De proefbalans toont elke rekening in uw rekeningschema met het debet- of creditsaldo op een specifieke datum. Het is het belangrijkste werkdocument van de boekhouder om te verifiëren dat de boeken in balans zijn en om periodeboekingen voor te bereiden.
De proefbalans openen
Ga naar Rapporten > Proefbalans. Het rapport toont standaard de datum van vandaag en de standaardvaluta van uw organisatie.
Het rapport lezen
De proefbalans is ingedeeld in secties per rekeningtype:
Activa
Rekeningen die normaliter een debetsaldo hebben: bankrekeningen, vorderingen, materiële vaste activa en overige activa.
Passiva
Rekeningen die normaliter een creditsaldo hebben: schulden, leningen, te betalen btw en overige verplichtingen.
Eigen vermogen
Eigen vermogen, ingehouden winst en aandelenkapitaal.
Opbrengsten
Omzetrekeningen die normaliter een creditsaldo hebben.
Kosten
Kostenrekeningen die normaliter een debetsaldo hebben.
Elke sectie toont de afzonderlijke rekeningen met hun saldo opgesplitst in de debet- of creditkolom, gevolgd door een subtotaal per sectie.
Belgische voorstelling (proef- en saldibalans)
Voor organisaties die het Belgische rekeningstelsel (MAR/PCMN) gebruiken, wordt de balans gegroepeerd per PCMN-klasse (1 tot 7, daarna klasse 0 voor buiten balans) in plaats van per rekeningtype, met de code voor elke rekening en bedragen in hele euro's — net als de Balans en de Resultatenrekening. Elke klasse heeft een Debet/Credit-subtotaal, en het rapport controleert nog steeds Totaal debet = Totaal credit.
De balansregel
De eindtotalen onderaan het rapport moeten voldoen aan: Totaal Debet = Totaal Credit. Als ze niet overeenkomen, wordt een waarschuwing getoond — er is een probleem met de gegevensintegriteit (een niet-sluitende boeking of een verkeerd toegewezen rekening) dat onderzocht moet worden.
Een datum selecteren
Gebruik de datumkiezer om de balans op te stellen per elke gewenste datum; het snelkeuzemenu biedt uw recente boekjaarafsluitingen, en het rapport toont standaard het einde van het laatst afgesloten boekjaar. Veelvoorkomende toepassingen:
- Maandafsluiting -- Stel de proefbalans op aan het einde van de maand om alle saldi te controleren vóór de afsluiting.
- Jaarafsluiting -- Genereer de proefbalans op het einde van uw boekjaar voor controle door de revisor.
- Tussentijdse controle -- Controleer saldi op elk moment tijdens de periode.
De proefbalans gebruiken
Voor boekhouders
- Periodeboekingen -- Bekijk alle rekeningsaldi in één overzicht. Identificeer rekeningen waarvoor overlopende posten, voorafbetalingen of afschrijvingen nodig zijn.
- Afstemming -- Vergelijk saldi met bankafschriften, subadministraties en externe documenten.
- Auditvoorbereiding -- De proefbalans is doorgaans het eerste document dat een revisor opvraagt.
Voor ondernemers
- Financiële gezondheidscheck -- Krijg in één oogopslag een volledig overzicht van alle rekeningsaldi in uw bedrijf.
- Rekeningen opschonen -- Identificeer rekeningen met onverwachte saldi die aandacht vereisen.
Afdrukken
Klik op de knop Afdrukken om de afdrukweergave te openen en een afdrukbare versie van de balans te genereren (met de identificatiekop van uw onderneming en een Financica-voettekst) voor uw administratie of om te delen met uw boekhouder.