement dekt ze, samen met de boekhouding van je eigen kantoor.
- Klant die zelf betaalt -- Een klant houdt zijn eigen Financica-abonnement terwijl je kantoor lid blijft van zijn boekhouding. Dat gebeurt wanneer een bestaande vennootschap je kantoor uitnodigt: zelfde grootboek, apart contract.
Welk van de twee geldt, wordt bepaald door de manier waarop de vennootschap in de portefeuille kwam, en kan achteraf niet vanuit Financica omgezet worden.
Het kantooraanbod wordt per kantoor op offerte geprijsd in plaats van tegen een gepubliceerde prijs; zie Facturering en abonnementen en de prijzenpagina voor kantoren om een voorstel te krijgen.