Lors de votre première inscription à Financica, vous serez invité à créer une organisation. Une organisation représente votre entité juridique, c'est-à-dire la société dont vous gérez la comptabilité.
Créer votre organisation
Après la création de votre compte utilisateur, Financica vous demande de configurer votre premier espace de travail d'entreprise.
Vous commencez par :
- Pays — La juridiction dans laquelle votre société opère. Ce paramètre influence la gestion de la TVA et les fonctionnalités de conformité.
- Numéro d'entreprise — Votre numéro d'immatriculation officiel.
Pour les sociétés belges, Financica tente de récupérer automatiquement les données d'immatriculation dès que vous saisissez un numéro BCE/KBO valide. Si la recherche aboutit, la dénomination sociale est préremplie pour vérification.
Vous vérifiez ou complétez ensuite :
- Nom de la société — Généralement votre dénomination sociale.
- Devise par défaut — La devise principale de vos comptes.
- Plan comptable — La structure comptable de départ de l'organisation.
Vous pourrez modifier ces informations plus tard depuis Paramètres > Organisation.
Paramétrer l'organisation
Rendez-vous dans Paramètres > Organisation pour configurer :
Coordonnées de la société
- Numéro d'entreprise — Votre numéro d'immatriculation officiel (par exemple, le numéro BCE/KBO en Belgique).
- Dénomination sociale — Le nom légal utilisé pour la facturation et la conformité.
- Adresse du siège social — L'adresse légale de votre société.
- E-mail de facturation — L'adresse à laquelle envoyer les communications d'abonnement et de facturation.
- Numéro de TVA — Utilisé pour la facturation, le traitement fiscal et la validation de la facturation, le cas échéant.
Configuration comptable
Ces paramètres contrôlent la façon dont Financica gère votre comptabilité :
- Compte de charges par défaut — Lorsque de nouvelles transactions de dépenses sont importées, Financica peut suggérer ce compte comme point de départ.
- Compte de produits par défaut — Même principe, mais pour les transactions de revenus.
- Date de clôture de l'exercice — Définit vos périodes comptables. La plupart des entreprises utilisent le 31 décembre, mais vous pouvez choisir n'importe quelle date.
- Compte de TVA déductible — Le compte où la TVA déductible en amont est suivie (par exemple, le compte 411000 dans le PCMN belge).
- Compte de TVA collectée — Le compte où la TVA collectée en aval est suivie (par exemple, le compte 451000).
La configuration des comptes de TVA est indispensable si vous prévoyez d'utiliser le rapport de déclaration de TVA.
Ordre de configuration recommandé
Pour obtenir rapidement un espace de travail partagé propre :
- Créez l'organisation avec la bonne identité juridique.
- Vérifiez la devise par défaut et le plan comptable.
- Connectez les flux bancaires ou importez des relevés.
- Téléversez vos documents de dépenses ou de revenus.
- Invitez votre comptable ou vos collègues des finances.
Et ensuite ?
Une fois votre organisation configurée, le dashboard affiche un assistant de démarrage qui vous guide à travers :
- La connexion d'un compte bancaire
- La synchronisation de vos premières transactions
- La catégorisation des transactions
Vous pouvez ignorer l'assistant à tout moment et configurer les éléments manuellement depuis la barre de navigation latérale.