Un reçu prouve que vous avez payé quelque chose : un ticket de caisse d'un restaurant ou d'un magasin, un ticket de parking, de carburant ou de taxi, un ticket de paiement par carte, une confirmation d'application ou de réservation marquée payée. Ce n'est pas une facture. Financica le classe parmi les dépenses comme reçu, un type de document à part entière aux côtés des factures, des notes de crédit et des demandes de paiement. Utilisez-le pour enregistrer une dépense lorsqu'aucune facture n'existe ou ne vous est parvenue.
Ce qui change par rapport à une facture
- Pas de numéro de facture. Un reçu n'est pas numéroté comme une facture, Financica n'en demande donc jamais. Le numéro de ticket, de transaction ou de réservation va dans Référence.
- Pas de TVA récupérable. Seule une facture permet de déduire la TVA. En Belgique, un ticket de caisse, même issu d'une caisse enregistreuse certifiée, ne donne pas droit à déduction, quelle que soit la TVA qu'il mentionne. La TVA fait partie de ce que la dépense vous a coûté : chaque ligne est comptabilisée à son montant TVA comprise et aucune TVA n'est passée.
- Pas d'échéance. Un reçu constate un paiement déjà effectué. La date d'échéance est masquée, sauf si le document en mentionne une.
- Rien à envoyer. Un reçu ne peut pas être envoyé, exporté en UBL ou Factur-X, ni rendu en PDF de facture.
Si vous voulez récupérer la TVA, demandez une facture au fournisseur et comptabilisez-la à la place. Les factures simplifiées qui sont des factures au sens légal (une Kleinbetragsrechnung allemande, par exemple) sont comptabilisées comme des factures, pas comme des reçus.
Comment un document devient un reçu
Lorsque vous téléversez un document, Financica détermine son type. Un document est lu comme un reçu lorsque :
- vous avez marqué un document précédent du même fournisseur comme reçu ; ou
- il porte un intitulé de reçu : « ticket de caisse », « reçu de paiement », « kasticket », « Kassenbon », « receipt », « confirmation de réservation » et similaires ; ou
- il indique le montant total comme payé et ne porte aucun numéro de facture.
Un document qui porte un numéro de facture et le numéro de TVA du fournisseur est une facture, même s'il est intitulé « receipt » : beaucoup de fournisseurs impriment « receipt » sur une facture déjà payée.
Pour corriger le type avant l'approbation, utilisez le champ Type de document en mode édition, ou choisissez Ce n'est pas une facture dans le menu d'actions (« ... ») puis Reçu. Financica retient votre choix pour ce fournisseur. Si le document avait de la TVA sur ses lignes, le marquer comme reçu ajoute cette TVA aux montants des lignes : le total ne change pas.
Comptabilisation
L'approbation d'un reçu passe chaque ligne, TVA comprise, sur le compte auquel vous l'avez catégorisée, et le total sur les fournisseurs jusqu'au rapprochement avec le paiement. Rapprochez-le de la transaction bancaire ou de carte qui l'a payé, comme n'importe quelle dépense.
Si un reçu mentionne encore un montant de TVA, le panneau de contrôles bloque l'approbation. Enregistrer le reçu intègre la TVA dans les montants des lignes et lève le blocage.
Déclaration TVA belge
Un reçu n'a pas d'onglet TVA : il n'y a ni régime de TVA à choisir ni TVA à déclarer.
Les reçus restent en dehors de la déclaration TVA. Ils ne font pas partie des grilles d'achats (81 à 83) et n'ont pas de TVA à déduire. La page de déclaration TVA les liste sous « Reçus (pas une facture, hors grilles d'achats) », pour que vous voyiez qu'ils ont été pris en compte.
Détection des doublons
Les reçus n'ont pas de numéro de facture : Financica les compare sur le fournisseur, la date et le montant. Lorsque les deux documents portent une référence, les références doivent aussi correspondre, pour que deux tickets du même magasin le même jour ne soient pas confondus. Téléverser deux fois le même reçu renvoie à l'enregistrement existant au lieu d'en créer un second.
Retrouver les reçus
Les reçus portent un badge Reçu dans la liste des dépenses, et le filtre Type de document de la fenêtre Filtres permet de n'afficher qu'eux. Dans la bibliothèque de documents, leurs fichiers sont classés sous Reçus d'achat.