Een betaalbewijs toont aan dat je iets betaald hebt: een kasticket van een restaurant of een winkel, een parkeer-, brandstof- of taxiticket, een kaartbetalingsbewijs, een app- of boekingsbevestiging met de vermelding betaald. Het is geen factuur. Financica zet het bij de uitgaven als betaalbewijs, een eigen documentsoort naast facturen, creditnota's en betalingsverzoeken. Gebruik het om een uitgave te boeken wanneer er geen factuur bestaat of je er geen ontvangen hebt.
Wat er anders is dan bij een factuur
- Geen factuurnummer. Een betaalbewijs is niet genummerd zoals een factuur, dus Financica vraagt er nooit een. Het ticket-, transactie- of boekingsnummer komt in Referentie.
- Geen aftrekbare btw. Btw aftrekken kan alleen met een factuur. In België geeft een kasticket, ook uit een gecertificeerd kassasysteem, geen recht op aftrek, hoeveel btw er ook op staat. De btw hoort bij wat de uitgave je gekost heeft: elke lijn wordt geboekt tegen haar bedrag inclusief btw en er wordt geen btw geboekt.
- Geen vervaldag. Een betaalbewijs legt een betaling vast die al gebeurd is. De vervaldag is verborgen, tenzij het document er een vermeldt.
- Niets te versturen. Een betaalbewijs kan niet verstuurd, als UBL of Factur-X geëxporteerd of als factuur-pdf weergegeven worden.
Wil je de btw terug, vraag de leverancier dan om een factuur en boek die in de plaats. Vereenvoudigde facturen die wettelijk een factuur zijn (een Duitse Kleinbetragsrechnung bijvoorbeeld) worden als factuur geboekt, niet als betaalbewijs.
Hoe een document een betaalbewijs wordt
Wanneer je een document uploadt, bepaalt Financica welke soort het is. Een document wordt als betaalbewijs gelezen wanneer:
- je een eerder document van dezelfde leverancier als betaalbewijs gemarkeerd hebt; of
- het zo getiteld is: "kasticket", "kassabon", "betaalbewijs", "ticket de caisse", "Kassenbon", "receipt", "boekingsbevestiging" en dergelijke; of
- het het volledige bedrag als betaald vermeldt en geen factuurnummer draagt.
Een document met een factuurnummer en het btw-nummer van de leverancier is een factuur, ook als er "receipt" boven staat: veel leveranciers drukken "receipt" af op een factuur die al betaald is.
Om de soort vóór de goedkeuring te corrigeren, gebruik je het veld Documenttype in bewerkmodus, of kies je Dit is geen factuur in het actiemenu ("...") en daarna Betaalbewijs. Financica onthoudt je keuze voor die leverancier. Stond er btw op de lijnen van het document, dan telt het markeren als betaalbewijs die btw op bij de lijnbedragen: het totaal verandert niet.
Boeken
Bij goedkeuring wordt elke lijn, btw inbegrepen, geboekt op de rekening waarop je ze gecategoriseerd hebt, en het totaal op leveranciers tot het aan de betaling gekoppeld is. Koppel het aan de bank- of kaarttransactie waarmee het betaald werd, zoals elke uitgave.
Vermeldt een betaalbewijs nog een btw-bedrag, dan blokkeert het controlepaneel de goedkeuring. Het betaalbewijs opslaan neemt de btw op in de lijnbedragen en heft de blokkering op.
Belgische btw-aangifte
Een betaalbewijs heeft geen btw-tabblad: er is geen btw-regeling te kiezen en geen btw aan te geven.
Betaalbewijzen blijven buiten de btw-aangifte. Ze horen niet in de aankooproosters (81 tot 83) en hebben geen btw om af te trekken. De pagina van de btw-aangifte vermeldt ze onder "Betaalbewijzen (geen factuur, buiten de aankooproosters)", zodat je ziet dat ze meegenomen werden.
Dubbele documenten
Betaalbewijzen hebben geen factuurnummer, dus vergelijkt Financica ze op leverancier, datum en bedrag. Dragen beide documenten een referentie, dan moeten ook die overeenkomen, zodat twee tickets van dezelfde winkel op dezelfde dag niet voor elkaar genomen worden. Hetzelfde betaalbewijs twee keer uploaden verwijst naar het bestaande record in plaats van een tweede aan te maken.
Betaalbewijzen terugvinden
Betaalbewijzen dragen een badge Betaalbewijs in de uitgavenlijst, en met de filter Documenttype in het venster Filters toon je alleen die. In de documentenbibliotheek staan hun bestanden onder Ontvangen betaalbewijzen.